Optimisation des processus administratifs : commander des équipements de protection individuelle - Fiche de mission

Thèmes abordés

Commandes, EPI équipement de protection individuelle, missions, planning d'achats, planning de commandes, initiative, logiciel de commandes, Excel, ressources, gestion des mails, EDF SA Electricité de France, services, suivi des commandes, Travail, outil informatique

Résumé du document

L'entreprise EDF SA (Électricité de France) est le leader français de la production énergétique hydraulique, photovoltaïque, nucléaire et thermique. Cette entreprise s'engage sur la responsabilité environnementale, le développement durable et le respect de la personne. L'entreprise veille à fidéliser ses clients et les satisfaire avec des services adaptés.

Extraits

[...] En effet, c'est le fournisseur Office Dépôt qui était le moins cher. Je passais alors une commande sur le logiciel Dauphin, logiciel de commande de l'entreprise et sur le catalogue d'Office Dépôt. Lorsque j'avais fini de mettre tous les articles dans mon panier, je vérifiais le prix à l'aide du tableau de budget du mois de décembre 2019 de l'Etat Major et je soumettais le panier à validation. Ainsi ma manager validait ma commande. J'avais alors un mail m'indiquant que ma commande était validée. [...]

[...] Cette mission m'a permis de prendre plusieurs initiatives et responsabilités puisque j'étais responsable des commandes et de l'équipement de protection individuelle des postes. J'ai pris l'initiative de relancer les personnes qui ne répondaient pas et j'ai également pris l'initiative de faire une organisation grâce au logiciel EXCEL. Plusieurs éléments d'analyse me semblent à retenir dans le cadre de cette mission. D'abord, celle-ci a su subvenir au besoin formulé par les Ressources Humaines au niveau de la sécurité des données de l'entreprise. [...]

[...] Grâce à cette mission j'ai su prendre des initiatives et une conscience professionnelle pour mener à bien celle-ci jusqu'au bout. J'ai travaillé seule mais ma manager vérifiait et validait mes tâches. Les agents étaient également en contact avec moi puisqu'ils me répondaient. En termes d'organisation du travail, j'ai veillé à mettre en place un outil informatique pour savoir à qui donner quelle protection individuelle. Ma manager tend à garder une organisation de telle sorte à ce qu'elle valide mes travaux régulièrement. Pour l'entreprise, les données confidentielles seront cachées lors des déplacements des agents. [...]

[...] Enfin, j'envoyais un mail aux agents pour leur dire que les caches écrans avaient été reçus et avant leur arrivée j'ai noté les noms sur les caches écrans pour gagner du temps lors de la remise en main propre. J'ai dû faire face à plusieurs contraintes : tout d'abord, le délai de réponse de certains agents était trop long. Il fallait parfois que je fasse une relance auprès de certains. J'avais également une contrainte au niveau du prix car il ne fallait pas qu'il soit inférieur à une certaine somme puisque la prise en charge coûte 50Euro. [...]

[...] A la suite de ce mail, j'ai commandé des écrans de confidentialité en demandant à tous les salariés les dimensions de leur écran. Une démarche préparatoire a été menée pour recenser précisément les besoins puisque j'ai envoyé un mail aux agents du département Hub2b en reprenant et en synthétisant le mail des Ressources Humaines. Les agents ne concernent donc pas les prestataires ou les alternants. J'ai également ajouté la vidéo dans le mail envoyé aux agents pour avoir un message plus impactant en voyant une mise en situation. [...]