Les outils d'e-achat

Résumé du document

La fonction achat, fonction stratégique de l'entreprise a de plus en plus besoin d'outils pour gérer ses achats ou suivre ses dépenses. Elle a donc choisi de se doter d'outils informatiques appelés outils d'e-achat. C'est désormais 80% des grandes entreprises qui en sont équipées et l'un des axes de travail des 200 premières entreprises françaises en 2008.
A titre d'illustration, nous pouvons citer quelques chiffres sur le marché mondial des outils e-achat qui a atteint 2,7 milliards d'euros en 2008. Ce marché est en progression de 18% par rapport à 2007, avec un léger repli par rapport à 2007 (+24%). Forrester table sur une progression de 21% en 2009, pour des ventes approchant 3,3 milliards d'euros.

Il existe 4 types d'outils permettant de répondre aux besoins de la fonction achat : l'e-sourcing, l'e-procurement, le décisionnel et la dématérialisation des factures et des paiements. Le plus dur et ce qui conditionne la réussite de la mise en place de tels outils est leur taux d'adoption. En effet, pour que l'outil choisi soit rentable (financièrement parlant), il doit rencontrer une adoption massive assez rapidement.

Extraits

[...] Certains ne sont pas prêts à passer aux outils e-Achat. On peut citer comme exemple les outils e-sourcing sur lesquels certains fournisseurs ont du mal à passer, certains n'ayant pas l'habitude de travailler sur internet, ils ne comprennent pas le fonctionnement et peuvent parfois être de mauvaise foi. On peut aussi prendre l'exemple des outils d'e-procurement sur lesquels les fournisseurs ne s'investissent pas en ne déployant pas leurs catalogues électroniques. Ainsi, les acheteurs se retrouvent bloqués, car ils se heurtent au refus des fournisseurs et doivent continuer à travailler avec les anciennes méthodes de travail. [...]

[...] C'est le cas par exemple des luttes de pouvoir entre services. Si le changement est considéré comme émanant ou en faveur de l'une des parties, l'autre bloquera par principe. Ainsi, à titre d'exemple, si le Directeur Financier ne s'entend pas avec le Responsable qualité, il ne voudra surtout pas lui faciliter les choses et bloquera ses propositions. Le changement souhaité est alors pris en otage.[1] Enfin, la résistance au changement peut être due à l'âge ou à la mentalité des acheteurs. [...]

[...] On pourra par exemple recueillir leurs suggestions, ce qui renforcera considérablement la probabilité qu'ils adhérent au nouvel outil. Il faut par ailleurs répondre à leurs premières inquiétudes et prévoir un accompagnement et une assistance pour contourner les freins psychologiques En parallèle, il faut aussi les motiver. Pour cela, le mot d'ordre est : la communication. Dans celle-ci, qui se mènera en interne, il faudra expliquer aux utilisateurs : pourquoi on a choisi cet outil ? Quelles en sont l'utilité, les fonctionnalités, etc. [...]

[...] Puis, nous verrons dans une seconde partie quelles solutions pourraient être trouvées afin de les contourner et d'atteindre un fort taux d'adoption. Freins majeurs à une adoption massive des outils d'e-Achat Comme nous l'avons vu précédemment, ce qui conditionne la réussite d'un projet de mise en place d'un outil e-Achat au sein d'une direction achats est son fort taux d'adoption. Nous allons donc voir quels sont les freins à une adoption massive des outils d'e-Achat. L'un des premiers freins et certainement le plus fort réside dans la résistance au changement. [...]

[...] L'inverse est également vrai. Attention ! Si un outil ne plait pas au client, il ne faut pas le dénigrer Un autre aspect de l'acceptation et de l'utilisation de l'outil par la population achats réside dans le fait que dans un tel projet, il faut assurément obtenir le soutien de la direction. Il faut que les gens comprennent qu'il s'agit d'une décision stratégique de l'entreprise. Et pourquoi ne pas rendre obligatoire l'utilisation de l'outil La formation est elle aussi un point essentiel. [...]