La gestion électronique des documents - publié le 26/10/2011

Résumé du document

LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

La GED a pour fonction de favoriser le stockage, l'archivage, la recherche, la consultation et la diffusion de l'information. La gestion électronique des documents, ou la gestion électronique d'informations et de documents existants (GEIDE), est un ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents à partir d'applications informatiques.

Les intérêts de la GED ; Accéder rapidement aux documents ; les applications, de type classement administratif ou archivage, permettent les gains de productivité les plus importants par la réduction des délais et donc des coûts.
Favoriser la diffusion de l'information ; la GED met l'information à la disposition de nombreux acteurs, présents ou distants, dans des délais très réduits, et leur permet d'y accéder simultanément.
Fédérer des informations dispersées ; 80 à 90% des informations d'une entreprise ne sont pas valorisées, utilisées, répertoriées correctement. Ces infos sont le plus souvent dispersées entre les établissements, les services, voire les bureaux. La GED permet de les répertorier.
Favoriser le travail collaboratif ; Dans le cadre d'un réseau, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur les même documents et les enrichir au fur et à mesure de l'avancement du projet qui les réunit, sans avoir à se déplacer.

Les moyens requis par la GED ; La gestion électronique des documents repose sur le réseau local de l'entreprise et des moyens de communication. Des moyens sont nécessaires pour que la GED soit efficace ;
- Des outils de communication internes ; accès aux applications informatiques, transferts de fichiers, messagerie interne ... ; (...)

Extraits

[...] - L'indexation par concepts ; les mots clés ; L'indexation par concepts a pour objectif d'informer sur le contenu des documents. Les mots clés ; sont des mots extraits du titre, du résumé ou du texte du document. Le choix des mots utilisés a pour double objectif ; -de traduire le sens du texte, -de limiter le nombre de mots clés. Une liste de mots clés est préétablie afin d'en limiter le nombre et de faciliter la recherche. L'extraction par programme des mots clés ; la puissance des ordinateurs alliée à des programmes informatiques ingénieux permet l'indexation intégrale des documents. [...]

[...] ; - Des outils de communication externes ; accès à des messageries publiques, accès à Internet ; - Des dispositifs matériels et/ou logiciels appelés "serveurs" dont l'objet est d'offrir des services aux utilisateurs (services d'impression, de sauvegarde de données, de bureautique, de bases de données . ) - Des postes de travail, les clients ; PC sous MS WINDOWS ou Linux . La GED requiert une architecture de type "client-serveur". Le client commande et le serveur sert avec un temps de réponse satisfaisant. L'ACQUISITION NUMERIQUE DES DOCUMENTS - La numérisation des documents ; On entend par "acquisition" la capture ou numérisation de l'info, qui permet de transformer une info papier en une info sous forme électronique. Cette opération rend l'information gérable par l'ordinateur. [...]

[...] Les fichiers bureautiques ; Aujourd'hui, les logiciels de compression (WinRar . ) offrent de très nombreuses fonctionnalités (compression, archivage, codage . ) Ils permettent notamment de compresser toute une arborescence de fichiers dans un seul fichier. L'extension d'un fichier compressé est souvent ".zip" ou ".rar" Lors de la décompression, à l'aide du même logiciel qui l'a compressé ou d'un autre logiciel compatible, le fichier retrouve sa taille d'origine ; il n'y a donc aucune perte. Les fichiers photo, sonores ou vidéo ; Lorsqu'il s'agit de fichiers d'images ou de sons, une opération de compression définitive permet de réduire la taille du document et ainsi d'en faciliter le stockage et la transmission. [...]

[...] - L'indexation formelle ; a pour objectif de classer les documents afin d'en faciliter la recherche. La fiche descriptive ; vise à décrire le document grâce à un ensemble d'informations (auteurs, titre, type de document . ) A chaque document est donc associée une fiche descriptive qui en constitue une réelle "carte d'identité". Les ordres de classement ; Les infos sont classées à partir des données fournies par la fiche descriptive. Les principaux modes de classements sont ; - Le classement thématique ; art, sciences sociales, littérature . [...]

[...] ) ou en la mettant à disposition des utilisateurs possibles (site Web, centre de documentation) ; - En sélectionnant le support adapté ; papier, électronique, fax. Les technologies de l'information et de la communication contribuent largement à la diffusion de l'information ; - Le portail du site de l'entreprise, page d'entrée du site, fournit les liens vers les différentes parties du site, voire d'autres sites ; - Le site Internet présente en ligne l'ensemble des informations que l'organisation souhaite diffuser auprès de l'ensemble de ses partenaires, internes ou externes. [...]