Fiche de fonction - Responsable de pôle en mairie

Résumé du document

2 . Garant de la mise en oeuvre des politiques publiques dans les différents pôles, de leur cohérence, de leur suivi et de leur évaluation :

2.1 Le DGA est responsable d'un ou de plusieurs pôles. Dans la fonction de responsable de pôle, être garant signifie suivre, alerter, veiller constamment à la bonne réalisation des missions et des projets. Il exerce également une fonction de facilitation et d'aide à la faisabilité. Il veille à la précision et à la déclinaison des politiques municipales et, le cas échéant, demande les clarifications nécessaires auprès des élus.

2.2 Il assure une fonction de pilotage et de suivi stratégiques des projets de son pôle, d'ampleur variable selon les projets : il veille particulièrement à la cohérence des projets avec les politiques publiques mises en oeuvre au sein du pôle. Il participe avec les élus et les responsables de service à la validation des projets inscrits aux BAPS. Il détermine avec les responsables de service les conditions de faisabilité financière, matérielle et humaine des projets et contribue à l'évaluation des projets. Il en assure la coordination au sein de chaque pôle et entre pôles et facilite les arbitrages nécessaires.

2.3 Il mesure la cohérence entre les activités des services à partir des politiques publiques qu'ils servent en commun. Il anime régulièrement des réunions de pôle avec les responsables de service.

2.4 Pour assurer le suivi régulier, le contrôle de cohérence et l'évaluation des missions et des projets de chaque service, il dispose outre du BAPS, des fiches de conduite de projet et des feuilles de route qui lui sont régulièrement transmis par chaque pilote de projet. Il s'assure de l'actualisation systématique de ces trois outils fondamentaux de management des services. Il pourra également établir un bilan de pôle en consolidant les BAPS de chacun des services rattachés au pôle.

2.5 Pour conduire une collaboration régulière et cadrée avec les élus et les responsables de service, et parallèlement à la réunion de pôle, le responsable de pôle participe à trois autres types de réunions (...)

Extraits

[...] Il exerce également une fonction de facilitation et d'aide à la faisabilité. Il veille à la précision et à la déclinaison des politiques municipales et, le cas échéant, demande les clarifications nécessaires auprès des élus Il assure une fonction de pilotage et de suivi stratégiques des projets de son pôle, d'ampleur variable selon les projets : il veille particulièrement à la cohérence des projets avec les politiques publiques mises en œuvre au sein du pôle. Il participe avec les élus et les responsables de service à la validation des projets inscrits aux BAPS. [...]

[...] Il s'assure de l'actualisation systématique de ces trois outils fondamentaux de management des services. Il pourra également établir un bilan de pôle en consolidant les BAPS de chacun des services rattachés au pôle Pour conduire une collaboration régulière et cadrée avec les élus et les responsables de service, et parallèlement à la réunion de pôle, le responsable de pôle participe à trois autres types de réunions : - La réunion entre élu, responsable de pôle et responsable de service. Cette réunion tenue à la demande de l'un des partenaires peut porter sur tous les sujets abordés entre élu et responsable de service et en particulier : la préparation des BAPS à partir des feuilles de route, la hiérarchisation des chantiers et des projets, la préparation des réunions de service, l'examen des évolutions réglementaires, le cas échéant, la clarification des politiques municipales. [...]

[...] Cette réunion, tenue à la demande de l'un ou de l'autre, peut porter sur tous les sujets qu'ils souhaitent aborder Le responsable de pôle assiste aux réunions du bureau municipal et aux réunions du conseil municipal sur les dossiers le concernant Les responsables des pôles ressources humaines et finances, outre la mise en œuvre des politiques ressources humaines et financières veillent particulièrement et, avec leurs responsables, au développement des missions d'appui et de conseil des services RH et finances Le responsable de pôle dispose des outils de pilotage adaptés pour assurer sa fonction stratégique En présence des habitants ou des partenaires de la Ville, le responsable de pôle agit en représentant du maire dans le cadre des délégations de représentation qui lui sont données Garant de la mise en synergie des partenaires 3.1 Dans le cadre de sa fonction de supervision stratégique, le responsable de pôle devra s'attacher à favoriser le partenariat dans le cadre des politiques publiques, des chantiers et des projets inscrits aux BAPS L'ensemble des projets retenus devra être communiqué aux différents partenaires concernés, institutionnels ou non Responsable hiérarchique 4.1 Animateur de pôle, le responsable de pôle exerce vis-à-vis des responsables de service, une fonction hiérarchique A ce titre, il effectue les évaluations professionnelles des responsables de service et la notation des collaborateurs des responsables de service. Participe au recrutement des responsables de service. [...]

[...] Veille à leur implication et à la qualité du climat au sein du pôle Le mode d'encadrement du responsable de pôle est délégatif : il privilégie le cadrage et la validation en amont des actions et des projets, l'évaluation en aval et, lors des mises en œuvre, il veille à l'autonomie des responsables de service et au suivi de l'activité des services grâce aux 3 outils de pilotage qui lui sont régulièrement transmis par les responsables de service et les pilotes de projets : BAPS, fiche de conduite de projet et feuille de route Auprès du responsable de service, il s'assure des conditions de réussite de leur autonomie : validation et hiérarchisation des projets, bilans et recadrage réguliers, accompagnement et soutien en cas de question et de difficultés, coopération directe du responsable de service avec l'élu, discussion autour des questions et des projets à présenter au BM 4.5 Le responsable de pôle anime des réunions de pôle qui rassemble les responsables de service du pôle. Les objectifs de cette réunion : entre autres, suivi des chantiers et des projets, transmission des informations, cohérence entre les actions des services par rapport aux politiques municipales 5. Membre de la direction Générale 5.1 Le responsable de pôle est membre de la direction générale. A ce titre, il partage et fait partager une vision globale et commune des chantiers et des projets. [...]

[...] Porteur de la vision stratégique 1.1 La dimension stratégique de la fonction du DGA/responsable de pôle est centrale. Elle s'exprime à travers les rôles spécifiques qu'il exerce dans l'organisation municipale Il a reçu une commande précise de la part des élus, commande qu'il est chargé de mettre en œuvre dans son activité de direction et d'animation des pôles : Veiller à la proximité avec l'usager dans le fonctionnement des services. Développer la démarche de démocratie participative dans les différents projets et dans les services. [...]