La gestion du temps et des priorités

Résumé du document

Ce document est un guide pratique à destination des secrétaires, avec des outils d'auto-évaluation et des conseils pour apprendre à mieux gérer son temps.

Qu'il soit professionnel ou privé, votre temps est précieux ! Il mérite que vous le gériez au mieux. Ne perdez donc pas une minute et découvrez comment optimiser votre efficacité au travail et profiter, en famille, du temps de loisirs que vous aurez gagné.
C'est le quotidien des secrétaires (ou autres métiers, d'ailleurs) qui justifie leur interrogation quasi métaphysique du soir "Je n'ai pas arrêté une minute, mais qu'ai-je bien pu faire ? Alors, pourquoi planifier demain… puisque tout sera bouleversé?"

Maîtriser son temps est certes, une question d'organisation personnelle, mais davantage encore une question de personnalité.
En effet, pour certaines, "zapper" d'une tâche à l'autre est un jeu; mais pour beaucoup, c'est d'abord une épreuve. Pour les plus affirmés, faire respecter son temps est chose facile, mais pour la plupart, c'est très difficile. Une très grande majorité de personnes, particulièrement les cadres et/ou professions indépendantes (toutes les personnes qui jouissent d'une autonomie ou d'une quasi-autonomie de leur organisation), semble avoir une très grande difficulté à gérer les priorités.
Gérer son temps n'est pas simplement répartir les minutes entre différentes activités, c'est organiser ses activités. Selon la façon dont vous allez réagir,
vous pouvez créer votre propre rythme, mais vous pouvez aussi créer vos propres contraintes.

Extraits

[...] Josiane Sûre d'elle, Très critique à l'égard des autres tu ne devrais pas faire ceci, pas dire Elle ne se remet jamais en question Femme forte pouvant tout réaliser elle-même, donc incapable de s'intégrer à un groupe de travail pour réfléchir à une meilleure organisation et de toutes les façons, les autres sont des imbéciles et ne comprennent rien Ayant un complexe très net supériorité je suis la meilleure de Très timide, Béatrice Manque totalement de confiance en elle, Toujours prête à rendre service à la terre entière (chacun en use et en abuse à volonté), S'attache à faire plaisir à tout le monde, Soutient immédiatement la collègue en difficulté par sa présence discrète, on dit d'elle qu'elle est serviable et gentille, Totalement soumise à sa hiérarchie Oui Monsieur, bien Monsieur Terrorisée à l'idée que l'on puisse penser qu'elle ne fait rien (une véritable fourmi), A peur de tout et surtout échanges de point de vue, des Rarement, voire jamais, motivée vivement vendredi, ou ça va comme un lundi Très pessimiste si ça continue, la boite va fermer Très rarement disponible pour donner le petit coup de pouce j'ai fait mes heures, et ici, les heures sup ne sont pas payées Une phrase fétiche j'en ai marre Pour finir, une coutumière. mauvaise humeur Très motivée par son travail mais incapable d'ouvrir la bouche quand on lui demande son avis (vraiment dommage, compte-tenu des excellentes idées qui lui traversent l'esprit), Se met toujours en retrait je ne serai pas capable ou ne n'y arriverai pas A toujours peur de déranger. La liste, pour l'une et l'autre, pourrait s'allonger indéfiniment. [...]

[...] La gestion du temps - 2010 Je n'ai pas envie de faire ce travail, on verra ça demain ! Mon chef ne sera pas d'accord ! S'investir, pour quoi faire ? Je suis globalement contente de ce que je fais (le globalement est gênant) Je n'oserai jamais lui proposer ! Tout ça, c'est bien en théorie, mais chez nous, c'est spécial (mais sachez que c'est spécial PARTOUT) Page 39 Copyright Marie BOSSAY La gestion du temps Edition 2010 Pour être motivé(e), vous avez besoin de tous les Etats du Moi. [...]

[...] Résultat : 5 erreurs et perte de temps évidente (il s'agissait de faire des calculs à la calculette dans un tableau Word au lieu de créer un tableau Excel et d'intégrer des formules de calcul : rapide et fiable). Moi, tout m'intéresse et me passionne ! Bien, mais que faites-vous concrètement ? Rien Elle ? Je ne sais rien ! Pour la faire parler, quel problème ! Pourtant, les infos me sont indispensables pour réaliser ce rapport. Qu'est-ce que je perds comme temps à chercher les infos ! Qu'attendez-vous pour en parler sérieusement avec elle au lieu de ronchonner dans votre coin ? [...]

[...] Le calcul final vous permettra d'établir votre prévisionnel quotidien, hebdomadaire, mensuel Puisque j'aborde le sujet du COMBIEN, il serait intéressant que vous connaissiez la valeur économique de votre temps. Vous l'obtiendrez en effectuant le calcul suivant : - divisez votre salaire annuel par 12. - Divisez ensuite le chiffre obtenu par le nombre d'heures réalisées mensuellement (151 heures si vous faites 35 h par semaine). - Multipliez le chiffre obtenu x 1.43 (charges patronales). De cette façon, vous saurez combien coûte votre heure salariale à l'entreprise. La gestion du temps - 2010 Page 26 Copyright Marie BOSSAY La gestion du temps Edition POURQUOI Pourquoi suis-je toujours débordée ? [...]

[...] Phrase pilote Notre compétence, c'est le garant de notre réussite» Phrase pilote 9. Motivation La motivation, c'est le véhicule de notre réussite» Sur une échelle de 1 (j'adore) à 18 (je déteste), classez ce que vous aimez en face des 18 principaux thèmes de votre descriptif de fonction. La gestion du temps - 2010 Page 32 Copyright Marie BOSSAY La gestion du temps Edition 2010 Exercice : établissez un descriptif complet et précis de votre fonction, en utilisant le tableau ci-dessous Utilisez les explications données ci-dessus pour le réaliser. [...]