La note d'information et la note de service

Résumé du document

L'objectif est de mettre à exécution une décision dont les conséquences relèvent de la pratique. Deux types principaux de notes peuvent être distingués et définis : (...)

Extraits

[...] Définitions : note d'information / note de service Toute note précède une action future. Elle doit répondre à deux exigences : informer un destinataire, qu'il soit collectif ou individuel ; donner un ordre. L'objectif est de mettre à exécution une décision dont les conséquences relèvent de la pratique. Deux types principaux de notes peuvent être distingués et définis : La rédaction d'une note Tout d'abord, la rédaction d'une note demande un esprit de finesse. Ainsi, il est impératif que la note ne donne lieu à aucune hésitation ou erreur. [...]

[...] La présentation de la note ne s'inscrit pas dans un cadre rigide et normalisé. Elle est dactylographiée car cela facilite la lisibilité et marque un professionnalisme certain. Elle peut se faire sur papier simple ou à en-tête. Elle peut utiliser un imprimé préalablement composé à cet effet. Le format reste libre A4 ou A5) mais il faut laisser une marge d'au moins 2 cm. Les paragraphes doivent être clairement séparés. Enfin, il ne faut écrire qu'au recto ; si le texte nécessite plusieurs feuillets, il convient de les numéroter soigneusement et d'agrafer toutes les feuilles composant la note. [...]

[...] Le titre : Il doit préciser la nature de la note (de service, d'information). Il est inscrit au milieu de la ligne, en lettres majuscules. Le titre est souvent accompagné d'un numéro d'enregistrement. Le ou les destinataire(s) : Deux places sont possibles : soit avant le corps de la note, soit en fin de note, en bas, à gauche. On ne se contente pas d'aligner les destinataires et leurs fonctions. Il convient de faire précéder les noms ou fonctions des formules suivantes, au choix : Pour information Pour exécution Pour attribution Pour affichage Pour vérification Pour entretien verbal Pour classement Il est possible d'additionner plusieurs formules si nécessaire. [...]

[...] Le corps de la note : Le corps même de la note n'appelle aucun préambule. Seule compte l'efficacité maximale. On peut toutefois conseiller quelques formules pour entamer le premier paragraphe : Il paraît indispensable de J'attache de l'intérêt à Je crois utile de Il est rappelé que La signature : La note doit absolument être signée. Si le nom du signataire est présent dans l'en-tête, il n'est alors pas nécessaire de le repréciser avant la signature. Si le nom n'est pas mentionné dans l'en-tête, il convient alors de la faire figurer avant la signature. [...]