Animation de réunions d'élaboration d’un projet d'administration

Thèmes abordés

Sciences politiques, Animation de réunions, élaboration d'un projet d'administration, publication, Entreprise communale, responsabilités d'encadrement direct

Résumé du document

Dans le cadre de la volonté exprimée par la Direction Générale, de travailler de manière participative, ces premières rencontres auront pour objectif :
- de lancer concrètement la démarche d'élaboration du projet d'administration par une première phase d'écoute. Il s'agit de recueillir la parole des agents en les faisant parler d'eux au quotidien dans l'exercice de leur mission et dans leur vision de leur action au sein de la collectivité, au travers des thématiques retenues comme axes prioritaires du Projet d'Administration
- par le recueil des contributions de chaque service, d'enrichir et de compléter les éléments de connaissance dont nous disposons déjà au travers de tous le travail déjà produit dans les Bilans/projets/Budget, les projets de services,..
- de faire émerger des valeurs communes qui pourraient être fédératrice autour de ce projet commun.

Extraits

[...] Cette démarche d'appropriation devra permettre de dégager une culture commune au sein de notre administration et la dynamiser afin d'optimiser le service public. Pour cela la méthode participative a une grande importance car elle assure à chaque agent que sa participation ne sera pas veine, que la parole tout en étant constructive, participera à la construction globale. Dans un premier temps, il sera proposé de tenir une réunion (voire plusieurs si nécessaires) avec les agents pour solliciter les idées, la matière. [...]

[...] -Présentation des règles de l'échange et de la démarche d'analyse et retour des contributions. L'animateur inscrit les propos dans le cadre professionnel (ni d'expertise d'usage, ni de contexte, la ville, j'habite ) mais du métier de l'exercice de la fonction dans son service. Chacun prend la parole à son tour et écoute l'autre, pas de stigmatisation c'est la faute de, il s'agit d'un travail collectif où chacun contribue par son propos à l'enrichissement collectif. Par conséquent, l'animateur devra veiller à ce que chacun s'exprime en parlant en son nom Je pense que ainsi qu'à l'équité des temps de paroles et à la bienveillance de l'écoute. [...]

[...] Il se voudra donc un outil facilitateur d'animation de la première réunion de contribution à l'élaboration du projet d'administration afin que ces rencontres soient participatives et constructives. Organisation du mode participatif Chaque agent communal sera invité à contribuer directement à l'élaboration du projet d'administration -par une contribution collective en participant aux réunions de son service ; -par une contribution individuelle si souhaitée. Les cadres seront chargés d'animer la réflexion au sein de leurs équipes avec l'appui des pilotes et copilotes thématiques ainsi que les membres du comité de pilotage. [...]

[...] Pour les cadres qui vont les animer, ces rencontres permettront de les resituer dans leur rôle de manager et ainsi d'entrainer leurs équipes dans le processus qui s'engage et qui les concerne tous. Ces rencontres s'inscriront donc dans une démarche souhaitée par la Direction Générale de positionner l'encadrement dans son rôle d'animateur d'un travail collectif. Le document de guidance : mode d'emploi Ce document sera destiné aux cadres ayant des responsabilités d'encadrement direct (Directeurs, chefs de service, responsables d'équipe . [...]

[...] Mais au cours de la rencontre, les axes de travail proposés doivent au moins avoir été abordés et une synthèse réalisée, qui constituera un corpus à travailler par le comité de pilotage. Proposition de déroulement de la rencontre: Disposition des tables et chaises en cercle ou pas de table. Deux animateurs et un tableau ou paper-board, l'un écrit l'autre présente et distribue la parole -Présentation de ce qu'est un projet administration (raisons, objectifs, contenus) des thèmes et de l'objet de la rencontre. [...]