Méthodologie pour la rédaction d'une lettre administrative

Résumé du document

Pour comprendre les particularités du style et de l'écriture administrative, il faut avoir à l'esprit ce qui préside à la définition de l'administration.
En effet, l'administration est l'ensemble des services et des agents chargés d'assurer la marche des services publics avec les deux volets de ce terme : la puissance publique et le service public.
La notion de puissance publique renvoie aux actes de l'administration sont souvent des décisions, d'où une nécessaire solennité de ces actes, mais aussi une prudence dans les formulations à mettre en oeuvre.
La notion de service public s'exprimer au-delà de la notion de puissance publique, et se distingue des autres activités par le fait qu'elle est un service public, au service de la collectivité, et qu'elle vise à satisfaire l'intérêt général. D'où la neutralité, le respect, la courtoisie, l'objectivité et la rapidité dont elle doit faire preuve vis à vis de ses usagers.

De ces deux grands principes, puissance publique et service public, découlent les caractères essentiels de la correspondance administrative.

Extraits

[...] Elle constitue même la condition de validité des actes administratifs. C'est pour cela que la date du document est celle de la signature. La compétence: Le signataire de la lettre est la personne qui détient légalement l'autorité. Sauf en cas de faute personnelle détachable du service, sa signature engage l'administration. Cette compétence doit être à la fois: - ratione materiae : c'est à dire en rapport à l'objet de la décision ; - ratione personae : en rapport à la personne (le signataire doit être investi du pouvoir de décision par sa fonction même ou avoir délégation) ; - ratione temporis : la compétence doit pouvoir s'exercer au moment de la signature (d'où l'importance de la datation) ; - ratione locis : par rapport à la circonscription administrative ou au territoire. [...]

[...] Le lieu et la date : Une lettre administrative est toujours datée. La date mentionnée doit être celle de la signature. La signature crée le document et emporte la décision administrative. Exemple de date : 2 septembre 2006 Pièces jointes : Cette mention doit figurer dans les deux types de lettres. Il est simplement demandé d'inscrire le nombre de pièces ou la mention un dossier La signature : La signature est un élément essentiel d'un document administratif. Elle constitue même la condition de validité des actes administratifs. [...]

[...] Cette mention doit permettre : - d'acheminer la correspondance vers le service, bureau ou fonctionnaire compétent - de procéder à un classement rapide - d'informer rapidement le destinataire sur le contenu de la correspondance La référence : Elle est mentionnée sous l'objet. Elle se doit de rappeler les documents ou événements liés à la correspondance. Elle peut comporter : - le rappel d'une correspondance (lettre, appel téléphonique, rencontre . ) - le contexte réglementaire Il n'y a jamais d'emploi de formule d'appel et de formule de politesse dans une lettre sous forme administrative. [...]

[...] La formule de politesse doit être en adéquation avec le respect dû au destinataire. Exemple "passe-partout”: Veuillez croire, Madame, à l'assurance de ma considération distinguée Il n'y a jamais d'objet ou de référence dans une lettre sous forme personnelle. La présentation d'une lettre sous forme personnelle TIMBRE DATE ET LIEU N0 d'enregistrement : Affaire suivie par : SUSCRIPTION (Destinataire) FORMULE D'APPEL INTRODUCTION EXPOSE CONCLUSION FORMULE DE POLITESSE SIGNATURE PJ Chapitre 5 : la signature d'une lettre La signature est un élément essentiel d'un document administratif. [...]

[...] et par délégation, le . OU la lecture du sujet permet de déterminer : 1 - De savoir dans quelle structure réalisation du timbre administrative on se trouve 2 - A quel endroit mention du lieu précédant la date la lecture du sujet permet de déterminer la date à faire figurer sur la correspondance Respecter des délais raisonnables à 10 jours au maximum) Bien prendre la mesure de certains éléments nécessitant un traitement prioritaire : délais impératifs délais de rigueur problèmes de prescription en matière contentieuse, etc . [...]