Auto-évaluation - Secrétaire en mairie

Résumé du document

- Une fonction qui facilite le travail du service
La secrétaire est consciente qu'elle joue un rôle essentiel auprès du responsable de secteur, de service, d'encadrement, d'unité ou auprès de la direction générale.
Elle permet : un soutien logistique, une assistance permanente, une aide-mémoire du responsable et plus généralement du service, un carrefour d'échange d'information.

- Une fonction d'interface
La secrétaire est consciente qu'elle joue un rôle d'interface entre son service et les autres services, les partenaires extérieurs, et plus généralement auprès du public (population, médias...).
Elle représente le relais d'informations entre les partenaires extérieurs et la mairie.

- La connaissance de la mairie
La secrétaire a une bonne connaissance de la mairie, de son organisation générale (organigramme, délégation des adjoints, procédures...) et de la place qu'elle y occupe.
Cette connaissance lui permet d'étendre son assistance à l'ensemble des services de la mairie. Elle connaît notamment les secteurs et services avec lesquels elle est amenée à travailler.

- La connaissance du secteur ou du service
La secrétaire a une connaissance précise de son secteur ou de son service, des prestations qui y sont réalisées et des personnes qui en ont la charge.
Cette connaissance doit lui permettre d'appréhender avec efficacité les échanges d'informations internes.

- La connaissance des partenaires externes
La secrétaire connaît les partenaires externes à la mairie qui travaillent avec son secteur ou son service.
Elle met en oeuvre les consignes de diffusion des documents définis avec l'encadrement (destinataires, charte graphique...) et connaît les informations qu'elle peut diffuser et celles qu'elle ne doit pas divulguer.
En cas de doute, elle fait appel à son encadrement (...)

Extraits

[...] Elle la prépare, en s'évaluant elle-même, à l'aide de la fiche de fonction et participe activement à l'entretien. L'esprit d'équipe La secrétaire est consciente qu'elle fait partie d'une équipe et agit dans cet esprit. Elle apporte son savoir-faire. Le climat de confiance La secrétaire contribue à créer et à entretenir un climat de confiance professionnelle avec son équipe (collègues et encadrement). L'échange d'informations ( La secrétaire transmet toutes les informations utiles à l'encadrement. Elle sait alerter son encadrement dans le cas d'informations prioritaires. [...]

[...] Donner à la procédure annuelle d'évaluation une base concrète permettant une évaluation professionnelle objective et constructive. Identifier les marges de progrès individuelles et les traduire sous forme d'objectifs et d'actions personnelles. Identifier les marges de progrès communes à une même famille d'agents et les traduire sous forme d'actions collectives (organisation, formation). ( indique un critère obligatoirement pris en compte pour la notation La fonction des secrétaires se décline en 6 facettes Au sein de chaque facette, les principaux points caractéristiques de la fonction sont identifiés dans les pages suivantes. [...]

[...] La maîtrise des outils informatiques La secrétaire maîtrise les outils informatiques mis à sa disposition. Elle utilise les logiciels de manière optimale pour garantir le bon fonctionnement de son service. Elle connaît et respecte les procédures informatiques relatives au réseau (accès, architecture Les règles d'utilisation du matériel La secrétaire connaît et respecte les règles d'utilisation du matériel mis à sa disposition et notamment celles qui sont relatives à l'utilisation optimale des fournitures, du téléphone, de la télécopie, de la photocopieuse et de la messagerie électronique. [...]

[...] Elle connaît notamment la procédure de passation d'une commande (bons de commande, circuit de signatures Le montage de réunions ( La secrétaire organise les réunions à la demande de soin encadrement. Elle veille notamment à la diffusion de l'ordre du jour à l'ensemble des participants, à la réservation de la salle, à la présence de tous les participants. L'agenda La secrétaire tient régulièrement à jour l'agenda de son encadrement. Elle fait le point quotidien avec l'encadrement sur les rendez vous et les réunions fixées. L'accueil téléphonique ( La secrétaire assure efficacement l'accueil téléphonique de son encadrement. Elle filtre les appels et prend les messages avec précision. [...]

[...] Elle le respecte en permanence. Ce mode de classement doit permettre à l'encadrement ou à ses collègues de s'y retrouver en cas d'absence. L'archivage La secrétaire connaît et respecte les règles d'archivage générales de la mairie et particulières au service. La mémoire du service ( La secrétaire connaît la mémoire du service. Elle connaît l'existence de l'ensemble des dossiers traités, des contacts du service et en établit l'historique. Elle est capable de retrouver rapidement les dossiers ou documents archivés. Le respect des délais ( L'agent est conscient des délais d'exécution de chacune de ses tâches. [...]