Techniques de secrétariat

Résumé du document

Le métier de la secrétaire a pour but l'organisation des entreprises et sert à faire des liens entre différents services pour bien mener le travail vers le succès et la réussite. En fait, la secrétaire est la deuxième personne de l'entreprise, le directeur ne peut rien faire sans l'aide de cette dernière qui entre en collaboration avec tierces personnes et assume ses responsabilités pour la bonne démarche de l'entreprise. En utilisant différentes techniques, la secrétaire peut maîtriser bien ses objectifs.

Le poste de secrétariat est caractérisé par la diversité des tâches à accomplir en même temps, il exige une liaison directe avec le chef, en vue de développer et organiser le travail, savoir gérer le temps et avoir une division clair sur les différentes opérations effectuées, puisque la réception et la transmission du courrier, l'enregistrement sont internes et externes.

Extraits

[...] En utilisant différentes techniques, la secrétaire peut maîtriser bien ses objectifs. B Rôle de secrétariat Le poste de secrétariat est caractérisé par la diversité des tâches à accomplir en même temps, il exige une liaison directe avec le chef, en vue de développer et organiser le travail, savoir gérer le temps et avoir une division claire sur les différentes opérations effectuées, puisque la réception et la transmission du courrier, l'enregistrement sont internes et externes. - Les courriers : o Courrier arrivé o Courrier départ - le classement : o Classement idéologique o Classement numérique o Classement chronologique o Classement alphabétique o Classement alphanumérique o Classement géographique o Classement décimal - le micro-ordinateur : C'est aussi un moyen qui facilite le travail au sein d'un poste de secrétariat comme la messagerie électronique qui est à distance et économise le temps et le matériel au lieu d'imprimer les documents chaque fois. [...]

[...] Exemple : - Noms de fournisseurs (ex. : restaurant) - le classement chronologique : Le critère de classement sera ici le temps Exemples : extraits des comptes classés. - le classement idéologique : On classe les documents en fonction de leur nature c'est-à-dire par thème Exemples : - tri de documents : factures, bons de commande, notes d'envoi - le classement géographique : Classement par le lieu géographique Exemple : villes classées par province. - le classement décimal : Il ressemble à un classement numérique Exemple : - le plan comptable - chapitres d'un livre - actes et scènes d'une pièce de théâtre les procédés de classement Classement debout : Ce procédé est utilisé pour le chrono contenant la destination de chaque imprimé : Classement vertical suspendu (à visibilité latérale, oblique, supérieure) Classement vertical ordinaire Classement horizontal. [...]

[...] Le courrier électronique peut être restreint à une zone ou élargi au monde entier : La messagerie interne (ou Intranet). Installée à l'intérieur d'une entreprise et exclusivement réservée aux employés de l'entreprise, le service de messagerie est géré par le service informatique de l'entreprise. La messagerie externe (avec Internet). Permettant la communication avec l'extérieur de l'entreprise (avec d'autres entreprises, ou des particuliers), le service de messagerie (souvent constitué d'une passerelle qui convertit les protocoles) est géré par un fournisseur extérieur La filtration La filtration est une action faite par la secrétaire quotidiennement pour assurer une bonne gestion. [...]

[...] Concernant les modes on cite : - le classement alphabétique : C'est le classement par l'ordre alphabétique - le classement numérique : Il s'agit de classer selon le numéro d'ordre. Exemple les pages d'un livre les titres des chansons sur un CD. - le classement alphanumérique : Il reprend les deux systèmes vus plus haut en les combinant, on doit ici classer des documents qui portent soient des numéros, soient des lettres, soient les deux. La règle est de commencer par les chiffres et de suivre par les lettres. Remarque : ce classement est très courant dans le métier de la secrétaire. [...]

[...] Conclusion Le métier de secrétariat rassemble diverses techniques qui s'accumulent pour donner un travail complet et organisé ce qui permet de réaliser des chiffres d'affaires important à l'entreprise tout en veillant à l'organisation, la responsabilité et la fiabilité du personnel. [...]