Règles de présentation et de rédaction d'un courrier

Résumé du document

En de très nombreuses occurrences, la rédaction d'un courrier s'avère indispensable. Vos chances d'être « écouté » et pris au sérieux augmentent considérablement lorsque votre interlocuteur reçoit une lettre, surtout s'il y a potentiellement litige. Néanmoins, cet exercice rédactionnel obéit à des règles, des formules conventionnelles et incontournables qu'il vous faudra connaître et respecter.
Vous trouverez, ci-après, les principes nécessaires au respect de ces conventions.

I. La présentation formelle du courrier

Se présenter

En laissant une marge, à gauche, de un centimètre environ, vous indiquerez systématiquement vos qualité, nom, prénom(s) (le premier suffit dans la plupart des cas), adresse complète et - le cas échéant - vos numéro(s) de téléphone, de fax et d'adresse(s) électronique.
En effet, le destinataire aura besoin de savoir, en premier lieu, qui lui adresse ce courrier. De plus, pour vous répondre, il lui faudra pouvoir vous contacter. Ainsi, transmettez toutes les informations utiles afin que votre demande puisse être traitée au mieux et dans les meilleurs délais.
N'oubliez pas, lorsque vous vous adressez à une entreprise semi-publique, telles EDF ou GDF, à une entreprise de télécommunications ou à une administration, telles les caisses de retraite, l'ANPE, la sécurité sociale, en particulier, de rappeler vos références ou votre numéro de dossier. Dans le cas contraire, votre courrier risquerait de vous être renvoyé ou pire, de passer directement à la corbeille et de ne jamais être étudié (...)

Extraits

[...] Limitez cependant le nombre de paragraphes par partie à deux ou trois, si possible, afin de ne pas donner à votre lecteur la sensation que de vous éparpiller. La formule de politesse Cette formule conclut le corps de votre courrier et est assez stéréotypée. Elle doit systématiquement reprendre les termes employés en en- tête. Quelles que soient les circonstances et motifs de la rédaction de votre pli, cette formule est indispensable. Il existe de très nombreuses variations s'adaptant à chaque interlocuteur et à chaque situation. [...]

[...] Mais cependant, la télécopie et le mail ne sont pas adaptés s'il s'agit de porter réclamation auprès d'un organisme. Le document reçu par fax peut être passé directement à la corbeille. De même, un mail peut être commodément effacé. Par ailleurs, en droit français, la télécopie et, dans la plupart des cas, le mail, ne sont pas recevables en tant que preuves. La lettre simple sera à privilégier pour réaliser une lettre d'accompagnement (de motivation), pour présenter des vœux ou demander un renseignement. [...]

[...] En ce qui concerne la présentation, évitez les ratures. Soignez votre écriture. Votre courrier doit être très lisible. Pour cela, votre texte doit être aéré, comporter des phrases complètes (sujet, verbe, complément) et courtes. La règle d'or est une phrase par idée, une idée par phrase Il en va de même pour les paragraphes qui ne sont que l'expression d'une seule et même idée développée. Quel que puisse être la légitimité de votre éventuel énervement ou colère vis à vis de votre interlocuteur, vous devez vous montrer poli et courtois en toute circonstance. [...]

[...] Signer Votre signature valide et authentifie le document reçu. Surtout, ne l'oubliez pas ! Une lettre non signée devient un simple écrit sans valeur, qui plus est si cette lettre est dactylographiée. La signature est un autographe qui vous est personnel. Elle reprend souvent le nom du signataire calligraphié d'une manière inimitable par autrui. Parfois, elle comporte aussi l'initiale du (ou des) prénoms de son auteur. En tout état de cause, votre signature doit être assez grosse pour être visible sans pour autant dévorer un tiers de la dernière page de votre courrier. [...]

[...] : - Article 17-c de la loi numéro 89-462 du 6 juillet 1989 ; - Document comparatif des loyers de votre quartier (journal des notaires du trimestre . de l'année Vous pouvez aussi vous contenter, comme cela se pratique parfois, d'indiquer le nombre de documents. Dans cet exemple : P.J. : 2 II. Les usages à respecter Correction, concision, mesure, politesse en toutes circonstances Un courrier suppose une correction certaine de la langue. Votre écrit doit donc être exempt de fautes d'orthographe et de syntaxe. Le correcteur orthographique de votre ordinateur ne tient pas compte de certaines fautes telles les distinctions homophoniques, par exemple. Faites-vous relire ! [...]