Gestion du cycle de vie de l'information en entreprise

Résumé du document

Dans les entreprises, la quantité d'informations à la disposition des différents personnels est en croissance exponentielle, et ce, depuis quelques années. Voici quelques statistiques donnant unaperçu de cette tendance :
- l'édition du dimanche du journal New York Times contient plus d'informations qu'un citoyen du 19e siècle pouvait en recevoir au cours de toute sa vie.
- selon International Data Corp, plus de 30 milliards de courriels seront échangés par jour, fin 2005.
- selon une étude de l'université Berkeley de 2003, on estimait que l'information mondiale produite entre 1999 et 2002 avait pratiquement doublé. En se basant sur la population mondiale de 6.3 milliards en 2002, chaque personne produit en moyenne 800 mg. d'informations annuellement. Ceci représente environ une pile de livres de dix mètres de hauteur pour un équivalent papier.
- l'internet compte plus de 50 millions de sites, le nombre de pages accessibles partout dans le monde est de 2,1 milliards. De plus, on estime que 7 millions de nouvelles pages viennent s'ajouter quotidiennement.
- en moyenne, un document est copié dans les organisations 15 fois au long de son cycle de vie.
Face à cette multitude d'informations, l'homme arrive vite à une surcharge informationnelle, qualifiée aujourd'hui d'infobésité (traduction du terme anglais «Information Overload»). De cette masse d'informations, il doit isoler et agréger l'information qui lui sera utile. De plus pour
l'entreprise, il est essentiel de réaliser des gains de temps dans la recherche d'une information stratégique qui lui est nécessaire (sur un produit, un concurrent, un marché, etc…). Ceci a pour conséquence un besoin croissant pour l'entreprise d'une gestion de l'information.
Ainsi, l'information et son cycle de vie, la structure de l'entreprise, les différents types de systèmes informations sont autant de points à étudier en préliminaire pour comprendre la difficulté de la gestion de l'information.
Le présent rapport est rédigé dans ce sens et vous y retrouverez donc un développement succinct de chacun de ces points. Ceci nous permettra de déboucher sur une courte analyse de la gestion de l'information actuellement utilisée en entreprise et sur les perspectives d'évolution envisagées.

Extraits

[...] Ils n'ont jamais vu d'exemples mettant davantage l'accent sur l'information que sur la technologie. Les progrès effectués à cet égard résultent essentiellement de l'avènement de la gestion de la connaissance En pratique, les entreprises disposent à la fois d'informations et de connaissances, mais elles ont quelques difficultés à faire la distinction entre les deux. Toutefois la plupart des managers responsables de la gestion des connaissances reconnaissent l'importance du facteur humain, même si leur firme continue à concentrer ses efforts sur la technique. [...]

[...] Les documents originaux étaient photocopiés et distribués par la poste ou par un messager qui sillonnait les différents bureaux de l'organisation. Du point de vue électronique, la saisie de l'information était centralisée vers des commis qui avaient accès à des terminaux dédiés aux systèmes de mission de l'entreprise. L'accès à cette information était également difficile et de plus, elle était fréquemment produite sous forme de rapports imprimés. Enfin, l'organisation et la conservation des documents entraînaient une tâche fastidieuse et occupaient des espaces locatifs coûteux pour les entreprises. Regardons maintenant le cycle de vie de l'information 20 ans plus tard. [...]

[...] Ce cumul oblige l'entreprise à avoir une vision globale de ses différents sous systèmes afin de mettre en place une gestion de l'information cohérente. Section 2 : Cycle de vie de l'information Pour comprendre la situation actuelle de l'information et envisager son évolution nous devons analyser si des modifications ont pu être apportées dans la structure du cycle de vie de l'information, ou dans la mise en œuvre de l'une des étapes de ce cycle de vie. Pour cela nous commençons par analyser quel était le contexte du cycle de vie de l'information, il y a vingt ans. [...]

[...] De cette masse d'informations, il doit isoler et agréger l'information qui lui sera utile. De plus pour l'entreprise, il est essentiel de réaliser des gains de temps dans la recherche d'une information stratégique qui lui est nécessaire (sur un produit, un concurrent, un marché, etc Ceci a pour conséquence un besoin croissant pour l'entreprise d'une gestion de l'information. Ainsi, l'information et son cycle de vie, la structure de l'entreprise, les différents types de systèmes informations sont autant de points à étudier en préliminaire pour comprendre la difficulté de la gestion de l'information. [...]

[...] Directeur Secrétaire Adjoints Extérieurs Services Ateliers Exemple d'organigramme d'entreprise Flux d'information possible avec extérieurs Dans cette représentation les informations peuvent circuler entre différents services de même niveau hiérarchique, sans pour autant passer par un niveau hiérarchique supérieur commun. Il est effectivement courant qu'une information ait besoin par exemple de passer directement d'un agent de la production à un agent de la maintenance pour des raisons de gain de temps et sans perdre pour autant en qualité. On prend donc en compte les principaux flux d'information sans se limiter à ceux de niveau hiérarchique. [...]