Le rôle de l'assistant de gestion RH : assurer le suivi des congés annuels et gérer les absences

Résumé du document

I. LE POSITIONNEMENT DE L'ASSISTANT DE GESTION

1. Lors de la prise de fonction

Lorsque l'assistant de gestion occupe en délégation un poste aux ressources humaines, il doit tout de suite mettre ses connaissances à jour en matière de droit du travail. Cette branche du droit a des sources législatives et réglementaires, mais aussi des sources conventionnelles qui varient selon la branche d'activité et l'entreprise .

Connaissances à acquérir :

- Recherche documentaire sur la législation applicable à l'entreprise : convention collective dont relève l'entreprise (indiquée sur les bulletins de salaire), existence ou non d'un accord collectif d'entreprise qui fixe des aménagements particuliers en matière de temps de travail, de congés annuels...

- Étude du règlement intérieur de l'entreprise donnera aussi des indications sur les horaires des salariés, les obligations de présence...

- Informations relatives aux salariés : nature de leur contrat (CDI, CDD, ...), statut (cadre, non-cadre), ancienneté, situation familiale (marié, pacsé, célibataire ou sans enfants).

- Procédure en vigueur en matière de prise de congés (ordre des départs) et de remplacement des absents.

2. Vis-à-vis de l'employeur

En matière de congés annuels notamment, c'est l'employeur qui est le seul décideur. Il peut déléguer cette mission à un directeur ou responsable des ressources humaines selon la taille de l'entreprise.

Rôle de l'assistant de gestion :

- Proposer des solutions, organiser et suivre le déroulement des opérations (congés ou remplacement des absents) en tenant compte des contraintes juridiques précipitées ; (...)

Extraits

[...] L'assistant ne doit donner des informations qu'avec la certitude de l'aval obtenu par l'employeur Rôle d'interface avec l'ensemble du personnel Vis-à-vis des autres membres de l'organisation, l'assistant de gestion assure le relais des décisions prises. Ces décisions ont un caractère très sensible : la gestion du temps, les congés sont porteurs d'enjeux personnels forts. Les qualités d'écoute, d'empathie et de discrétion seront nécessaires, comme celles de fermeté, d'argumentation et de négociation. Cette fonction demande une bonne résistance au stress, au vu des sollicitations du personnel en la matière, stress qui peut être plus ou moins accru selon le style de management en vigueur. [...]

[...] D'autres organisations choisissent le recours aux stagiaires avec conventions de stage. La situation personnelle du salarié demandeur : le chef d'entreprise décide des consignes données sur l'ordre des départs (en fonction du statut, de l'ancienneté, de la charge de famille L'assistant devra prendre en compte ces deux éléments pour conseiller sur les arbitrages à opérer Créer des supports La mission principale de l'assistant est la création de supports qui vont permettre de : - Mettre en place une procédure (liste de contrôle, notes de service ) ; - Informer en temps utile le personnel de la procédure et autres modalités de congés (notes de service) ; - Collecter les souhaits des salariés (imprimés papiers ou formulaires en ligne) ; - Hiérarchiser les priorités (ordinogrammes, arbres de décisions ) ; - Proposer un planigramme des congés à l'approbation du dirigeant (planning Excel ou sous progiciel) ; - Communiquer aux intéressés les décisions prises (notes individuelles) ; - Suivre et mettre à jour le planning des congés. [...]

[...] L'ORGANISATION DES CONGÉS 1. Recenser les contraintes a. Les contraintes juridiques Le code du travail prévoit deux catégories de congés : - les congés annuels, dits congés payés, qui représentent 2,5 jours de congés par mois (vus dans la fiche ressource ; - les autres congés, pris pour des motifs personnels et prévus par la loi. Il ne faut pas perdre de vue que ces congés légaux peuvent être assouplis selon la convention ou l'accord collectif en vigueur dans l'entreprise. b. [...]

[...] Le rôle de l'assistant : Alimenter régulièrement l'outil de suivi si cela ne se fait pas automatiquement (par badge, par exemple) et enregistrer toutes les informations venant du salarié lui-même ou des services où une absence est déclarée. Ce suivi régulier alimentera les tableaux de bord sociaux du dirigeant Proposer des solutions de remplacement Il faut rapidement trouver une solution pour que le travail de l'absent ne s'accumule pas ou ne se répercute pas sur d'autres postes de travail. À défaut, les conséquences peuvent être économiques (perte d'un marché), sociales (démotivation), organisationnelles (désorganisation ou dysfonctionnement d'un service) L'assistant doit avant tout évaluer le besoin de remplacement en fonction de certains critères : la durée de l'absence, la technicité du poste, l'effectif du service dont dépend l'absent, l'anticipation possible ou non de l'absence. [...]

[...] Lors de la prise de fonction Lorsque l'assistant de gestion occupe en délégation un poste aux ressources humaines, il doit tout de suite mettre ses connaissances à jour en matière de droit du travail. Cette branche du droit a des sources législatives et réglementaires, mais aussi des sources conventionnelles qui varient selon la branche d'activité et l'entreprise[1]. Connaissances à acquérir : - Recherche documentaire sur la législation applicables à l'entreprise : convention collective dont relève l'entreprise (indiquée sur les bulletins de salaire), existence ou non d'un accord collectif d'entreprise qui fixe des aménagements particuliers en matière de temps de travail, de congés annuels - Étude du règlement intérieur de l'entreprise donnera aussi des indications sur les horaires des salariés, les obligations de présence - Informations relatives aux salariés : nature de leur contrat (CDI, CDD, statut (cadre, non-cadre), ancienneté, situation familiale (marié, pacsé, célibataire ou sans enfants). [...]