Les risques liés à l'e-procurement, outil d'approvisionnement électronique pour les entreprises

Résumé du document

Les années 90 ont vu l'avènement de l'e-procurement, à traduire par fourniture électronique, parmi les outils d'e-achat. Mais c'est surtout depuis les années 2000 qu'il connaît un succès fulgurant. Il s'agit en fait d'un module de gestion électronique permettant aux entreprises de réaliser leurs approvisionnements. Il s'apparente au commerce électronique.
Si cet outil qui permet d'automatiser et d'optimiser la fonction achat de l'entreprise s'est généralisé dans les grandes entreprises, où il est l'outil le plus déployé dans les entreprises du top 100, le marché n'est pas totalement saturé et les déploiements se poursuivent et les PME/PMI s'y mettent depuis 2007.

Désormais, les fournisseurs misent sur des innovations visant en premier lieu l'élargissement de la couverture de l'e-procurement à de nouvelles catégories d'achats (en particulier les achats de prestations intellectuelles) et développent de nouvelles fonctionnalités comme le rapprochement des factures ou la gestion des contrats par exemple.
Les directions des achats ont désormais atteint un bon degré de maturité en matière d'e-procurement, pourtant, il n'est pourtant pas si simple à mettre en place. En effet, il faut réunir les conditions de mise en œuvre de ces technologies (humaines, organisationnelles, techniques). Quels sont donc les risques liés à l'e-procurement ? Nous répondrons à cette question en présentant dans un premier temps cet outil, son mode de fonctionnement ainsi que ses avantages, puis nous verrons les risques qui y sont liés et enfin, nous donnerons quelques points clés pour faciliter son développement.

Extraits

[...] Les fournisseurs Les fournisseurs d'e-procurement sont nombreux sur le marché. C'est un marché oligopolistique. C'est pourquoi un acheteur doit comparer les nombreuses offres qui lui sont proposées. Il a le choix entre deux options : Les catalogues hébergés sur une place de marché = il s'agit d'une plate- forme d'échange virtuelle fédérant les offres et demandes de clients et de vendeurs professionnels. Les catalogues intégrés dans un ERP = il s'agit d'une application dont le but est de coordonner l'ensemble des activités d'une entreprise autour d'un même système d'information. [...]

[...] o Conduire le changement : Déployer un outil auprès des achats, des approvisionnements ou encore des fournisseurs implique une importante dépense d'énergie pour promouvoir le projet, former les utilisateurs et assurer leur accompagnement. Selon la nature de l'outil, les achats pourront mener seuls cette mission ou s'associer à la DAF pour le décisionnel ou aux responsables de site pour l'e-procurement. Les fournisseurs seront pris en charge par les prestataires. A l'utilisation o Viser la gestion de l'information : Le décisionnel et surtout l'e-sourcing ne servent pas seulement à la dématérialisation des processus d'appels d'offres et de reporting. [...]

[...] En amont de l'achat d'un e-procurement, vient le choix de l'outil. Quels sont les besoins de la société ? Vers quel fournisseur se tourner? Est-ce un outil qui peut s'adapter à l'entreprise ? Pour choisir son outil, il faut donc rencontrer les fournisseurs et leur exposer la situation. A ce stade, le principal risque encouru est que le périmètre d'achat ou que la proposition de service du fournisseur soit mal définie. Par la suite, un autre risque apparaît : que la solution soit mal vendue en interne. [...]

[...] Ces coûts, s'ils ne sont pas maîtrisés, peuvent faire échouer un projet d'e-procurement qui sera partiellement réalisé en raison du manque de moyens financiers pour le finaliser. Peut alors venir s'ajouter le risque de retard de livraison de l'outil. En effet, si l'outil est livré en retard, tout le projet peut en pâtir. Il y aura une perte de temps et une perte d'argent sans compter que la crédibilité d'un tel projet risque d'être remise en cause par les futurs utilisateurs. [...]

[...] Grâce à l'e-procurement, le mécanisme de demande de devis, d'établissement d'un bon de commande et de facturation est géré électroniquement et centralisé au niveau des deux entreprises. Pour résumer, l'e-procurement permet l'automatisation et la formalisation de la gestion des achats et des approvisionnements d'une entreprise par le biais d'Internet Principe : Dans les faits, un utilisateur s'identifie sur une plate-forme électronique par le biais de son réseau interne ou via le réseau internet (cela dépend si la société dispose d'un ERP ou d'une place de marché) et consulte les articles mis à sa disposition dans les catalogues des fournisseurs. [...]