L'évènementiel - publié le 23/04/2014

Thèmes abordés

Dysfonctionnement, chef d'orchestre, charte graphique, Yield management, menus spéciaux

Résumé du document

- Evènement éphémère qui sert à véhiculer un message / valoriser les participants
- Organiser et maitriser une logistique importante
- Idée géniale + logistique loupée = évent loupé
- 3 outils pour créer l'évènement et le gérer

Rétro-planning

-De l'idée d'un évènement à sa réalisation
-De l'évènement : invitation, approche budgétaire, validation programme, choix du lieu et des prestataires, définition du pré-programme, recherche des lieux possibles // définition du projet
-De l'invitation : choix des prestations + négociation + administratif, gestion des réponses, implantation, cas particuliers (allergies), commandes principales, badges // évènement

Extraits

[...] - Attention aux menus spéciaux / restrictions alimentaires - Attention : prestations intégrables ; œnologie, décoration L'audio-visuel - Sonorisation du lieu (discours ou musique) - Mise en lumière - Types d'éclairages à utiliser selon usage - Projection vidéo / systèmes PIP Picture In Picture - Décoration vidéo - DJ et matériel - Attention : adéquation lieu/prestataire technique & besoins de l'évent L'accueil - Voituriers - Agents de sécu - Hôtes/hôtesses vestiaires - Hôtes/hôtesses d'accueil (badges, placement en salle, passage micro) - Attention : ils sont les premiers contacts des invités avec l'évent Les fournisseurs - L'organisateur est un assembleur de talents - Minimiser les fournisseurs = c'est minimiser le temps à gérer les relations entre chacun d'entre eux - Connaissance superficielle de chacun de ces métiers est nécessaire à une bonne compréhension des enjeux CAS PRATIQUE - Freshfields est un cabinet international d'avocats d'affaires 20 pays) - Population particulièrement exigeante, souvent pressée, qui doit conserver une disponibilité pour ses clients - Tous les 18 mois, les 400 associés participent à une conférence stratégique pendant laquelle ils se réunissent 2 à 3 fois en plénière (tous ensemble), le reste du planning étant dédié à différents sous-groupes. [...]

[...] - Anticipation et maitrise des coûts de l'opération - Gestion des vases communiquant entre les grandes masses du budget - Valorisation des moments importants (feu d'artifice ou niveau de l'hôtel) - Evolution en même temps que le projet - Maitrise des délires des commanditaires Description Qté Px unitaire HT Px Unitaire TTC Total HT Total TTC TVA Invitation (design, frais techniques, impression ) Lieu Les fournisseurs Les lieux - Lieux évènementiels - Lieux publiques - Concessions publiques / concession privées - Lieux éphémères - Restaurant, artisan, musée, une usine, une cour, un chantier, un jardin Les hôtels - Hôtels de chaine, indépendants - Risque de guerre des services - Jargon de mise en place des réunions - Jargon d'hébergement - Type de forfaits selon prestation - Yield management - Sur ou sous-booking / gestion des annulations Les voyagistes - Agences de voyages / implants voyages - Fournisseurs aériens / ferroviaires - Transports routiers - Sociétés de transport (réceptif aux gares & aéroports) - Attention : législation & assurances La chaine graphique - Création de la charte graphique de l'évènement - Création des différents supports (invitations, signalétique, badges, brochures) - Impression (tout type de docs, de supports) Les traiteurs - Repas au buffet = convivialité mais plus long - Repas servi à table = maîtrise du timing - Cocktail (avec ou sans animation) - Créativité des mets valorise les invités - Scénarisation du service / animations - Image de marque un traiteur est toujours précédé de sa réputation Un message = un nom - Producteur ou assembleur ? [...]

[...] - Date approximative 2014 - BRIEF : 30% allemands / 30% allemands / 30% autres - Population très majoritairement masculine 45 ans - Hôtel 4 étoiles (confort) Afin de prendre votre décision, votre comité de direction vous demand un projet d'évènement que vous devrez présenter en 10 minutes le 13 mars. [...]

[...] L'évènementiel - Evènement éphémère qui sert à véhiculer un message / valoriser les participants - Organiser et maitriser une logistique importante - Idée géniale + logistique loupée = évent loupé - 3 outils pour créer l'évènement et le gérer Rétro-planning De l'idée d'un évènement à sa réalisation De l'évènement : invitation, approche budgétaire, validation programme, choix du lieu et des prestataires, définition du pré-programme, recherche des lieux possibles définition du projet De l'invitation : choix des prestations + négociation + administratif, gestion des réponses, implantation, cas particuliers (allergies), commandes principales, badges évènement - Vision globale et chronologique de la préparation de l'évènement - Organisation et prévention des différentes parties - Appréciation des obstacles à surmonter - Outil pour se positionner en mode projet Le conducteur Participation pour le chef d'orchestre et son orchestre - Vision globale et chronologique de l'évent - Définition du qui fait quoi - Gestion du rythme de l'évent - Anticipation des risques de dysfonctionnement - Outil opérationnel de management d'évènement - Lister les horaires et tous les détails + les personnes - Heure / Action / Responsable / Moyen L'approche budgétaire Jusqu'où aller trop loin ? [...]