Organisation d'une équipe : la planification des tâches et TRT

Thèmes abordés

TRT Tableau de Répartition des Tâches, performance, activité commerciale, activité administrative, activité de management d'équipe, organisation du travail, aménagement du planning hebdomadaire, difficultés, salarié

Résumé du document

Pour améliorer les performances commerciales globales de l'agence, le directeur de l'agence vous confie l'analyse des tâches de l'équipe.
Construisez un TRT (Tableau de Répartition des Tâches) en regroupant les différentes tâches par type d'activité commerciale, administrative et de management d'équipe.
Analysez la répartition des tâches.

Extraits

[...] Le directeur d'agence occupe 77,14% de son temps à la partie commerciale de l'agence, en se concentrant sur les gros clients (gestion de patrimoine, réception client . ) et à la prospection ainsi que la veille. Le reste de son temps est occupé au management d'équipe de l'unité commerciale (organisation des réunions ainsi que le suivi d'activité et les tableaux de bord). On constate que le directeur d'agence ne prend pas part aux tâches administratives de l'unité commerciale. Proposez des modifications pour améliorer l'organisation du travail dans l'équipe. [...]

[...] Organisation d'une équipe : la planification des tâches Énoncé Exercice 1 Vous êtes stagiaire dans une agence d'assurance qui comprend un conseiller clientèle, un chargé d'accueil et un directeur. Une étude de satisfaction a récemment été menée et révèle une insatisfaction il y a une attente trop longue au niveau de l'accueil par ailleurs les objectifs de vente du conseiller ne sont pas atteints depuis plusieurs mois. La gestion des sinistres est prise en charge par le siège après la constitution des dossiers par l'agence. [...]

[...] La partie administrative de l'agence représente 17h de travail hebdomadaire. Cela pourrait permettre de libérer du temps de travail au conseiller clientèle et au chargé d'accueil (11h) pour se consacrer à leur corps de métier et ainsi remplir leurs objectifs qualitatifs et quantitatifs. Exercice 2 Proposez un aménagement du planning hebdomadaire qui permettra de remplacer les 3 vendeurs en formation pendant leur absence (faire un planning hebdomadaire). Planning hebdomadaire Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Total Hugo 10h-14h Formation Formation Formation 10h-15h 10h-15h 14 Walid 14h-19h Formation Formation Formation 10h-15h 15h-19h 14 Théo Repos 10h-19h 10h-19h 10h-19h 10h-14h 15h-19h 35 Chloé 14h-19h Formation Formation Formation 15h-19h 14h-19h 14 Serena 10h-15h Repos 10h-19h 15h-19h 10h-19h 10h-18h 35 Radhija 10h-15h 10h-19h 15h-19h 10h-19h Repos 10h-18h 35 Enzo Repos 11h-18h 11h-16h 11 h-16h 10h-14h 12h-16h 25 Quelles sont les difficultés rencontrées ? [...]

[...] Pour remédier à ces difficultés, il faut trouver le meilleur ordonnancement possible en fonction des possibilités des salariés (modification des horaires habituels des salariés, des jours de repos), modifier les temps de travail des salariés en fonction des jours afin de combler l'absence des salariés en formation. Les jours de plus grande affluence dans le magasin sont généralement le vendredi et samedi, j'ai essayé de mettre sur ces jours le plus de vendeurs dans le magasin. Le planning hebdomadaire est un exemple mais peut être modifié en fonction des préférences des salariés (dans la limite de la faisabilité des demandes et de la compatibilité de celles-ci entrent-elles). [...]

[...] Le chargé d'accueil doit augmenter considérablement son temps consacré à l'accueil des clients, ce qui représente le cœur de son métier. Actuellement, il consacre seulement 28,57% de son temps à cette tâche. Cette valeur doit dépasser les 50% pour que les clients soient satisfaits de l'accueil en agence. Cela va réduire son temps nécessaire aux tâches administratives qui seront donc à faire par le directeur d'agence ou le conseiller clientèle. Le conseiller clientèle va donc avoir deux heures supplémentaires libérées par le chargé d'accueil (accueil client) pour prospecter ce qui pourrait lui permettre d'atteindre ses objectifs mensuels. [...]