Réaliser un publipostage sous Word 2003

Résumé du document

Méthode de traitement du courrier en masse. La version du logiciel utilisé est Word 2003. Un exercice final permet de valider la compréhension. La procédure de réalisation est guidée à travers un exemple concret.

Extraits

[...] Le processus de publipostage se décompose en quatre étapes principales : 1. Ouverture ou création du document principal 2. Ouverture ou création et association de la source de données avec le document principal 3. Modification du document principal ou insertion des variables (champs de fusion dans le document principal 4. Lancement du publipostage ou de la fusion Procédure de réalisation 1. Ouverture ou création du document principal Dans l'exemple nous allons créer le document principal Sur un nouveau document Word, saisir la lettre suivante en laissant des paragraphes vides à la place du destinataire et des formules de politesse : Petit-quevilly¶ Le 30 avril 2008¶ Nous avons le plaisir de vous informer qu'une annonce publicitaire concernant la vente de votre bien paraitra le 7 mai 2008 dans le journal LOGIC IMMO 151¶ Nous espérons que cette publicité nous apportera de nombreux contacts afin de sélectionner des acquéreurs. [...]

[...] Lettre mise en forme «Prénom» «Adresse» «Code_postal» «Ville» Le petit-quevilly Le 30 avril 2008 Objet : vente de bien immobilier «Civilité» Nous avons le plaisir de vous informer qu'une annonce publicitaire concernant la vente de votre bien paraitra le 7 mai 2008 dans le journal LOGIC IMMO 151 Nous espérons que cette publicité nous apportera de nombreux contacts afin de sélectionner des acquéreurs. Nous profitons de la présente pour vous assurer que nous continuons à faire tout le nécessaire pour parvenir à une conclusion heureuse de votre affaire. Danièle Lemaire reste à votre entière disposition, pour toutes informations complémentaires. Nous vous prions de croire, «Civilité» à l'assurance de nos sentiments dévoués. Le Directeur Philippe LEMOINEl 4. [...]

[...] Le Directeur¶ Philippe LEMOINE¶ Déterminer le courrier comme document principal Dans le menu Outils/lettres et publipostage, sélectionner Fusion et publipostage. Cette action ouvre le volet office L'étape numéro 1 consiste à sélectionner un type de document, pour l'exemple, il s'agit d'une lettre. Cliquer sur suivante en bas du volet office pour passer à l'étape 2 Sélection du document de base. C'est-à-dire choix du document principal choix sont possibles Utiliser le document actuel = utiliser le document visible à l'écran Utiliser un modèle = ouvre le dossier modèle et choisir un modèle de document proposé par Word Utiliser un document existant = choisir un document déjà crée et enregistré antérieurement. [...]

[...] Cette base peut être un document Word, Excel, Access. Si ce choix est fait il faut ensuite cliquer sur le lien Parcourir qui ouvre une boite de dialogue permettant de rechercher le fichier. Par défaut et ce depuis la version 2003 de Word cette boite de dialogue ouvre le dossier mes sources de données Cet emplacement est utilisé comme emplacement de stockage des bases de données lorsque l'option saisie d'une nouvelle liste a été choisie. A savoir qu'il est possible d'ouvrir une liste à un autre emplacement en utilisant la zone de liste déroulante Regarder dans Il sera parfois nécessaire de sélectionner tous les fichiers dans la zone type de fichier Il suffit ensuite de sélectionner le fichier approprié. [...]

[...] Lorsque ce résultat a été obtenu, passer à l'étape de saisie des enregistrements ci-dessous. Saisie des enregistrements Cliquer sur Nouvelle entrée pour saisir l'enregistrement suivant. Lorsque tous les enregistrements ont été saisis, cliquer sur fermer. Cette action ferme l'assistant et propose d'enregistrer la base de données dans le dossier Mes sources de données ( Si vous travaillez en réseau choisissez votre emplacement de stockage habituel sur le réseau. (Le dossier Mes sources de données est placé sur le disque dur) Nommer la base de données fichier client Après enregistrement Word affiche la liste complète, sous forme de tableau comme dans l'image ci-dessous. [...]