Mode opératoire : EBP gestion commerciale

Résumé du document

Pour creer une nouvelle famille de clients :

Menu « Données » => « Tiers » => « Familles de Clients » => Icône « Nouveau »
OU
Si on veut créer la nouvelle famille au cours de la réalisation d'une pièce de vente : Onglet « En tête » : Clic sur la loupe (en face de « Code Client ») => La liste des clients apparaît => Clic sur l'icône « Nouveau » => Une fiche client vierge apparaît => Clic sur la loupe (en face de « Famille ») => Icône « Nouveau » => Une fiche famille client vierge apparaît

Remplir les informations de la fiche :
Attribuer un code (unique)
Saisir le libellé
Onglet « Général » :
-Vérifier que l'option « Racine + Code Client » soit cochée
-Cocher l'option « Activer la Relation Client »

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Extraits

[...] Mode opératoire : EBP gestion commerciale SOMMAIRE CREATION DES FAMILLES, CLIENTS ET ARTICLES P3 Pour créer une nouvelle famille de clients P3 Pour créer un nouveau client P3 Pour créer une nouvelle famille d'articles P4 Pour créer un nouvel article P4 PIECES DE VENTES : FACTURES AVOIRS DEVIS P5 Pour réaliser une facture ou un devis P5-6 Pour réaliser un avoir P6 Pour visualiser et imprimer une facture, un avoir ou un devis P6 Pour acquitter une facture P7 OPERATIONS DIVERSES P8 Pour créer des filtres P8 Pour utiliser des filtres P8 Pour faire une remise en banque P8 Pour réaliser des statistiques P8 Pour modifier les modèles P9-10 Pour éditer les lettres de relance P10 Pour gérer les relations clients P10 (rendez-vous, contacts téléphoniques, courriers ) Pour faire le transfert sous EBP Comptabilité P11 CREATION DES FAMILLES, CLIENTS ET ARTICLES POUR CREER UNE NOUVELLE FAMILLE DE CLIENTS Menu Données Tiers Familles de Clients Icône Nouveau OU Si on veut créer la nouvelle famille au cours de la réalisation d'une pièce de vente : Onglet En tête : Clic sur la loupe (en face de Code Client La liste des clients apparaît Clic sur l'icône Nouveau Une fiche client vierge apparaît Clic sur la loupe (en face de Famille Icône Nouveau Une fiche famille client vierge apparaît Remplir les informations de la fiche : Attribuer un code (unique) Saisir le libellé Onglet Général : - Vérifier que l'option Racine + Code Client soit cochée - Cocher l'option Activer la Relation Client Enregistrer (icône disquette) POUR CREER UN NOUVEAU CLIENT Menu Données Tiers Clients Icône Nouveau OU Si l'on veut créer le nouveau client au cours de la réalisation d'une pièce de vente : Onglet En tête : Clic sur la loupe (en face de Code Client La liste des clients apparaît Clic sur l'icône Nouveau Une fiche client vierge apparaît Remplir les informations de la fiche : Attribuer un code (unique) Saisir la Raison Sociale Aller chercher la famille Cliquer sur la loupe + Double clic sur la famille désirée Renseigner l'adresse de facturation Possibilité d'entrer plusieurs adresses : Clic Droit dans la partie Liste des adresses de facturation Ajouter Si une seule adresse : Cocher la case Adresse Principale Si plusieurs adresses : - Si vous cochez la case Adresse Principale pour une d'entre elles, c'est cette adresse qui sera mise automatiquement dans la facture - Si vous ne cochez pas la case, au moment de créer la facture (Onglet En tête aucune adresse ne sera renseignée et il faudra aller la chercher manuellement à l'aide de la loupe dans la partie Contact Indiquer le(s) contact(s) de l'entreprise (bien sélectionner la civilité + cocher la case Principal Facturation si on veut que le nom du contact apparaisse dans l'adresse) Onglet Banque/Mode de Règlement» : Mode de règlement = CH (clic sur la loupe et aller chercher le mode Chèque) Enregistrer (icône disquette) POUR CREER UNE NOUVELLE FAMILLE D'ARTICLES Menu Données» Stock» Familles d'Articles» Icône Nouveau» OU Si on veut créer la nouvelle famille au cours de la réalisation d'une pièce de vente : Onglet Corps : Clic sur la loupe (en face de Code Article La liste des articles apparaît Clic sur l'icône Nouveau Une fiche article vierge apparaît Clic sur la loupe (en face de Famille Icône Nouveau» Une fiche famille article vierge apparaît Remplir les informations de la fiche : Attribuer un code (unique) Saisir le libellé Onglet Généralités : Cocher l'option Hors stock (si on ne gère pas de stocks) Onglet TVA/TPF Onglet Numéros de comptes / Ventilation analytique Enregistrer (icône disquette) ATTENTION : Après avoir enregistré, l'option se remettra automatiquement sur TVA EXO mais ce n'est qu'une question d'affichage POUR CREER UN NOUVEL ARTICLE Menu Données Stock Articles Icône Nouveau OU Si l'on veut créer le nouvel article au cours de la réalisation d'une pièce de vente : Onglet Corps : Clic sur la loupe (en face de Code Article La liste des articles apparaît Clic sur l'icône Nouveau Une fiche article vierge apparaît Remplir les informations de la fiche : Attribuer un code (unique) Saisir la Désignation (qui apparaîtra telle quelle sur les factures) Aller chercher la famille Cliquer sur la loupe Onglet Tarif Saisir dans le petit tableau le Prix de Vente HT (le Prix de Vente TTC se remplira automatiquement car il appliquera les options de TVA liées à la famille choisie) Onglet Complément Cocher l'option Hors Stock (si on ne gère pas de stocks) Enregistrer (icône disquette) PIECES DE VENTE : FACTURES-AVOIRS-DEVIS POUR REALISER UNE FACTURE OU UN DEVIS 1ERE FACON : CREATION DE A à Z Menu Ventes Factures ou Devis Icône Nouveau Onglet En tête Clic sur la loupe (en face de Code Client 1er cas : Le client existe (et toutes les informations sont remplies) Double clic sur le client 2e cas : Le client existe, mais il manque des informations (ex : adresse est vide car plusieurs adresses possibles) Double clic sur le client + Si l'adresse existe déjà, aller la chercher à l'aide de la deuxième loupe dans la partie Contact / Si c'est une nouvelle adresse, soit l'ajouter directement dans la fiche du client (cf Pour créer un nouveau client Partie concernant les adresses»), soit la saisir manuellement dans l'onglet En tête 3e cas : C'est un nouveau client Icône Nouveau (cf Pour créer un nouveau client Si l'on veut ajouter le nom du contact dans la facture ou le devis : En face de Contact Aller chercher le nom du contact à l'aide de la loupe (ATTENTION : Dans la fiche Client Onglet Contacts Se mettre sur le bon interlocuteur dans la liste des contacts (petit tableau à droite) La case Principale facturation» doit impérativement être cochée) Onglet Corps Clic sur la loupe (en face de Code Article 1er cas : L'article existe (et toutes les informations sont remplies) Double clic sur l'article 2e cas : L'article existe, mais il manque des informations Double clic sur l'article + Remplir les informations manquantes dans l'onglet Corps (en général : PU Brut HT) 3ème cas : C'est un nouvel article Icône Nouveau (cf Pour créer un nouvel article Saisir la quantité de l'article Faire la manipulation autant de fois qu'il y a d'articles commandés Onglet Infos Saisir les informations concernant la prestation (nom, date ) Pour modifier la police de la phrase : Clic Droit sur la phrase Onglet Echéances = Pour une facture Mode de règlement Clic sur la loupe (dans la cellule Mode de règlement + Aller chercher le mode de règlement désiré Type du mode de règlement : Ouvrir le menu déroulant en cliquant sur la petite flèche (dans la cellule Type du Mode de règlement) 1er cas : La date de la facture est en début de mois et on veut comme échéance la fin du mois : Fin de mois 2e cas : La date de la facture est en fin de mois et on veut comme échéance la fin du mois suivant : Fin de mois + Jours + Dans la colonne Jours, saisir le nombre de jours du mois suivant Exemple : Nous faisons la facture le 31 juillet et nous voulons comme échéance le 31 août Fin de mois + Jours + Jours = 31 3e cas : L'échéance est réception : Fin de décade En sélectionnant le type du mode de règlement, la date d'échéance (colonne Date d'échéance va se remplir automatiquement Enregistrer (icône disquette) 2EME FACON : CREATION RAPIDE Menu Ventes Factures ou Devis Clic droit sur la facture à dupliquer Copier Modifier la date de la pièce soit en la saisissant directement, soit en allant la chercher dans le calendrier Cocher la case Recopier les lignes de texte OK La nouvelle pièce de vente s'est ajoutée à la fin de la liste Si modification à faire : Double clic sur la pièce pour l'ouvrir Faire les modifications nécessaires (cf 1ERE FACON : CREATION DE A à Z Enregistrer (icône disquette) POUR REALISER UN AVOIR Si l'avoir correspond à un montant partiel : Même procédure que pour réaliser une facture (cf Pour réaliser une facture ou un devis La différence est que le Net à Payer sera en négatif Pour pouvoir mettre le Net à Payer en négatif : Onglet Corps : Mettre un moins devant les quantités des articles Si l'avoir correspond à une facture entière : Menu Ventes Factures Clic droit sur la facture à dupliquer Copier Modifier la date de la pièce soit en la saisissant directement, soit en allant la chercher dans le calendrier Cocher la case Transformer en avoir OK La nouvelle pièce de vente s'est ajoutée à la fin de la liste Si modification à faire : Double clic sur la pièce pour l'ouvrir Faire les modifications nécessaires (cf 1ERE FACON : CREATION DE A à Z Enregistrer (icône disquette) POUR VISUALISER ET IMPRIMER UNE FACTURE, UN AVOIR OU UN DEVIS SI VOUS N'ETES PAS DANS LA FACTURE OU DANS LE DEVIS : Menu Ventes Factures ou Devis Double clic sur la facture concernée pour l'ouvrir Clic sur l'icône Imprimer Une boîte de dialogue Impression des pièces s'ouvre Sélectionner le modèle d'impression (à l'aide de la petite flèche noire) Clic sur bouton Aperçu La facture ou le devis s'affiche à l'écran Clic sur l'icône Imprimer La boîte de dialogue Impression apparaît OK POUR ACQUITTER UNE FACTURE Menu Opérations Règlements Clients 2 fenêtres s'ouvrent : Le 1er = Règlement : Nom du client Le 2ème = Clients Aller sur la 2ème fenêtre Clients ET se mettre sur la ligne du client pour lequel on veut acquitter la facture (ATTENTION ne pas double cliquer sur la ligne pour ouvrir la fiche du client, simplement se positionner sur la ligne du client) Retourner sur la 1ere fenêtre Règlements : Nom du client : Le Nom du client doit être celui du client pour lequel on va acquitter la facture DATE DE PAIEMENT : Saisir la date où le client à réglé la facture (colonne Date de paiement soit en la saisissant directement, soit en allant la chercher dans le calendrier (clic petit icône dans la cellule Date de paiement mode de règlement : Clic sur la loupe dans la cellule Mode de règlement + Double clic sur le mode désiré montant du règlement : Saisir le montant du paiement COMMENTAIRES : Saisir le du chèque + La banque du client (possibilité d'indiquer d'autres commentaires) Une boîte de dialogue Pointage du règlement s'ouvre Voulez vous pointer ce règlement avec la pièce S'il s'agit de la bonne pièce : OK (la facture est acquittée) Fermer les deux onglets (par la petite croix noire) POUR VERIFIER QUE LA FACTURE A BIEN ETE ACQUITTEE Menu Ventes Factures Double clic sur la facture que l'on vient d'acquitter Clic sur l'onglet Pied Le Net à payer doit être égal à zéro SI ON SOUHAITE SUPPRIMER UN REGLEMENT Menu Ventes Factures ou Devis Double clic sur la facture concernée pour l'ouvrir Onglet Règlement Sélectionner la ligne du règlement que l'on souhaite supprimer (grâce à la petite flèche bleu en début de ligne) Clic droit Supprimer Enregistrer OPERATIONS DIVERSES POUR CREER DES FILTRES Ouvrir l'onglet sur l'élément sur lequel on veut créer un filtre (factures, devis, clients, familles de clients, articles, familles d'articles) Clic droit Nouveau Filtre Nouveau Sélectionner la variable à l'aide de la petite flèche Sélectionner la relation (commence par, contient, est différent de, est égale à ) à l'aide de la petite flèche Saisir la valeur (sur quoi on veut faire la recherche) OK Fermer POUR UTILISER DES FILTRES Ouvrir l'onglet sur l'élément sur lequel on veut créer un filtre (factures, devis, clients, familles de clients, articles, familles d'articles) Pour les familles et leur contenu : La recherche par filtre se fait en haut dans la bordure Aucun Pour les pièces de vente : Menu Affichage Volet de recherche Une zone Recherche Multicritères à gauche de l'écran apparaît=> Dans la zone Filtres : Dérouler la petite flèche pour sélectionner le filtre désiré POUR FAIRE UNE REMISE EN BANQUE Menu Opérations Remise en banque Une fenêtre Remise en banque s'ouvre Sélectionner la période (à partir de laquelle vous souhaitez que les chèques apparaissent) Renseigner votre banque (où la remise doit se faire) Clic sur la loupe en face de Banque Double clic sur la banque destinataire En face de libellé : Saisir le nom de votre remise Sélectionner le type à l'aide de la petite flèche noire (dans la cellule Type Sélectionner le mode en cliquant sur la loupe en face de Mode de Règlement Une liste de règlements s'affiche Cocher les règlements que vous souhaitez remettre en banque (cocher la case Pointage Clic sur l'icône Imprimer La boîte de dialogue Impression du bordereau de remise en banque apparaît Clic sur le bouton Aperçu Le bordereau s'affiche à l'écran Clic sur l'icône Imprimer La boîte de dialogue Impression apparaît OK POUR REALISER DES STATISTIQUES Menu Impression Statistiques Possibilités de faire des statistiques sur les articles, les clients ou les fournisseurs, des statistiques simples, croisées ou encore comparatives Quand on en a sélectionné une : Une boîte de dialogue s'ouvre Sélectionner les données que l'on veut obtenir en statistiques Icône Aperçu Les statistiques apparaissent POUR MODIFIER LES MODELES Menu Outils Paramétrage des impressions Aller chercher la rubrique : - Pièces de ventes (pour les factures et les devis) - Lettres de relance (pour les lettres de relance clients) Double clic sur la rubrique Pour les pièces de vente : Double clic sur le type de pièce désiré : Devis HT ou Facture HT Une liste se déroule Double clic sur le modèle que l'on souhaite modifier (pour l'ouvrir) Procéder aux modifications POUR LES MASQUES FACTURE ET DEVIS : Zone Dictionnaire : Ensemble des variables qui peuvent être insérées dans les modèles Menu Page : Permet de faire défiler les différentes zones du modèle Première : Haut (ou l'en tête) du modèle Suivantes : Milieu (ou le corps) du modèle Dernière : Bas (ou le pied de page) du modèle Fond de première : Fond du haut du modèle Fond de suivantes : Fond du milieu du modèle (c'est ici que le logo d'AASI a été inséré) Fond de dernières : Fond du bas du modèle Barre d'outils» : Tous les outils nécessaires pour insérer des formes, des zones de texte, des images modifier la police, les couleurs (icône petite palette) POUR VISUALISER VOS MODIFICATIONS Enregistrer le modèle (icône disquette) Réduire le modèle (icône avec le petit trait en haut à droite) Menu Ventes Factures ou Devis Ouvrir une facture ou un devis Clic sur l'icône Imprimer Une boîte de dialogue Impression des pièces s'ouvre Vérifier que le modèle d'impression soit bien votre modèle SI CE N'EST PAS LE CAS : Dans la partie Modèle Aller chercher votre modèle à l'aide de la petite flèche noire (en face de Modèle d'impression Clic sur bouton Aperçu La facture ou le devis s'affiche à l'écran POUR LES MASQUES LETTRES DE RELANCE : Zone Dictionnaire : Ensemble des variables qui peuvent être insérées dans les modèles Menu Sections : Il existe 3 niveaux de relance Entête relance niveau 1 : Haut (ou l'en tête) de la relance niveau 1 Entête relance niveau 2 : Haut (ou l'en tête) de la relance niveau 2 Entête relance niveau 3 : Haut (ou l'en tête) de la relance niveau 3 Echéances : Récapitule toutes les informations concernant la ou les facture(s) impayée(s) COMMUN aux trois niveaux de relances Pied relance niveau 1 : Bas (ou le pied de page) de la relance niveau 1 Pied relance niveau 2 : Bas (ou le pied de page) de la relance niveau 1 Pied relance niveau 3 : Bas (ou le pied de page) de la relance niveau 1 Barre d'outils : Tous les outils nécessaires pour insérer des formes, des zones de texte, des images modifier la police, les couleurs (icône petite palette) POUR VISUALISER VOS MODIFICATIONS Onglet Tableau de bord Paiement en retard Cliquer sur le montant OU Menu Opérations Relances Impression des relances Une boîte de dialogue Impression des lettres de relance apparaît Sélectionner les options désirées : ONGLET GENERAL Partie Echéances : Sélectionner la date de référence Partie Options : Cocher la case Indiquer le niveau de relance ( ou ONGLET CLIENTS Partie Raisons sociales : De . [...]

[...] A Sélectionner la plage de clients à examiner Bouton Aperçu POUR EDITER LES LETTRES DE RELANCE Onglet Tableau de bord Paiement en retard Cliquer sur le montant OU Menu Opérations Relances Impression des relances Une boîte de dialogue Impression des lettres de relance apparaît Sélectionner les options désirées : ONGLET GENERAL Partie Echéances : Sélectionner la date de référence Partie Options : Cocher la case Indiquer le niveau de relance ( ou ONGLET CLIENTS Partie Raisons sociales : De . [...]