Décider de répondre ou non à une appel d'offre

Thèmes abordés

Besoins exprimés, pertinence, personnalisation, efficacité, estimation des coûts

Résumé du document

La lecture de la consultation
Comprendre la demande
S'assurer de la cohérence des demandes intégrées dans les différentes parties
Faire une check-list des demandes en accord avec notre offre d'entreprise / de celles qui divergent
Gérer les priorités, créer un cadre de travail et s'organiser pour la réponse

Conseils pour une lecture efficace
Travailler avec une copie
Survoler le document pour une compréhension globale

Extraits

[...] Elaborer une grille de compatibilité Besoin Observation Pas OK OK en partie OK OK Utilité de la grille de compatibilité Recense une grande partie des besoins exprimés Permet de repérer ceux qui y sont présents Permet de voir très vite si possibilité d'ajouter produits ou services additionnels Compter le nombre de points en accord (OK et OK afin de s'interroger sur la pertinence de répondre Clarifier les besoins : si la grille révèle des lacunes (voir slide suivant) Clarifier les besoins Si des lacunes sont révélées par la grille (manque de clarté, incohérence dans l'expression des besoins) il faudra faire préciser certains points par : - les canaux informels (verbaux par tél ou face à face) - les canaux formels (souvent seule source d'information autorisée : courrier ou mail) - les séances de questions-réponses (individuelles ou collectives) En résumé Les consultations ne sont pas toujours gérées de manière professionnelle : AIDEZ VOS INTERLOCUTEURS Posez-vous des questions sur l'ORIGINE DE LA DEMANDE et sur les OBJECTIFS DU CLIENT (ENJEUX) Procédez avec méthode pour l'analyse de la consultation : - étudiez un premier prix de vente possible, les conditions commerciales et contractuelles - créez une check-list des besoins - positionnez votre offre par rapport aux besoins grâce à la grille de compatibilité - clarifiez les besoins par les différents canaux en privilégiant l'oral - confirmez votre choix de répondre ou envisagez une bonne excuse pour refuser. [...]

[...] Christian Soleil – Cehes consultants Appel d'offres : 2 - Décider de répondre ou non La lecture de la consultation Comprendre la demande S'assurer de la cohérence des demandes intégrées dans les différentes parties Faire une check-list des demandes en accord avec notre offre d'entreprise / de celles qui divergent Gérer les priorités, créer un cadre de travail et s'organiser pour la réponse Conseils pour une lecture efficace Travailler avec une copie Survoler le document pour une compréhension globale Prendre des notes, souligner, surligner, identifier les éventuelles contradictions Affecter et répartir les responsabilités en interne Construire une grille d'analyse du cahier des charges Origine de la demande (après enquête : motivation, raison, événement) Objectifs à atteindre et enjeux (objectifs indirects derrière les besoins primaires exprimés), par ex. : - réduire les coûts, les risques, les délais, - améliorer le retour sur investissement, - augmenter la compétitivité, la flexibilité, la personnalisation, la qualité, la fiabilité, la satistfaction client, l'efficacité du personnel, la compabitilité avec d'autres systèmes, d'autres organisations ou une réglementation nouvelle, - améliorer sa réputation . Construire une grille d'analyse du cahier des charges Estimation rapide des coûts pour orienter la proposition en fonction du budget. [...]

[...] Evaluation des risques (à accepter ou à refuser). Check-list des besoins du client : effectuer une relecture de la consultation en isolant chacun des besoins qu'elle révèle : - permet de décider (go/not go) - permet de transformer chaque besoin en tâche segmentée - permet de transformer cette liste en résumé de réponse technique où sera résumé à l'évaluateur où trouver chaque information demandée dans la consultation Comment établir cette check-list ? Lire la consultation / Lister par écrit chacune des demandes qu'elle comporte / Résumer chacune en quelques mots. [...]