Conduite et animation des réunions

Thèmes abordés

Réunion, management, animation, psychologie

Résumé du document

Notre vie sociale et notre vie professionnelle sont envahies par des appels à participer à des réunions, à les organiser ou à les diriger. Conférences, dîners-débats, tables rondes, meetings, réunions de travail, commissions, groupes de décision, séminaires, etc. « La cité moderne est pleine de réunions ».

Tout organisme social a besoin de la participation active de ses membres, pour exister et pour s'accroître. La réunion est un fait social fondamental.

Le thème de la réunion fixe le cadre des points d'intérêt et des préoccupations communs que l'animateur aura pour mission de faire partager aux participants, dont il saura faire intervenir tour à tour.

L'animateur se prépare a jouer sans rôle de manière à atteindre au mieux l'objectif : objectif d'information, objectif de motivation ou objectif de production.

Pour un objectif d'information, l'auditoire devra être « mis à l'écoute » afin de recevoir dans de bonnes conditions les messages clés. Un débat permettra de satisfaire le besoin l'expression des participants.

Pour un objectif de motivation, l'animateur recherchera l'adhésion commune et une implication centrée sur les actions futures ainsi que l'engagement de chacun pour les mener à bien.

Pour un objectif de production, l'animateur gérera le travail de groupe de manière à ce que les opinions et les idées différentes soient exprimées et enrichissent le résultat commun.
Quel que soit l'objectif, « le film » du déroulement de la réunion pourra être « monté » au préalable et pré-visualisé.

Notre travail portera sur la « Conduite et Animation des Réunions » en mettant le point sur l'organisation et le déroulement de la réunion en abordant les principaux types de réunions. Ainsi que le rôle indispensable de l'animateur et des participants. Enfin, les problèmes et les difficultés rencontrés lors d'une réunion.

Extraits

[...] Il se sent à découvert et en danger. Sa ressource habituelle est de se raccrocher à son propre statut social, et sa méthode consiste à transposer dans la situation de réunion, son style habituel de commandement et de relations humaines. L'impossibilité de changer de rôle : Ces responsables ne disposent que d'un seul rôle. A cela s'ajoute la peur du changement, phénomène non conscient, généralement traduit par d'excellentes justifications rationnelles, et solidaires d'une résistance au changement (peur d'être dépossédé du statut habituel et donc de perdre l'autorité). [...]

[...] Comment préparer une réunion ? La phase de préparation comprend les grandes étapes suivantes : - Définir les objectifs de la réunion (TOP : thème, objectif, plan) ; - Choisir le type de réunion ; - Définir la liste des participants (internes-externes en fonction des points de l'ordre du jour) ; - Planifier la réunion (date, lieu, disponibilité des participants, durée de la réunion, durée de chaque point de l'ordre du jour, date d'envoi de la convocation) ; - Organiser la logistique et l'intendance générale (réserver la salle de réunion, prévoir les moyens matériels et de communication, organiser les transports, les repas, les logements) ; - Rédiger la convocation[6] et l'ordre du jour (implication du demandeur et de l'animateur). [...]

[...] qu'il aura disposés sur les murs ou sur les tables. Il faut également penser aux équipements de travail des participants : feuilles pour la prise de notes, quelques stylos à bille, documents à leur remettre, classeur éventuellement. La disposition des tables et des chaises doivent correspondre au type de la réunion, c'est soit une disposition des tables en U ou en V. Avec cet agencement, chacun des participants voit la quasi-totalité des autres membres du groupe (sauf ses voisins de droite et de gauche), ce qui facilite l'expression : on parle plus facilement à une personne que l'on a en face de soi que lorsqu'elle se trouve dans votre dos et qu'il faut se retourner pour la voir. [...]

[...] Elle officialise le démarrage de contrat et sensibilise les participants aux enjeux de celui-ci dans le contexte économique et stratégique de l'entreprise. De type descendant 6. Réunion de type brainstorming La réunion dite de brainstorming, dont la traduction littérale est tempête des cerveaux, est une méthode de réflexion et de créativité orale de groupe. Cette méthode qui fait appel à l'imagination créative consiste, à partir d'un objectif initial clairement défini, à produire le plus d'idée possible dans une durée définie. [...]

[...] Comme un écho, il est d'accord avec tout ce que dit l'animateur. Il peut considérer qu'il se fera bien voir (dans quel but ou alors il cherche à flatter l'animateur. Le leader, Celui qui veut prendre le pouvoir II exprime un sentiment de supériorité. Il cherche à entrer en concurrence avec l'animateur et l'interrompt pour reprendre le thème à son compte. Le sceptique Il n'attache pas grand crédit à ce que disent les participants, animateur compris. Le dormeur, celui qui est détaché, désimpliqué Le sujet l'intéresse-t-il ? [...]