Pourquoi faire des réunions, elles apparaissent nécessaires dans certains cas, pourquoi ?

Résumé du document

Chaque jour, et dans les milieux les plus divers, entreprises, associations, administrations, partis politiques, syndicats patronaux et ouvriers, clubs, organismes gouvernementaux… se tiennent de très nombreuses réunions.
Certaines sont uniques ou n'ont lieu qu'à des intervalles de temps éloignés (ex : tous les ans pour les assemblées d'actionnaires), mais la plupart réunissent un même nombre de participants pendant des semaines, des mois, parfois d'avantage. La périodicité de ces réunions peut-être mensuelle ou hebdomadaire.
Aujourd'hui on constate une maladie à la mode : « la réunionite », en effet les organisations ont tendance à se réunir de plus en plus souvent.
Dans cette perspective, une réunion est une rencontre organisée de gens qui ont à accomplir en commun une tâche déterminée, sous la conduite d'un des participants, tout le travail s'accomplissant au niveau de la parole, de l'échange et de l'écoute. Se réunir permet en effet, de profiter de la vision de chacun, de partager une vision commune et/ou des projets communs, d'être plus perspicace.

Extraits

[...] La manière la plus efficace de résoudre un conflit consiste à le médiatiser c'est-à-dire à trouver un tiers. Ce tiers peut-être un participant perçu comme neutre par le reste du groupe et par les deux protagonistes ou, l'animateur s'il respecte la neutralité ou une méthode permettant de décrire rapidement, complètement et d'afficher le conflit qui n'intéresse qu'une minorité et ralentit le travail de la majorité. Dire Je pour être objectif : Paradoxalement, c'est l'expression de sa subjectivité qui est objective si l'on part de la réalité vécue par chaque participant, car aucune autre personne ne connaît mieux le problème qu'elle-même. [...]

[...] - Produire les documents préalables clairs et exploitables : Une fiche de synthèse des documents relatifs au sujet, accompagnée de la liste exhaustive des documents que l'on peut consulter ou demander permet d'avoir des acteurs renseignés et donc plus actifs. Il ne faut surtout pas surinformer, par exemple l'envoi de nombreuses photocopies, revient à ne rien envoyer du tout, car personne ne les lit. - La préparation des supports permet d'élaborer des interventions claires et précises : transparents, diapositives, vidéos seront les supports essentiellement utilisés. - Préparer le lieu de la réunion : disposition des participants, matériel audio-visuel. - Vérifier que la salle est libre et ouverte. - Répéter la réunion à blanc. [...]

[...] S'ils préparent leurs réunions, il y aura donc un échange et chacun pourra apporter son expérience personnelle, sa réflexion. Cet apport est irremplaçable. En effet, comme chaque personne est unique, personne n'aura vécu la même chose et chacun pourra participer au débat pour défendre son apport. Le plus difficile sera de synthétiser afin que l'apport de chacun soit bien pris en compte : Du je qui devient nous En effet, si on ne prend pas en compte l'apport de chacun, le risque est de ne plus avoir de préparation, de participation active au débat, et pourquoi pas absentéisme ou départ du groupe. [...]

[...] Si vous devez assister à une réunion, faites tout votre possible pour arriver en retard. Faites du bruit lorsque vous entrez dans la salle, et quand vous êtes assis, n'hésitez pas à parler avec votre voisin afin de couvrir la voix de la personne qui traite de l'ordre du jour. Critiquer automatiquement les interventions des participants afin de brouiller la compréhension de la pensée et de l'expérience de ceux-ci. Quand l'animateur propose une méthode de travail, rejetez-la en prétextant que vous n'aimez pas ce genre de contrainte. [...]

[...] Ainsi, elle favorise les contacts rapprochés et tous les participants peuvent voir les supports utilisés. E - Définition des objectifs d'une réunion Avant le début d'une réunion, il est primordial de définir avec précision l'objectif de celle-ci. Cet objectif sera communiqué aux participants avant la réunion, par l'intermédiaire de la convocation, et rappelé à son commencement, en précisant le résultat que l'animateur souhaite atteindre. Plusieurs besoins sont à l'origine d'une réunion (faits constatés, besoin d'information, prise de décision Pour les différents types de réunions, il est important de déterminer clairement les objectifs poursuivis. [...]