Le processus du Congé Individuel de Formation

Thèmes abordés

Processus, CIF

Résumé du document

Ce sujet présente le processus complet et détaillé de la gestion et du suivi des demandes de congés individuels de formation.

Il reprend la cartographie, la chaîne de valeur et explicite les différentes activités qui sont par la suite détaillées et formalisées par le flugramme.

Des indicateurs sont également proposées afin de pouvoir vérifier la qualité, la cohérence aux objectifs de l'entreprise et la qualité des activités.

Extraits

[...] Vérifier que le manager est au courant de la demande de CIF et que son départ ne désorganise pas son service Conserver une copie de l'autorisation d'absence délivrée Obtenir une lettre de demande d'autorisation d'absence de son employeur dans les délais Une demande d'autorisation d'absence dument complétée (ou un retour au salarié pour manque d'informations) Un tableau de suivi des CIF mis à jour et un accord ou non sur le départ du salarié. Une notification de la part du service formation Un accord ou non concernant le départ du salarié de la part du manager Création d' un dossier CIF au nom du salarié contenant une copie de l'autorisation d'absence Une autorisation d'absence en règle de la part de son employeur pour commencer les démarches logo-fr.png < number > Sous processus Livrables Clients Attentes clients Livrables, clients, attentes Gestion du dossier de CIF Assistante formation Le service Paie Le responsable formation Assistante formation Assistante formation Le salarié Obtenir, à partir d'une extraction dans la base de données du SIRH, les informations permettant de compléter la partie « Employeur» : Infos sur la salariée (date de naissance, adresse, date d'embauche, intitulé de son poste actuel ) Infos sur le lieu de travail du salarié (N° Siret de l'établissement, adresse de l'établissement, N° de téléphone ) Numéro de Siret de l'employeur, code APE, nom de l'OPCA Obtenir le dossier de CIF du salarié afin de calculer et compléter les éléments de rémunération demandés (salaire, prime exceptionnelle de charges patronales ) Vérifier que les informations sur le dossier de CIF sont exactes afin de le valider Conserver une copie du dossier de demande du CIF Mettre à jour le tableau Excel de suivi des CIF Obtenir son dossier complété dans les plus brefs délais La partie « Employeur » correctement remplie Les éléments de rémunération du salarié correctement remplie Un dossier de CIF signé Une copie du dossier dans le dossier CIF au nom du salarié Un tableau de suivi des CIF mis à jour, avec le statut « dossier en cours » Un dossier complété, validé par le responsable formation et envoyé dans les délais avec accusé de réception logo-fr.png < number > Sous processus Livrables Clients Attentes clients Livrables, clients, attentes Gestion de l'accord de prise en charge du Fongecif Le suivi du CIF Le Fongecif Le manager Le service paie Assistante formation Assistante formation Le service paie Le Fongecif Le service comptabilité Le service formation Le service paie Le service paie Obtenir le retour de son accord de prise en chargé signé pour validation. [...]

[...] Un fichier Excel mis à jour avec le dossier passé en l'état « accordé » Un mail ou coup de fil téléphonique indiquant au salarié ce qu'il doit faire avant, pendant et après sa formation auprès de son employeur. Une demande de remboursement de salaire transmise au FONGECIF et un solde de CP mis à jour Un remboursement de salaire effectué auprès de l'employeur Un virement sur le compte Une copie de la feuille de présence et de la fiche de paie envoyées au Fongecif Un extrait comptable des remboursements du Fongecif Un tableau de suivi mis à jour logo-fr.png < number > Sous processus Livrables Clients Attentes clients Livrables, clients, attentes Retour du salarié Un échange téléphonique avec le salarié et un retour plus officiel par mail Un fichier Excel mis à jour et un dossier passé dans l'état « cloturé » Un dossier classé et archivé dans le local archive Un mail l'informant du retour du salarié dans son service Une prise en compte de l'évolution possible du salarié à un autre poste Un planning de travail communiqué par mail au salarié Un mail l'informant du retour du salarié Le module paie du SIRH remis à jour. [...]

[...] formation Signature de l'accord de prise en charge du Fongecif Le salarié Notification du refus Le Fongecif Accord de prise en charge Si refus de prise en charge Si accord de prise en charge Mail de départ du salarié Copie de la prise en charge de la rémunération Accord de prise en charge signé Appel logo-fr.png < number > Flugramme Gestion du suivi du CIF Assistante formation Le manager Le service Paie La comptabilité Réception du remboursement mensuel Copie de l'extrait comptable où figurent les remboursements au service paie Le fongecif Obtention de la feuille de présence du salarié Mise à jour du solde de CP Edition du bulletin de paie correspondant Envoie au Fongecif de la feuille de présence et du bulletin de salaire pour remboursement Copie au service formation de la demande de remboursement Mise à jour du tableau de suivi de remboursement Le salarié Remboursement du salaire à l'entreprise par virement Demande de remboursement Copie de la demande de remboursement logo-fr.png < number > Flugramme Gestion du retour du salarié Assistante formation Le manager Appel au salarié pour vérifier le bon retour du salarié Mail officiel de confirmation de retour au salarié, au manager, au service paie Mise à jour du fichier Excel Classement du dossier papier Information du retour du salarié au service gestion des carrières Le service Paie Le service Gestion des carrières Le salarié Création du planning de retour du salarié Envoi du planning au salarié Suivi et clôture des remboursements de salaire du salarié Mis à jour du module de paie Appel Réception de son planning Notification d'un retour d'un salarié Mail précisant le retour Mail précisant le retour Mail précisant le retour logo-fr.png < number > Indicateurs d'activité Indicateurs de productivité Indicateurs de qualité Que collecter ? Qui collecte ? Quand collecter ? [...]

[...] Processus du Congé Individuel de Formation logo-fr.png < number > Données en entrée Livrables Environnement Acteurs Composantes générales du processus Étapes du processus Gestion de la demande Gestion du dossier Gestion de l'accord avec le Fongecif Suivi du CIF Retour du salarié SIRH (ancienneté du salarié, données de paie ) Excel et Word (tableau de suivi CIF, cartographie des métiers ) Grilles de rémunération Veille règlementaire Fiche mémo enregistrée sur le réseau Demande d'autorisation d'absence avec accusé de réception (intitulé de la formation, nombre heures de la formation souhaitée, dates, modalités de suivi) Le salarié demandeur Le fongecif de la région Le service formation Le service paie Le manager Le service gestion de carrières Le service comptabilité Un salarié qui revient formé Un tableau Excel mis à jour Des remboursements de salaires en cours ou à jour. Le dossier complet archivé Une notification au service de la gestion des carrières logo-fr.png < number > Chaîne de valeur et objectif du processus Objectif du processus: Donner la possibilité au salarié qui le souhaite, de suivre une formation délivrée par un organisme extérieur ayant un rapport ou non avec son poste de travail, pendant ou en dehors de son temps de travail. [...]

[...] Revue quand ? Indicateurs Processus Nombre de CIF en cours Nombre de CIF réalisé à temps complet Nombre de CIF traité par an Durée de réponse de l'autorisation d'absence Délai moyen de traitement d'un dossier - Nombre de dossiers traités dans les délais - Nombre d'erreurs par dossier traité Nombre de CIF traité par an Tableau Excel « Suivi des CIF » au service Formation Assistante formation Assistante formation Assistante formation Fin du mois d'octobre Par extraction sur le tableau Excel « Suivi des CIF » Graphique de tendance Avant la Commission Formation du mois de décembre Délai moyen de traitement d'un dossier Tableau Excel « Suivi des CIF » au service Formation Tous les 6 mois (Commissions Formation : Décembre / juin) Tous les 6 mois (Commissions Formation : Décembre / juin) Formule Excel dans le tableau « Suivi des CIF » Graphique de contrôle Tous les 6 mois Tous les 6 mois Graphique de tendance + diagramme à barre Par extraction dans le tableau Excel « Suivi des CIF » Tableau Excel « Suivi des CIF », dans la feuille « Erreurs rencontrées » au service Formation Nombre d'erreurs par dossier traité logo-fr.png < number > Le manager Plan d'Assurance Qualité Indicateurs d'activité % de CIF en cours par rapport au nombre de salariés Nombre de CIF accordé et refusé par l'entreprise Nombre de CIF accordé et refusé par le Fongecif Durée moyenne d'un CIF ( en heures) Indicateurs de productivité Durée moyenne de traitement d'un CIF Durée de réponse de l'autorisation d'absence Indicateurs de qualité Nombre de dossiers traités dans les délais Nombre d'erreurs par dossiers et nature d'erreurs Nombre de CIF ayant obtenu une certification Graphes et tableau de suivi Tableau de suivi Excel « suivi des CIF », graphique de contrôle et de tendance, diagramme à barres Les revues tous les 6 mois et avant les commissions formations de fin d'année. [...]