L'animation d'une réunion

Résumé du document

Ce document présente le déroulement d'une réunion, de sa préparation à sa réalisation. Il présente les différentes phases de la réunion ainsi que les outils d'animation qui vont être mis en place. Il se compose de quatre grandes parties détaillées dans le sommaire ci-dessous.

Extraits

[...] De même, effectuer la réunion dans un lieu imposé pour des raisons hiérarchiques (ex : pour ne pas faire se déplacer le directeur) n'est pas forcément une bonne décision. Le choix du lieu peut être justifié par des tas de raisons complexes et contradictoires. Il est juste important d'y avoir pleinement réfléchi. La bonne organisation matérielle d'une réunion est un gain de temps, c'est la suppression de nombreux tracas. C'est aussi l'assurance d'un travail continu dans des conditions confortables, c'est veiller à rendre efficace l'énergie dépensée par chacun. [...]

[...] - Les rituels sociaux : On recense les pauses de café trop longues ou les longues présentations qui ne permettent pas d'échange. - Les procès d'intention : Les participants qui utilisent la réunion comme un tribunal ou un champs clos de leur colère. - L'intimité : Toutes les conversations privées entre deux participants assis à côté. - Les Passe temps : Ce qui permet au groupe de faire une pause et d'échanger des informations, de se détendre. Ces moments sont les plus importantes pertes de temps dans une réunion. L'animateur se doit de les faire cesser. [...]

[...] 11-13 L'animateur p Le rapporteur p Le groupe p. 12-13 Conclusion p ANNEXES p. 16-17 BIBLIOGRAPHIE p Introduction Définition de la réunion : Une réunion c'est la rencontre entre un animateur et un certain nombre de participants dans un lieu précis et déterminé. Celle-ci a pour objectif de faire le point sur ce qui a déjà été fait (information), générer des idées pour la suite (discussion) et prendre des décisions pour le futur. Définition de l'animation de réunion : Animer une réunion, c'est la diriger, la piloter de manière à ce qu'elle atteigne les objectifs dans les temps impartis. [...]

[...] A la suite viendront les questions diverses, puis la conclusion. La parole et la hiérarchie : le rôle de l'animateur est central. Il assure le respect de l'ordre du jour ainsi que la durée prévue pour chaque thème, mais aussi rythme la prise de parole en permettant à chaque participant de s'exprimer. L'animateur doit s'imposer, si possible en douceur et avec humour, sur le reste du groupe. Cependant, selon l'objectif de la réunion, il peut être intéressant de dissocier animation et niveau hiérarchique. [...]

[...] Pour conclure l'animateur doit atteindre les objectifs fixés de la réunion, appliquer les outils appropriés, obtenir le consensus du groupe et établir un plan d'action afin de faciliter la communication entre les parties. Par ailleurs, le fait de changer d'animateur peut être appréciable lorsque les réunions sont répétitives. L'animateur tournant peut donc apporter une conception différente de la réunion. - Le rapporteur : Son rôle est de retranscrire le contenu de la réunion de manière synthétique, et de le diffuser aux personnes concernées. [...]