Etat de l'art des outils GED Open-Source

Résumé du document

Les outils permettant la gestion électronique des documents doivent avoir comme spécificités :

La publication facile d'un document :
- Extraction de méta-datas
- Auto-classification
- Intégration aux outils existants
- Ergonomie
- Processus guidé et adapté au contexte (profil utilisateur, « lieu » de publication, dernières publications, informations explicites et implicites...)
-Respect de standards métier (type et structure de document) à jour (lien sur un « repository » de référence)

La recherche facile d'un document :
- Disposer d'une modélisation des connaissances type « ontologie » exploitable (définition de « concepts » liés entre eux par des relations hiérarchiques complexes, thésaurus, documents structurés par typologie...)
- Classification multi-axiale (plusieurs arbres de classification/navigation)
- Navigation dans des arbres de classification dynamiques (fonction du contexte de la recherche)
- Recherche assistée (proposition de thèmes associés à la recherche, construction d'une arborescence de navigation pertinente)
- Recherche avancée : langage de requête ? Recherche par champs ou combinaison de champs.
- « Portée » de la recherche paramétrable : un espace de GED spécifique, plusieurs espaces de GED, certains types de document...
- Indexation de sources de contenu externes à la solution : répertoires partagés, sites Web extérieurs, messagerie de l'utilisateur, calendriers, annuaires, applications métier...
- Système de pondération de la pertinence des résultats de recherche (autoadaptatif ?)

La sécurité des documents :
- Confidentialité : authentification (forte), cryptage, DRM
-Intégrité : signature, architecture et outils stockage et archivage, anti-virus
- Disponibilité : efficience des outils (algorithme d'indexation et classification, construction dynamique...), capacité de montée en charge architecture
distribuée - distribution logique, physique voire géographique, répartition de charge), architecture redondante et tolérance aux pannes, pérennité des formats de stockage (formats structurés et documentés, au niveau des bases de données et
des documents)
- Non répudiation : signature, cohérence et consistance des annuaires

La mise en place d'une typologie de documents :
- Structure et meta-data par typologie
- « Calculs » spécifiques aux typologies (meta-data automatiques, workflows
spécifiques)

La gestion des arborescences de classification :
- Modélisation explicite d'arborescences de classification et liens entre ces
arborescences + stratégie de publication des documents
- Définition de « meta-modèles » d'arborescence pour calcul dynamique
d'arborescences selon contexte (cf ci-dessus)

La disposition d'un outil qui s'adapte au profil de l'utilisateur :
- Définition et gestion des groupes / rôles et habilitations
- Ciblage des documents
- Gestion de droits
- Interface et ergonomie
- Prise en compte du contexte pour recherche et navigation (cf ci-dessus)

La gestion du versionning du document / le suivi des modifications :
- Définition des stratégies de versionning (convention numérotation/nommage)
- Historisation des versions

La mise en place d'un travail en commun sur un document :
- Check-in / check-out + stratégies de lock du document...
- Idéalement fusion des modifications réalisées en parallèle (gestion de conflits)
- Outils complémentaires : forum, chat, FAQ, liens vers autres documents, agenda,
sondages, alertes...

Le fonctionnement en mode déconnecté :
- Copie locale des documents intéressants
- Outil et stratégie de synchronisation (gestion de conflits)

- L'évolutivité de l'outil
- Le respect des standards
- D'autres attentes techniques « classiques »

Il est important de défnir les types de GED que l'on trouve, ces outils font partie de la famille des
Knowledge Management (KM). Ce terme est large, et il est important d'y faire des distinctions :

● CMS (Content Management System) : Il s'agit d'un gestionnaire de contenu participant à un site Web (WebCT95 par exemple) pouvant bien entendu être collaboratif avec une gestion des workflows. Les solutions basées sur le moteur Wiki fait parties des CMS.
● DMS (Data Management System) : On parle maintenant de gestionnaire de données avec
une priorité sur l'indexation, le référencement... et la recherche de documents.
● e-Learning : Il s'agit d'outils collaboratifs permettant de gérer des documents/ressources
appliqués à la gestion d'une classe virtuelle.
Ce qui nous interesse dans le cadre du projet LiberAccés, est le déployement d'une solution de type
DMS. En effet, un CMS existe déjà : WebCT95.
Dans ce document, nous avons retenue trois outils, sous licence GPL, pouvant être utiliser en
production, nous retenons uniquement les solutions Web, des outils OpenSource de DMS existent en topologie client-serveur (l'exemple de xinco). L'intégration de ces outils client/serveur en portlet
constitue un projet à part entière, ce qui n'est pas concevable pour le socle LiberAccés.
Une description des fonctionnalités (donnée par le site de référence des produits) ainsi qu'un retour
d'expérience sur son installation, manipulation sont faits !
Pour conclure cet état de l'art, un tableau comparatif est produit suivant les spécificités trouvées.
Enfin, il est à noter que différentes solutions de DMS peuvent être retrouver dans certains portails
ou eGroupware (notons l'exemple de Kolab2 et OpenXchange), ces composants DMS font parties
intégrantes du système, leur extraction ne semble pas interessante pour la pérénisation du projet !

Extraits

[...] Une description des fonctionnalités (donnée par le site de référence des produits) ainsi qu'un retour d'expérience sur son installation, manipulation sont faits ! Pour conclure cet état de l'art, un tableau comparatif est produit suivant les spécificités trouvées. Enfin, il est à noter que différentes solutions de DMS peuvent être retrouvées dans certains portails ou eGroupware (notons l'exemple de Kolab2 et OpenXchange), ces composants DMS font parties intégrantes du système, leur extraction ne semble pas interessantes pour la pérennisation du projet ! [...]

[...] La solution Alfresco est totalement compatible avec la norme JSR 168 et son intégration basique à LiberAccès devrait être très rapide (intégration des portlets). De plus, en terme d'architectures logicielles, Alfresco entre complètement dans la philosophie affichée par Zenexity. Bibliographie indicative : The Success Of Open Source par Steven Weber (Broché - 4 octobre 2005) Understanding Open Source And Free Software Licensing par Andrew M. [...]

[...] Recherche par champs ou combinaison de champs. o Portée de la recherche paramétrable : un espace de GED spécifique, plusieurs espaces de GED, certains types de document o Indexation de sources de contenu externes à la solution : répertoires partagés, sites Web extérieurs, messagerie de l'utilisateur, calendriers, annuaires, applications métier o Système de pondération de la pertinence des résultats de recherche (autoadaptatif - La sécurité des documents : o Confidentialité : authentification (forte), cryptage, DRM o Intégrité : signature, architecture et outils stockage et archivage, anti-virus o Disponibilité : efficience des outils (algorithme d'indexation et classification, construction dynamique capacité de montée en charge (architecture distribuée distribution logique, physique voire géographique, répartition de charge), architecture redondante et tolérance aux pannes, pérennité des formats de stockage (formats structurés et documentés, au niveau des bases de données et des documents) o Non répudiation : signature, cohérence et consistance des annuaires - La mise en place d'une typologie de documents : o Structure et meta-data par typologie o Calculs spécifiques aux typologies (meta-data automatiques, workflows spécifiques) - La gestion des arborescences de classification : o Modélisation explicite d'arborescences de classification et liens entre ces arborescences + stratégie de publication des documents o Définition de meta-modèles d'arborescence pour calcul dynamique d'arborescences selon contexte (cf ci-dessus) - La disposition d'un outil qui s'adapte au profil de l'utilisateur : o Définition et gestion des groupes / rôles et habilitations o Ciblage des documents o Gestion de droits o Interface et ergonomie o Prise en compte du contexte pour recherche et navigation (cf ci-dessus) - La gestion du versionning du document / le suivi des modifications : o Définition des stratégies de versionning (convention numérotation/nommage) o Historisation des versions - La mise en place d'un travail en commun sur un document : o Check-in / check-out + stratégies de lock du document o Idéalement fusion des modifications réalisées en parallèle (gestion de conflits) o Outils complémentaires : forum, chat, FAQ, liens vers autres documents, agenda, sondages, alertes - Le fonctionnement en mode déconnecté : o Copie locale des documents intéressants o Outil et stratégie de synchronisation (gestion de conflits) - L'évolutivité de l'outil - Le respect des standards - D'autres attentes techniques classiques Il est important de définir les types de GED que l'on trouve, ces outils font partie de la famille des Knowledge Management (KM). [...]

[...] ) Lecture des informations sur les mp3 Carte du site Interface d'administration Enregistreur d'événement Visualisateur de log Statistique de téléchargement Possibilité de stoquer des fichiers dans des systèmes de fichier ou base de données Outils pour la sauvegarde de la base de données Contrôle de version Personnalisation des types de documents Démonstration : http://owl.sourceforge.net/intranet/ login : admin mot de passe : admin Installation L'installation est possible directement sous debian (paquet .deb accessible avec apt-get). Il existe une version allégée sans l'utilisation d'une base de données. Pour la version allégée : Modifier le fichier owl.php pour l'adapter au système : $default->root_fs = "\xampp\htdocs\owl-ultralite"; $default->root_folder = "\xampp\htdocs\owl-ultralite"; La version allégée n'a aucune gestion de droit . il s'agit uniquement d'un script permettant de naviguer dans l'arborescence du système de fichier. Pour la version, complète : Il est nécessaire de changer les chemins des répertoires principaux. [...]

[...] ) Extraire une copie de travail Gestion des fichiers ZIP Souscription de documents CheckIn/CheckOut Contrôle de version Création de ticket Discussion Forum Gestion des documents d'un projet Historique Création de champs de métadonnées Mots clefs Métadonnée du document (CIFS) Documents similaire Recherche standard Sauvegarde de la recherche KnowledgeTree OWL Alfresco dernière) de copie) (catégories) (commentaires) Contineo Recherche dans certains documents Graphique de la recherche Workflow Envoi d'email Carte du site Support du français KnowledgeTree OWL Alfresco déclencheurs) aide) Conclusion Les GED possèdant le plus de fonctionnalités seraient KnowledgeTree et Alfresco; cependant, le français n'est pas supporté dans KnowledgeTree. KnowledgeTree et Alfresco sont des projets très actifs qui proposent un support technique en plus d'un forum communautaire (gratuit). La mise à jour de KnowledgeTree se fait par CVS (recommandation) et celle de Alfresco, en changeant le fichier .war en en redémarrant Tomcat. [...]