Manuel d'administration, de gestion et de management d'une agence immobilière

Résumé du document

Ce manuel est né pour vous aider à mettre rapidement en place l'organisation interne de votre agence immobilière. Bien sûr, un des points les plus importants pour vous aujourd'hui est le développement commercial de votre agence mais plus vous serez organisé plus vous serez efficace.

Extrait : "L'assistante commerciale est le pivot, le premier contact avec le client. C'est à travers elle que vos clients se font une première impression de l'agence. Ses compétences :
- connaître le marché immobilier de l'agence à laquelle elle est affectée au moyen des mandats pris par l'agence, des ventes réalisées et annonces presse ;
- Contacter par téléphone toutes les personnes susceptibles de vendre ou d'acheter des biens immobiliers sur ce marché ;
- Connaître l'argumentaire de présentation spécifique à l'agence ;
- Etablir des dossiers, mandats, fichiers et veiller à une bonne présentation des biens et tenir informés les vendeurs de l'ensemble des démarches entreprises pour vendre leur bien ;
- Accueillir les acquéreurs et vendeurs que ce soit directement ou par téléphone, suivre la relation clients et les propositions commerciales ;
- Veiller à une bonne présentation des biens en vitrine et supports publicitaires ;
- Développer et maintenir une attitude positive en cherchant en permanence à vendre un service de meilleure qualité à la clientèle ;
- Améliorer ses connaissances des produits et son art de l'accueil ;
- Veiller à son organisation personnelle et celle de l'agence en établissant un emploi du temps.
- Contribuer à l'image de l'agence et au développement de l'agence en prenant des contacts courtois avec la clientèle, et en veillant à une bonne présentation de sa personne et de l'agence, en utilisant les outils commerciaux mis à sa disposition ;
- Respecter l'organisation, la discipline et la méthode instaurée par l'employeur et notamment le tableau de planning de travail fixé par le responsable d'agence ;
- Dispenser à la clientèle toutes les informations de nature à éclairer sur les caractéristiques précises du logement proposé, sans procéder à des omissions ou déclarations inexactes susceptibles de l'induire en erreur ;
- Respecter le secret professionnel pour tout ce qui concerne l'activité de l'agence pendant la durée du contrat mais aussi après expiration.

Vos négociateurs ont un rôle précis dans une agence, ils doivent produire du chiffre d'affaires. Mais pour produire ce chiffre d'affaires, il faut les mettre en situation de réussite, pour cela, il faut leur donner des missions précises. Plus vous segmenterez ces missions, plus elles seront faciles à accomplir et plus leur résultat sera satisfaisant et plus votre contrôle et votre animation seront efficaces."

Extraits

[...] Compromis J+23 Le délai de réflexion de vos acquéreurs est maintenant écoulé. La prochaine étape consiste pour eux à déposer une demande de prêt auprès d'un ou plusieurs établissements bancaires. A J+23, ils doivent vous avoir fourni une ou plusieurs attestations de dépôts de dossier. Compromis J+45 Un mois et demi après la signature du compromis, vos acquéreurs doivent vous apporter la preuve qu'ils peuvent financer ou pas leur achat soit en vous fournissant les offres de prêt soit un refus de prêt. [...]

[...] C'est donc à vous d'être à l'affût de tous les supports de communication existants Les journaux gratuits distribués dans les boites aux lettres regorgent d'annonces de Vendeurs ; c'est aujourd'hui le premier fournisseur : de la population est exposée à la presse gratuite et des annonces diffusées sont des offres immobilières. Vous devez donc être à l'affût de tous les médias vous permettant d'étoffer votre fichier clients. Vous devez connaître les jours de sortie des différentes éditions et en faire la pige afin de contacter tous les Vendeurs. L'exposition de notre concept sera d'une grande aide pour être bien accueilli. Internet est devenu un réel outil de communication dans notre profession et est un moyen de recrutement de nouveaux produits très fructueux. [...]

[...] Soyez précis sur la description du bien, bien que celle-ci soit relativement succincte. Fiche récapitulative : état civil et financement des acquéreurs Vos clients acquéreurs vous fournissent pièce d'identité et livret de famille. Faites en des copies. Vérifiez, en leur posant la question, leur statut familial (divorcé, séparé, pacsé Quant au financement, leur banquier ou le vôtre leur donne une première approche : apport, emprunt (quel montant maximum, durée maximum, et taux maximum). Utilisez une fiche Vendeur/Acquéreur pour recueillir ces informations. [...]

[...] GESTION ADMINISTRATIVE Une bonne organisation administrative de votre agence vous permettra de dégager du temps pour les parties commerciale et managériale de votre activité. Mandats Lorsque vous rentrez dans votre agence avec un mandat signé de toutes les parties : Vous l'enregistrez sur le registre des mandats et lui attribuez un numéro. Vous le signez (uniquement le détenteur de la carte) Vous envoyez la copie au propriétaire avec la lettre d'accompagnement et la lettre pour une bonne visite Vous rentrez le produit dans le logiciel Descriptif mandat Procédez à une visite détaillée de chaque pièce, mesurez précisément, notez la présence de placards, la nature des sols et des menuiseries. [...]

[...] Bien sûr, un des points les plus importants pour vous aujourd'hui est le développement commercial de votre agence mais plus vous serez organisé plus vous serez efficace. GESTION DU PERSONNEL La gestion de votre équipe est un des points les plus importants de votre métier. Sachez vous entourer des bonnes personnes et optimiser leurs compétences en leur attribuant les fonctions les mieux adaptées. Les différentes fonctions Qu'il s'agisse des commerciaux ou de l'assistante commerciale, chacun est essentiel au succès de l'agence. [...]