Fiche de fonction - Responsable de service en mairie

Résumé du document

1.1 Le responsable de service participe à l'élaboration de la politique municipale.

1.2 Le responsable de service assure la conduite, le suivi et l'évaluation des projets de service. Pour ce faire, il dispose de 3 instruments privilégiés : le Bilan d'Activités et du Projet de Service (B.A.P.S.), la fiche de conduite de projet et la feuille de route qu'il élabore, actualise régulièrement et transmet à l'élu, au Responsable de pôle et aux autres acteurs concernés.

1.3 Il est garant de la mise en oeuvre opérationnelle du projet de son service, conformément à la procédure « Conduite de projet ».

1.4 Il veille à ce que l'ensemble des actions menées par son service s'inscrive dans un souci de proximité envers l'usager et dans une démarche de démocratie participative en permettant aux usagers d'être partie prenante de la mise en oeuvre des projets et des actions.

1.5 En présence des habitants et des partenaires de la Ville, le responsable de service agit en représentant du maire et de la municipalité, porteur du projet municipal.

1.6 Pour conduire une collaboration régulière et cadrée avec les élus et les responsables de pôle, outre la réunion de pôle, le responsable de service participe à trois types de réunions :

- La réunion entre élu et responsable de service. Cette réunion est essentielle. Elle porte sur les point suivants : examen régulier des feuilles de route, préparation et évaluation des BAPS, préparation budgétaire, propositions d'inscription à l'ordre du jour du Bureau Municipal et projets de notes, points sur les courriers Arrivée et les réponses, échanges sur la vie du service...

- La réunion entre élu, responsable de pôle et responsable de service. Cette réunion tenue à la demande de l'un des partenaires peut porter sur tous les sujets abordés entre élu et responsable de service.

- Entre responsable de pôle et responsable de service. Cette réunion tenue à la demande de l'un ou de l'autre, peut porter sur tous les sujets qu'ils souhaitent aborder (...)

Extraits

[...] Il est l'interlocuteur des responsables d'encadrement et d'équipe pour les congés des agents qu'il n'encadre pas directement. est garant du respect des normes d'hygiène et de sécurité. Il concourre à l'élaboration du document unique d'évaluation des conditions d'hygiène et de sécurité Le responsable de service est garant du respect des procédures du service qu'il a définies et des procédures générales de l'administration municipale dont il assure la diffusion Le responsable de service établit l'agenda du service (dates-clés, calendriers consolidés des différents projets, échéances ) qu'il diffuse aux agents Le responsable de service est garant de la continuité du service. [...]

[...] Elle porte sur les point suivants : examen régulier des feuilles de route, préparation et évaluation des BAPS, préparation budgétaire, propositions d'inscription à l'ordre du jour du Bureau Municipal et projets de notes, points sur les courriers Arrivée et les réponses, échanges sur la vie du service - La réunion entre élu, responsable de pôle et responsable de service. Cette réunion tenue à la demande de l'un des partenaires peut porter sur tous les sujets abordés entre élu et responsable de service. - Entre responsable de pôle et responsable de service. [...]

[...] Aide à la réflexion et à la décision des élus et de la direction générale. Animation et direction du service 1. Conduite opérationnelle du projet de service 2. Coopération transversale interservices 3. [...]

[...] veille au respect du règlement intérieur au sein de son service et le cas échéant, après utilisation des procédures internes, et si besoin, avis du responsable de pôle, engage les procédures de sanction qu'il estime nécessaires. veille à la qualité du climat social au sein de son service. identifie les effectifs, les qualifications et les rattachements hiérarchiques éventuels ainsi que leurs évolutions dans le cadre du BAPS. définit les fiches de postes avec les responsables d'encadrement et d'équipe et conduit leurs évolutions en fonction des évolutions des missions, des métiers et des compétences, dans le cadre du BAPS. participe au recrutement de ses collaborateurs directs. [...]

[...] A ce titre, il élabore chaque année la proposition de budget (en dépenses et en recettes) de son unité compris le budget RH en concertation avec ses responsables d'encadrement et d'équipe, en respectant la lettre de cadrage annuel. exécute son budget dans le respect des procédures comptables et des procédures générales de l'administration municipale. suit son budget tous les mois à partir des informations qui lui sont fournies par le service des finances et celui des ressources humaines. En cas de dépassement, il procède avec son responsable de pôle à l'identification et la mise en œuvre d'actions correctrices. [...]