Analyse d’une réunion d’équipe

Résumé du document

La réunion est un élément incontournable de la vie de l'organisation (entreprise ou association). Tout cadre, directeur ou chef de service est amené à en préparer et donc à en conduire. Il peut, aussi n'être que participant, voire observateur. Une chose est certaine, c'est que la réunion est un outil indispensable au travail d'équipe.
Pour autant qu'elle puisse l'être, son efficacité dépend de plusieurs facteurs : sa préparation, son objectif, son déroulement et son animateur bien sûr, chaque élément étant complémentaire de l'autre. Cependant, si nous avons tous participé, à un moment ou à un autre, dans rôle d'animateur ou de simple "animés", à ce genre d'exercice, nos expériences gardent en mémoire les "ratés" et le sentiment de "perdre son temps" que certaines réunions peuvent avoir comme effet.
La conduite de réunion est l'une des prérogatives d'un responsable de structure et nos organisations y consacrent un temps (sous des formes multiples) précieux. La réussite de ces dernières nous permet donc de gagner en temps et en « productivité » d'atteinte de résultats. Mais elles ne peuvent être efficaces que si ses enjeux, son déroulement et son objectif sont compris par tous les acteurs.
En ce sens la compréhension des mécanismes qui agissent dans le cadre d'une réunion, ainsi que l'apprentissage de ses différentes formes et de leurs conduites est impératif pour un responsable de structure.
L'observation de réunion que je présente ici participe à cet apprentissage.

Extraits

[...] et les projets en cours ? on le saura quand ? KA et MH sur des questions d'engagement de formation et autres problèmes salariaux et personnels, MJ plus accès sur la continuité du service AB soucieux de savoir si cela changera quelque chose pour lui. SP essaye d'abord d'éluder les questions en prétextant qu'il y répondrait au cas par cas dans les jours qui suivraient, cependant l'insistance de l'équipe était telle qu'il finit par donner un peu plus d'explications. Il est 10h45, SP bon c'est quoi l'ordre du jour ? [...]

[...] Sa seule intervention lui a valu une réprimande et un entretien avec le directeur. Cependant à la clôture de la réunion il semble revivre (parce que c'est la fin Son attitude et son comportement peuvent traduire plusieurs choses : un positionnement hiérarchique lui interdisant toute initiative ? La fatigue (il sortait de son service de nuit) ? Une équipe qui semble l'ignorer ? Il est le seul à avoir posé les questions du départ du directeur en terme de qu'est ce que ça change pour moi ? C'est pour quand ? [...]

[...] Toutefois une configuration hiérarchique était déjà possible ; MJ en l'absence du directeur semblait superviser l'équipe. À ces remarques j'ajouterai celle du manque de ponctualité, du non-respect du cadre délimitant (tout au moins le début) le plan horaire de la réunion, d'autre part l'autonomie du groupe m'interrogeait, la réunion allait-elle avoir lieu si SP ne venait pas ? 2. La réunion[1] S'il est déjà difficile d'être observateur et d'analyser une réunion aux contours plus formalisés, celle-ci m'est apparue, tout d'abord, venir d'un "espace inconnu" (en terme d'analyse) : qu'est-ce qui s'est dit réellement ? [...]

[...] S'engage alors une discussion sur la participation de tous les hébergés à la cuisine, MH et MJ semblent s'accorder sur une solution intermédiaire, AK refuse de l'entendre, finalement SP tranche pour l'idée initiale de MH. Il est 11h30, SP clôt la réunion : faut libérer la salle, les hébergés vont arriver, j'ai des coups de fil à donner. Quelqu'un s'est occupé des sandwiches aujourd'hui ? AB : c'est moi qui les ai faits ce matin . SP me salue et se retire, AK se lève pour aller fumer une cigarette, AB débarrasse la table et MJ et MH reprennent la discussion entamée plutôt. Analyse de la réunion Le rôle d'observateur n'est pas facile. [...]

[...] Si oui vous m'en parlez cet après-midi dans mon bureau. Voyons d'abord le planning de cet été Après 5 à 10 minutes d'informations de MJ sur les congés, les personnes à prévoir et qui fait quoi, AK intervient pour dire qu'il aurait besoin de tel ou tel jours non prévus, pendant l'été. SP vous voyez ça directement avec MJ, si c'est possible ou pas la suite». MJ : qui prend en charge la cuisine jusqu'au retour de XP (le cuisinier malade) ? [...]