Exploitation du plan de projet et suivi de projet (formation MS project 2003 serveur 2)

Résumé du document

Microsoft Project permet de visualiser les données saisies sous différentes formes.
La première et la plus commune est la table de données. Nous la retrouvons notamment pour les tâches, pour les ressources gérées à partir du menu Affichage et des fonctions directes telles que Tableau des ressources ou Tables, ou indirectes telles que Plus d'affichage.
Vous pouvez faire varier la largeur des colonnes de façon dynamique en positionnant le curseur sur la limite de colonne et en étirant ou rétrécissant la colonne.
Une fonction Tri du contenu de la colonne est également disponible à partir d'un menu contextuel que vous afficherez par un clic droit de souris. Vous disposez également d'une fonction de tri de la totalité de la table à partir du menu Projet, fonction Trier.

Les styles de textes affichés dans les colonnes peuvent être personnalisés à partir du menu Format, option Styles du texte pour globaliser la mise en forme, ou sur un texte donné, par un clic droit de souris et en utilisant l'option Styles du texte ou encore l'option Police du menu Format. Cette dernière option est également disponible sur la barre d'outils classique.
La seconde forme est le diagramme d'analyse. Il a pour objectif de représenter graphiquement les tâches d'un projet et les liaisons entre tâches.
Le plus courant, qui s'affiche par défaut dans Microsoft Project, est le Diagramme de Gantt. Il est constitué d'un diagramme à barres chronologique. Les tâches sont représentées par les barres, des flèches symbolisent les liens entre tâches.
Les aspects ergonomiques du diagramme de Gantt peuvent être personnalisés à partir du menu Format et des fonctions Styles des barres ou Assistant Diagramme de Gantt. Dans ce cas, les options de mise en forme sont appliquées par défaut à toutes les barres du type personnalisé. Vous pouvez également personnaliser uniquement une barre spécifique d'un diagramme affiché en vous positionnant sur la barre, en cliquant sur la partie droite de votre souris et en choisissant l'option Mise en forme de la barre.

Extraits

[...] Dans la plupart des cas, vous planifierez votre projet à partir de la date de début. Tout au long de votre suivi, vous procéderez alors à 'des ajustements au niveau des tâches ou des ressources, qui auront probablement des effets sur la date de fin du projet. Vous devez donc vérifier régulièrement la date de fin et les variations qu'elle subit. Pour accéder à la date de fin, sélectionnez l'option Informations sur le projet à partir du menu Projet. Le premier écran qui s'affiche est un écran de synthèse. [...]

[...] Elle peut paraître difficile, mais ses résultats sont inestimables pour anticiper la dérive d'un projet et le redresser. Vous pouvez également afficher les boîtes de dialogue de l'audit des coûts à partir du menu Outils - option Personnaliser - Boîte de dialogue puis Audit des coûts et Appliquer. Vous pouvez modifier certaines des règles de calcul utilisées par Microsoft Project par défaut. Par exemple, manipuler le pourcentage d'achèvement physique saisi manuellement au lieu du pourcentage d'achèvement calculé, ou prendre comme référence une autre planification enregistrée que la planification initiale. [...]

[...] Sélectionnez le nom de la ressource et cliquez sur Remplacer, puis sélectionnez le nom de la seconde ressource et cliquez sur OK. Seul le travail restant de l'ancienne ressource est ré affecté à la nouvelle ressource. N'oubliez pas de désactiver les filtres pour retrouver un plan de projet exhaustif (par le menu Projet - Filtré pour - Toutes les tâches). Pour finir, intéressons-nous à l'audit des coûts et à la mesure des performances du projet à l'aide de cet outil. [...]

[...] Vous pouvez procéder différemment en copiant un formulaire existant puis en modifiant le nouveau formulaire créé. Créer un nouveau formulaire Procédez comme précédemment pour sélectionner la catégorie Tâche ou Ressource puis cliquez sur Créer. Donnez un nom significatif à votre formulaire et cliquez sur OK. Vous pouvez également lui attribuer une touche de raccourci si nécessaire. L'éditeur de formulaire vous permet ensuite de créer votre formulaire en ajoutant des zones de texte et des rubriques pour la saisie des champs (Menu Elément puis Texte ou Champs). [...]

[...] Cette étape est essentielle pour la maîtrise du déroulement du projet (souvenez-vous des deux critères les plus sensibles sur un projet : sa durée et son coût, étroitement liés dans la plupart des cas). Le responsable du projet doit en effet savoir à tous moments : - Si les tâches planifiées s'exécutent selon leur planification initiale ou si elles prennent du retard. - Si le retard constaté a une incidence sur la durée totale du projet et sa date de fin de réalisation. - Si les ressources sont affectées correctement (pas de sous- utilisation ou de surutilisation constatée). - Si le projet est en dépassement de coûts. [...]