Enregistrer des fichiers sous Microsoft Office (cours pour débutant)

Résumé du document

Cours pour débutants en informatique expliquant comment enregistrer correctement des fichiers sous Microsoft Office afin de les retrouver le plus facilement possible.

Extraits

[...] Par défaut, des noms sont donnés au fichier WORD et EXCEL afin de pouvoir les sauvegarder. Un fichier WORD va s'appeler documentX avec X un nombre plus grand que un. Ainsi, le premier document sauvegardé par défaut avec WORD va s'appeler document1. Par défaut, si du texte a déjà été tapé, le document WORD va alors prendre un nom par défaut qui correspond aux premiers mots du texte. Par exemple, ce fichier prendra par défaut le nom du titre : ENREGISTRER DES FICHIERS. [...]

[...] Pour éviter de perdre ce fichier, il faut leur donner des noms différents. Procédure à suivre pour donner un nom à un fichier : 1. Appuyer sur le bouton office situé en haut à gauche de la fenêtre puis cliquer sur enregistrer sous La fenêtre de sauvegarde s'ouvre. Je peux aussi accéder plus facilement à cette fenêtre en utilisant le bouton de sauvegarde rapide situé dans la barre d'outils accès rapide et représenté par une petite disquette. Je peux aussi utiliser la commande ctrl + s Quand je quitte un fichier pour la première fois sans l'avoir sauvegardé et que je dis que je veux le sauvegarder, la fenêtre de sauvegarde s'ouvre aussi. [...]

[...] Si l'emplacement ne me convient pas, ce qui est le cas en général, il faut que je choisisse l'emplacement voulu. Dans la fenêtre de sauvegarde, sur la gauche, se trouvent une liste d'emplacements usuels (bureau, documents, etc Pour sauvegarder mon fichier dans un de ces emplacements, je n'ai qu'à double-cliquer dessus. Toutefois, ces emplacements étant très généraux, il faut que j'affine ma sélection. Quand j'ai cliqué sur un de ces emplacements, je vois apparaître les sous-dossiers dans la fenêtre de droite. Pour choisir un de ces sous-dossiers, je n'ai qu'à double-cliquer dessus. [...]

[...] Une série de fichiers va alors nous être proposée et va nous permettre de retrouver notre fichier égaré. Page 5 sur 6 Si le fichier voulu ne se trouve pas dans cette liste, il faut alors cliquer sur “afficher tous les résultats” ce qui permet d'avoir une liste de réponses plus étendue. Sous les versions antérieures de Windows, il faut utiliser l'outil recherche et procéder de même ensuite. De plus, si on ignore le nom du fichier et que la sauvegarde a été faite n'importe où, le fichier est sauvegardé par défaut dans le dossier documents” ce qui permet de le retrouver. [...]

[...] La procédure pour sauvegarder un fichier déjà existant (ayant un nom et un emplacement corrects) est beaucoup plus simple. En effet, il suffit de cliquer sur le bouton “sauvegarde rapide” (représenté par une disquette) pour que la sauvegarde se fasse. Aucune fenêtre ne s'ouvre alors ou n'est à compléter. De plus, si on quitte le fichier, on nous donne la possibilité de le sauvegarder. Si on répond oui, le fichier vas se sauvegarder automatiquement au même endroit et avec le même nom que ceux d'origine qui avaient été choisis. IV. RETROUVER DES FICHIERS PERDUS. [...]