Création d'un logiciel de gestion pour l'association des miagistes et informaticiens lyonnais (AML)

Résumé du document

L'association des miagistes et informaticiens lyonnais (AML) est une association étudiante de loi 1901 qui rend différents services à ses adhérents. Elle organise des événements de toute sorte (soirées, week-end, événements sportifs…), mais surtout elle vend de nombreux articles, que ce soit des articles de consommation quotidienne (boissons, snacks), ou de consommation plus ponctuelle (matériel informatique, T-shirt). Cette association désirerait gérer au mieux ces différentes prestations, ainsi que ses adhérents, à l'aide d'un logiciel spécifique.

Ce projet consiste en la réalisation d'un logiciel de gestion d'association pour l'AML. Le logiciel ainsi créé servira à remplacer le logiciel de gestion actuel qui ne correspond plus aux attentes de l'association. Il s'agit d'un logiciel de gestion d'association qui sera utilisé par les membres du Conseil d'administration (CA) de l'association. Le cahier des charges sera réalisé en collaboration avec les membres du CA de l'AML et l'interface devra s'approcher de celle du logiciel actuel afin de ne pas perturber les utilisateurs lors de la prise en main.

Ce nouveau logiciel devra garder les fonctionnalités de l'ancien qui se sont avérées utiles ainsi que d'autres, nouvelles, qui n'existaient pas et semblent pourtant utiles au fonctionnement de l'association.

Extraits

[...] Descriptif des besoins 9 Gestion des adhérents Le logiciel doit permettre : de créer une fiche adhérent, de modifier une fiche adhérent, désactiver automatiquement 'une fiche adhérent lorsque la période d'adhésion est terminée, de réactiver une fiche adhérent pour une nouvelle période d'adhésion, d'imprimer une feuille d'adhésion personnalisée en cas de ré-adhésion, de connaître le nombre total d'adhérents, le nombre d'adhérents de chaque promotion, chaque type d'adhésion, et/ou chaque année. Le logiciel doit donc également pouvoir gérer les différentes promotions ainsi que les types d'adhésions. - On doit pouvoir créer, modifier ou supprimer une promotion ou un type d'adhésion. [...]

[...] Le logiciel sera installé en local sur le poste principal de l'AML qui sera configuré en serveur dans le cas où les membres de l'association choisiraient d'utiliser ce logiciel sur d'autres machines en réseau. L'interface du nouveau logiciel devra s'approcher de celle du logiciel actuel afin de ne pas perturber les utilisateurs lors de la prise en main Base de données Voici les tables principales de la base de données : adhérents numéro d'adhérent (généré automatiquement) nom prénom date de naissance (facultatif) adresse personnelle (facultatif) téléphone personnel (facultatif) adresse fixe (facultatif) téléphone fixe (facultatif) mail photo (facultatif) crédit (facultatif) autorisation (ou non) de diffusion des informations article nom catégorie tarifs article type d'adhésion quantité autorisée tarif promotion nom types d'adhésion possibles type d'adhésion nom tarif commande numéro d'adhérent article date de commande état ventes effectuées date numéro adhérent article tarif quantité adhésion numéro adhérent durée adhésion date inscription promotion type d'adhésion période Arbre des composants Etat d'avancement L'AML attend ce logiciel pour la rentrée de septembre, il n'est donc pas encore opérationnel mais le sera d'ici septembre Gestion de projet - Définition du projet réalisé - Cahier des charges réalisé - Etude de l'existant réalisé - Etude des besoins réalisé - Définition des objectifs réalisé - Objectifs hiérarchisés réalisé - Planification réalisé - Suivi en cours 2 Réalisation du logiciel - Gestion des adhérents Le logiciel permet : Le logiciel ne permet pas encore : - Gestion des articles Le logiciel permet : Le logiciel ne permet pas encore : - Gestion des commandes Le logiciel permet : Le logiciel ne permet pas encore : - Gestion générale Le logiciel permet : Le logiciel ne permet pas encore : Finalisation Cette phase n'aura lieu que lorsque le logiciel sera terminé, de plus elle ne peut avoir lieu qu'au moment de la rentrée car les futurs utilisateurs du logiciel ne seront pas disponibles avant. [...]

[...] De nouveaux besoins se sont fait sentir, qui ne sont pas gérés par l'application actuelle, de plus certains dysfonctionnements sont apparus qu'on ne peut pas résoudre dans l'état actuel des choses. Le problème principal de ce logiciel est que le code source a été perdu, nous ne pouvons donc, ni résoudre les problèmes, ni apporter de modifications sur les fonctions actuelles, ni créer de nouvelles fonctions. L'AML a donc besoin d'un nouveau logiciel reprenant les fonctions du logiciel actuel (gestion des adhérents et saisie de leurs consommations) en les modifiant parfois pour mieux les adapter aux besoins réels de l'association, mais ce logiciel doit également comporter de nouvelles fonctions. [...]

[...] Le nouveau logiciel devra donc permettre ce type d'utilisation, la solution qui semble la plus pratique dans ce cas est une solution qui utilise les techniques du Web dynamique. Cette solution repose sur les composants suivants : - un serveur http : Apache - un serveur de base de données : MySQL - un serveur applicatif : PHP L'association possède déjà deux ordinateurs en réseau et une imprimante ; les technologies choisies pour développer le nouveau logiciel étant des technologies Open Source, la réalisation de ce logiciel n'entraînera pas de frais. [...]

[...] - On doit aussi pouvoir spécifier les types d'adhésion possibles pour une promotion donnée Gestion des articles Les articles sont définis selon plusieurs critères : - accessibles uniquement aux adhérents et accessibles aux non-adhérents (par exemple la vente de fascicules ne se fait qu'aux adhérents, alors que la vente de boissons se fait pour tout le monde) - prestation identique quelle que soit l'adhésion/variable selon le type d'adhésion (le tarif des prestations peut varier selon le type d'adhésion) - articles en nombre limité pour chaque adhérent/articles illimités (un adhérent ne peut acheter qu'un seul exemplaire d'un fascicule de cours donné par exemple) - articles disponibles en stock/articles sur commande (certains fascicules ne sont disponibles que sur commande) Le logiciel doit permettre : la création d'un nouvel article la modification d'un article la suppression d'un article la saisie d'une consommation à partir de la fiche adhérent l'annulation d'une consommation d'un adhérent 11 Gestion des commandes Le logiciel doit permettre : la saisie d'une commande à partir de la fiche adhérent l'annulation d'une commande le changement d'état d'une commande (pour savoir si la commande est en cours, en stock ou achevée) 12 Gestion générale Le logiciel doit également permettre : de faire des sauvegardes de la base de données l'envoi automatique de mails aux adhérents (envoi d'un mail à un adhérent pour son anniversaire, ou envoi d'un mail en septembre à tous les anciens adhérents pour les relancer par exemple) l'exportation de données sous Excel ou XML 13 Hiérarchisation des besoins et améliorations Certaines fonctionnalités sont totalement indispensables à la gestion de l'association, il s'agit des fonctionnalités déjà gérées par le logiciel actuel, à savoir la gestion des adhérents, la gestion des articles, ainsi que la gestion générale. Ensuite vient la gestion des commandes, qui n'est pas faite actuellement, mais dont le besoin se fait vraiment sentir. Mais certaines autres fonctionnalités pourraient être ajoutées si le temps le permet, il s'agit de fonctionnalités liées à la gestion comptable et à la gestion de stock, mais celles-ci sont loin d'être indispensables. [...]