La gestion des dossiers du personnel

Résumé du document

I. LES DOSSIERS DU PERSONNEL

1. Le dossier individuel

L'employeur doit disposer d'un certain nombre de données pour gérer le personnel et sa carrière.

De nombreux évènements de la vie du salarié doivent faire l'objet d'un suivi : recrutement, rémunération, formation, évolution de ses compétences.

La PME doit donc disposer d'un système de stockage et de consultation des données relatives à son personnel (dossiers matérialisés pour les documents sur support papier ou dématérialisation à l'aide d'une solution de Gestion Électronique des Documents ? GED).

2. Le suivi médical

L'entreprise a l'obligation d'effectuer un suivi de santé de ses salariés afin de vérifier leur aptitude à occuper un poste de travail :

- visite médicale d'embauche ;

- Puis visites périodiques obligatoires (tous les deux ans dans le cas général) ;

- Visites de reprise après une absence significative du salarié.

Un certain nombre de déclarations sont à établir notamment pour assurer la couverture sociale des collaborateurs.

3. Les évènements sociaux

L'entreprise est un groupement humain dont le fonctionnement peut être rythmé par des évènements nécessitant une gestion administrative de données :

- Évènements festifs (anniversaire de l'entreprise, inauguration de nouveaux locaux...) ; (...)

Extraits

[...] Des règles éthiques et juridiques s'appliquent à la gestion de ces données dans un système de plus en plus automatisé. I. LES DOSSIERS DU PERSONNEL 1. Le dossier individuel L'employeur doit disposer d'un certain nombre de données pour gérer le personnel et sa carrière. De nombreux évènements de la vie du salarié doivent faire l'objet d'un suivi : recrutement, rémunération, formation, évolution de ses compétences. La PME doit donc disposer d'un système de stockage et de consultation des données relatives à son personnel (dossiers matérialisés pour les documents sur support papier ou dématérialisation à l'aide d'une solution de Gestion Électronique des Documents GED) Le suivi médical L'entreprise a l'obligation d'effectuer un suivi de santé de ses salariés afin de vérifier leur aptitude à occuper un poste de travail : - visite médicale d'embauche ; - Puis visites périodiques obligatoires (tous les deux ans dans le cas général) ; - Visites de reprise après une absence significative du salarié. [...]

[...] Les collaborateurs de ces services doivent respecter la confidentialité des informations transmises ou collectées (montant des rémunérations individuelles, promotions, licenciements, mesures de sanctions, etc Les entreprises doivent tout mettre en œuvre pour assurer cette confidentialité qui, en cas de non-respect, peut entraîner des conséquences fâcheuses pour l'organisation dans son ensemble La protection des données du personnel La loi Informatique et libertés de janvier 1978 précise que tout traitement utilisant des informations nominatives doit faire l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). Par ailleurs, l'utilisation de ce type de données doit faire l'objet d'une information des comités d'entreprise. La loi d'août 2004 est venue compléter celle de 1978 pour ce qui est de l'usage des NTIC en matière de données du personnel. Il est donc impératif d'être prudent et de respecter les contraintes juridiques lorsqu'il s'agit de manipuler des données sur les ressources humaines. [...]

[...] La constitution et la mise à jour d'une base de données du personnel aident à cette organisation. II. L'INFORMATISATION DES RESSOURCES HUMAINES 1. Les apports de l'informatisation Les systèmes d'information RH permettent d'enregistrer toutes les informations utiles, de les stocker, de les traiter en fonction des besoins et de diffuser les informations enregistrées ou produits auprès des différents managers. Grâce aux NTIC, la performance de la fonction Ressources Humaines s'est améliorée. - Gain de productivité ; - Amélioration du service rendu ; - Amélioration de la qualité des décisions GHR ; - Partage de la fonction entre la DRH et les cadres dans les services ; - Prévisions de plus grande qualité Le développement de progiciels pour les RH De nombreux progiciels de paie et de gestion des Ressources Humaines sont apparus. [...]

[...] Ils concernent la paie, la gestion des emplois, des rémunérations, de la formation. La tendance est au développement de progiciels organisés autour d'une base de données unique sur laquelle viennent se greffer des modules de gestion de la paie, de gestion des temps de travail, du recrutement, de la formation et de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC). Ces progiciels : - Facilitent les déclarations sociales auxquelles sont soumises les entreprises ; - Favorisent la décentralisation de la fonction RH vers les responsables opérationnels dans les services ; - Fournissent de nombreuses informations indispensables à la tenue des dossiers du personnel L'intranet ou l'e-RH Les configurations de type réseaux ont fait évoluer le système d'information RH. [...]