Le diagnostic de l'informatique d'une société de production

Résumé du document

L'entreprise poursuit son développement en pérennisant ses relations avec ses grands clients historiques, qui représentent aujourd'hui 40% de son activité, et en accentuant son implantation dans les marchés innovants et porteurs de l'agroalimentaire et de la chimie.

Elle a besoin pour cela de faire évoluer son système de Gestion Informatique, qui repose encore aujourd'hui sur plusieurs applications "non communicantes", bien qu'efficaces chacune dans leur domaine (...)

Extraits

[...] Elle s'est installée dans un premier temps dans des locaux loués à l'EPFL sur la zone de Tracibuche, et a intégré depuis 1985 des locaux plus fonctionnels sur la zone industrielle des Ajoncs nouvellement créée. Elle dispose sur ce site de l'ensemble de ses moyens administratifs et de production, et a en réserve sur son terrain une possibilité d'extension de 5.000 L'effectif est passé de 12 personnes à la création en 1978 à 34 en 2006. Le chiffre d'affaires en 2008 ressort à 4,6 M d'Euros, en régulière expansion. b. [...]

[...] Elle a besoin pour cela de faire évoluer son système de Gestion Informatique, qui repose encore aujourd'hui sur plusieurs applications communicantes', bien qu'efficaces chacune dans leur domaine. Une intégration de ces différentes fonctions lui permettra d'accroître son efficacité et sa réactivité : - en ayant une gestion ‘intégrée', c'est-à-dire lui évitant les ressaisies et les ‘pertes' d'information - en permettant aux responsables et au dirigeant d'avoir une vision ‘globale' sur l'activité administrative liée à la production - en ‘capitalisant' l'ensemble des informations dans une base de données unique, - en ayant à disposition le maximum d'informations (sur les charges, le stock, les délais) permettant de répondre plus rapidement et plus efficacement aux demandes des clients, - en pouvant visualiser rapidement sur chaque commande un bilan lui permettant une réaction rapide en cas de ‘dérive' d'une part, et la mise en œuvre d'actions correctives d'autre part. [...]

[...] Il suffit aujourd'hui aux besoins de l'entreprise. SG Conseil pour EURO-CHAUDRON page 7 de 10 Edtion du 17/07/ Nos conclusions a. Remarques sur l'existant Les logiciels standards utilisés dans l'entreprise, et les applications qu'elle a ellemême développées ont constitué une première étape dans l'informatisation des processus. Nos premières remarques portent sur les points suivants : une absence d'homogénéité dans les traitements d'une part, et dans les données d'autre part : o tableau Excel, o bases de données Acces, o base de données ‘propriétaires' pour la gestion commerciale et la comptabilité, une non-intégration des traitements : o un calcul effectué par le bureau d'études n'est pas repris par la production pour le lancement, o une commande client saisie dans la gestion commerciale est ressaisie par la production pour son application sous Excel, o les achats sont seulement ‘enregistrés', mais aucun lien n'existe entre cet enregistrement ‘comptable' et le nécessaire suivi pour la production, o le stock est seulement ‘compté' et constaté ; aucun lien n'existe entre la commande et la réception fournisseur et son suivi, ni entre les prélèvements pour la production et le stock matières, o la même remarque peut être faite pour le stock de produits finis ; en effet, compte tenu du mode de gestion de ces produits pour les clients, ce ne sont jamais les produits qui viennent d'être fabriqués qui sont expédiés, mais ceux qui ont fait l'objet des fabrications précédentes. [...]

[...] ii. Comptabilité Celle-ci est traitée par le logiciel Sage ligne 30, en version monoposte. Il est à noter que les factures de vente et d'achats sont ressaisies dans le logiciel, faisant ainsi ‘doublon' avec ce qui est traité dans les autres fonctions. iii. Trésorerie Elle est réalisée, de manière simple, par le suivi des tiers dans le logiciel comptable. Aucune liaison avec les banques n'existe, reliée à la comptabilité. iv. [...]

[...] Aucune remontée d'information concernant les temps passés ni l'utilisation des machines n'existe. De la même façon, la planification est réalisée manuellement. d. Fonction achats Cette ‘fonction' n'existant pas dans l'entreprise, est répartie entre différents acteurs, et son traitement administratif également. Pour la production ayant trait aux produits récurrents des clients habituels, un point est fait 2 fois par semaine pour gérer les achats de matières nécessaires pour assurer la production des commandes reçues, et maintenir le stock tampon demandé par les clients. [...]