Gérer son temps

Thèmes abordés

Gestion du temps, activité managériale, disponibilité sélective, procrastination, gestion des tâches, bloc de concentration

Résumé du document

Cette présentation comporte un test de personnalité permettant de déterminer votre profil ainsi qu'une liste de conseils afin de gérer votre temps.

Extraits

[...] Je perds beaucoup de temps et j'ai du mal à reprendre mon travail après une interruption. Profil 4 • 4. Votre relation avec les délais est plutôt . • Je les respecte toujours et j'anticipe les échéances. J'essaie de les respecter, mais il m'arrive d'être en retard. Je suis souvent débordé(e) par mes engagements. Je procrastine et je termine souvent mes tâches en urgence. Profil 5 • 5. Quand vous avez beaucoup de choses à faire, vous • Priorisez et déléguez si possible. Faites une chose après l'autre, mais parfois sans suivre un vrai plan. [...]

[...] Acceptez tout et vous vous retrouvez sous pression. Remettez au lendemain les tâches complexes. Majorité de A : 🏆 Le Stratège – Vous êtes organisé(e), anticipez les tâches et gérez bien votre temps. Vous savez prioriser et vous restez efficace même sous pression. Quel est votre profil ? Majorité de B : ⚖️L'Adaptable – Vous êtes flexible et efficace, mais un meilleur planning vous aiderait à être encore plus productif(ve). Majorité de C : 🔥 Le Débordé – Vous prenez trop de tâches et avez du mal à dire non. [...]

[...] Faire du temps un allié (activité managériale) Gestion du temps = discipline personnelle et continuelle Fixation d'objectifs Planification et replanification But ultime : gagner en « qualité de vie » et de liberté Principe de disponibilité sélective 8 principes de base pour gérer son temps Principe d'identification des pièges du temps Principe de l'acquisition des bons réflexes Principe de l'évitement de la procrastination Principe de gestion quotidienne des tâches Principe de planification Principe de l'urgence et de l'importance Principe des fausses urgences Donner des limites d'entrée de jeu (tél, entretien, réunion ) quitte à reporter Principe de disponibilité sélective Délimiter des périodes de noninterruption (et les annoncer) Faire filtrer les appels (distinguer disponibilité permanente, sous condition, indisponibilité) Instituer des rôles et des tours de rôles Principe d'identification des pièges du temps : interruptions Motifs légitimes = vraies urgences (part incompressibles) : prévoir 20% du temps, réfléchir à une disponibilité sélective Délégation insuffisante : donner directives précises et moyens pour les gérer Demandes techniques, administratives : mauvais classements, manque de réunions de coordination (chercher les causes et traiter) Conversations excessives : songer à différer, à déléguer (limiter et reprogrammer les éléments qui font diversion ; utiliser la disponibilité sélectivité) Principe de l'acquisition des bons réflexes Examiner ses habitudes en matière de « gestion » du temps Supprimer celles qui se révèlent mauvaises, vieilles, inefficaces, chronophages Garder et renforcer celles qui font gagner du temps Principe de l'évitement de la procrastination Le report d'une tâche « déplaisir » réduit le temps possible pour la traiter Conséquence : la tâche est plus désagréable encore Focaliser sur la liberté/disponibilité gagnée après réalisation de la tâche Se mettre rapidement au travail Principe de gestion quotidienne des tâches Faire ce qui n'a pas été fait la veille Inscrire sur une fiche 5 à 10 tâches à faire impérativement le lendemain Automatiser les tâches qui peuvent l'être Planification d'un projet = gain de temps Principe de planification Quelques mn de planification par jour = 1h gagnée par jour Effet psychologique d'automotivation (vue d'ensemble, allègement mémoire, meilleure concentration, évitement du stress (rien à la dernière minute, limitation des échecs) Principe de l'urgence de l'important Planifier = réduire les urgences Principe fondamental : s'occuper seulement de ce qui est important Supprimer, déléguer ou refuser les tâches non importantes : sources de perte de temps Les tâches urgentes sont à 90% celles d'hier Immédiateté = urgence permanente Principes des fausses urgences Obsessions des rendements immédiats Décisions prises à toute vitesse : crise permanente Traitement, classement et réponse aux messages des différents outils L'urgence est devenue la norme : incapacité à anticiper Gagner du temps Prendre du recul avant d'agir Est-ce vraiment urgent ou est-ce juste une pression extérieure ? Est-ce moi qui dois le faire ? Quelles seraient les conséquences si je ne le fais pas tout de suite ? Protéger son temps avec des blocs de concentration Fixer des plages horaires intouchables Avancer sur les vraies priorités En-dehors, gérer les imprévus (prévoir 20% de son temps) Couper les notifications inutiles. Limiter les interruptions Mettre en place des créneaux pour répondre aux emails/messages. Apprendre à dire non (ou "pas maintenant") avec tact. [...]

[...] Gérer son temps Quel est votre profil de gestion du temps ? • Instructions : Notez la lettre correspondant à votre réponse pour chaque question. À la fin, comptez vos lettres majoritaires pour découvrir votre profil. • 1. Comment organisez-vous votre journée de travail ? • Je fais une liste de tâches et je les classe par priorité. Je commence par la tâche la plus facile pour me mettre en route. Je travaille selon l'inspiration du moment, sans plan défini. [...]

[...] Quand vous recevez une nouvelle tâche importante, vous . • L'intégrez immédiatement dans votre planning. La mettez de côté pour la faire plus tard dans la journée. L'acceptez sans trop réfléchir, quitte à vous surcharger. La repoussez jusqu'à ce qu'elle devienne urgente. Profil 3 • 3. Comment gérez-vous les interruptions et imprévus ? • Je bloque des plages horaires pour minimiser les interruptions. Je gère les interruptions au fur et à mesure, sans trop y prêter attention. J'ai du mal à dire non, donc je suis souvent débordé(e). [...]