Aide-mémoire pour la préparation d'une manifestation scientifique

Thèmes abordés

Aide-mémoire, préparation d'une manifestation scientifique, appel à communications, interventions scientifiques, comité scientifique, programme d'une manifestation, déroulement, intervenants, publicité, séance d'ouverture, couverture médiatique

Résumé du document

Une manifestation scientifique est un événement dont la préparation nécessite la conception et la réalisation d'un certain nombre de tâches des semaines voire des mois avant son déroulement effectif. Vu la diversité de ces tâches qu'une personne ne peut réaliser toute seule, il est nécessaire, avant toute action, de mettre en place un comité d'organisation de la manifestation dont la présidence est confiée à un de ses membres. Chaque membre du comité sera chargé de la réalisation d'une ou plusieurs tâches. Le président est là pour veiller au bon déroulement et à l'avancement des préparatifs en réunissant les membres du comité d'une manière périodique. Normalement, la préparation comprend un volet matériel et un volet scientifique.

La préparation des deux volets doit se faire en parallèle avec une attention particulière à accorder au volet scientifique dans le but de rassembler au moment opportun les textes des communications, des documents de travail et des interventions qu'il s'agit de reproduire et peut-être même de regrouper sous forme de recueil. Les tâches qui vont suivre supposent que la thématique générale de la manifestation est déjà arrêtée ainsi que les thèmes à débattre et la date (durée) du déroulement de la manifestation. Il faut choisir une date qui convient au plus grand nombre de personnes et faire attention aux jours fériés surtout si la date est choisie plusieurs mois à l'avance.

Extraits

[...] Normalement, la préparation comprend un volet matériel et un volet scientifique. La préparation des deux volets doit se faire en parallèle avec une attention particulière à accorder au volet scientifique dans le but de rassembler au moment opportun les textes des communications, des documents de travail et des interventions qu'il s'agit de reproduire et peut-être même de regrouper sous forme de recueil. Les tâches qui vont suivre supposent que la thématique générale de la manifestation est déjà arrêtée ainsi que les thèmes à débattre et la date (durée) du déroulement de la manifestation. [...]

[...] La préparation des porte-documents nécessite : - une concertation sur la nature et la qualité du porte-document (cuir, similicuir, carton, tissu, plastique, etc.) - une commande à l'avance du nombre suffisant de porte-documents, - la disponibilité du recueil des communications, - la disponibilité des programmes de la manifestation, - la disponibilité des accessoires : bloc-notes, stylos, crayons, etc. Ne pas oublier d'attacher à chaque porte-documents le badge du participant. Certains organisateurs ajoutent au porte-documents des dépliants, brochures, CD, clés USB pour faire connaître aux participants le pays et/ou la ville où se déroule la manifestation. Si les organisateurs prévoient de convier les participants à un déjeuner ou dîner, ne pas oublier d'ajouter les cartons d'invitation aux porte- documents. X. [...]

[...] Transport des participants Dans le cas où le lieu de déroulement de la manifestation et le lieu d'hébergement sont différents et éloignés l'un de l'autre, prévoir un moyen de transport (ou sous-traiter) en tenant compte du nombre de participants à transporter. XVI. Déroulement des travaux scientifiques de la manifestation Le programme de la manifestation ayant déjà été arrêté, les animateurs (présidents ou modérateurs, rapporteurs) des séances (plénières, tables rondes, groupes de travail, ateliers) ayant été déjà désignés par le comité scientifique, il convient de : - s'assurer la veille et le matin bien avant la séance d'ouverture que la salle est fin prête pour le déroulement des travaux de la manifestation, - s'assurer la veille et le matin bien avant la séance d'ouverture que la sonorisation et les micros marchent bien, - prévoir des micros baladeurs pour le déroulement des débats et des personnes (ou hôtesses) pour les faire circuler, - vérifier le cas échéant le dispositif de la traduction simultanée. [...]

[...] Cette répartition permet d'accueillir les participants et leur livrer badges et porte-documents en un temps court, - le choix d'un lieu qui convient à l'accueil des participants, si possible avec comptoir. Sinon, installer des tables, - un autre coin pour le secrétariat de la manifestation : information, photocopie, traitement de textes et impression de documents. XI. Couverture médiatique de la manifestation Cette couverture peut comprendre deux volets. Un volet peut être destiné à la médiatisation (presse, radio, TV) de la manifestation auprès du grand public. [...]

[...] Séance de clôture et rapport final S'agissant de la séance de clôture de la manifestation, il y a lieu de : - désigner la (les) personnalité(s) qui va (vont) diriger les travaux de cette séance, - regrouper les rapporteurs de séances en comité de rédaction pour préparer le rapport final et les recommandations issues de la manifestation (ce travail doit se faire au fur et à mesure de l'avancement des travaux de la manifestation), - prévoir s'il y a lieu un comité de suivi des recommandations. XVIII. Précautions à prendre - Protection civile en cas d'urgence médicale, - Service de sécurité, - Prévoir un véhicule pour les courses imprévues, - Si les organisateurs prévoient des activités parallèles (visites, spectacles) aux travaux de la manifestation, en informer les participants à l'avance. [...]