Traitement physique et numérique des documents

Thèmes abordés

archivage, numérisation, inventaire, organisation, entreprise

Résumé du document

L'inventaire est le procédé qui permet de connaitre les documents d'un organisme et ses diverses unités afin d'identifier les problèmes liés à leur création, leur utilisations et leur conservation en vue d'une éventuelle sauvegarde. L'inventaire est une activité minutieuse et délicate qui demande la collaboration personnelle de l'organisme avec l'archiviste.
Il faut noter qu'il existe plusieurs types de d'inventaire tel que :
- L'inventaire physique
- L'inventaire par des rencontres
- L'inventaire par questionnaire
A colina nous avons fait l'inventaire physique des documents.
Ce type d'inventaire nous a été profitable dans la mesure où il nous a permi d'être en contact direct avec les documents. Mais cet inventaire n'était pas un inventaire comme tout autre car nous avons élaboré les fiches d'analyse sans prendre contact avec le personnel et l'organisme.

Extraits

[...] Ces fiches d'analyse était fait sur les fiches d'inventaire normale ou était inscrit la date, l'analyse, le du stagiaire réalisant l'opération de l'analyse et les dates les numéros extrêmes des dossiers analysé. Puis, on attribuait un numéro à chaque fiche (A002). Le A signifie les avance sur police et 0005» signifie la cinquième fiche d'inventaire. Il faut noter que la mise en boite du document se fait en fonction des numéros de numéros de police ou la date de création. [...]

[...] Ainsi nous avons attribué ces différents aux documents : Proposition d'assurance Situation patrimoniale Courier Chèque Compte bancaire Contrat d'assurance Après le rénommage des différentes pièces on passe au recollement des dossiers qui consiste à regrouper les pièces d'un même dossier en respectant le principe de provenance. III LES ACTIVITES POST-NUMERISATION III.1- Le rangement Le rangement est une opération qui consiste à placer les articles dans l'ordre des cotes sur le rayonnage En effet, les dossiers après avoir été classés dans les boites d'archive ou dans les classeurs sont rangés sur le rayonnage. A ce effet, les rangements des dossiers s'est fait de la façon (par nature des dossiers). Ainsi on trouve chaque type de dossiers à une place bien précise dans le dépôt. [...]

[...] En effet les dossiers après avoir été classé dans les boites ou dans les classeurs sont rangés sur le rayonnage. A COLINA le rangement boite se faisait en fonction des types de documents. Exemple : Le rachat total plus le numéro de la boite (RT3) les avances sur police (A130). En claire les boites d'archives de COLINA étaient rangées sur les rayons selon les côtes notés sur les boites d'archives d'où les lettres désignaient les types de documents et les chiffres le numéro d'ordre de la boite. [...]

[...] A COLINA nous avons également fait l'insertion des boites archive. Cela a consisté à créer de nouvelle boites d'archive avec les documents retrouvé plus tard. Cela est possible lorsque les documents sont nombreux et ne peut être inséré dans les boites déjà existant. Alors cette nouvelle boite est codé en prime car les donnés des dossiers correspondent aux donnés dossiers déjà existant. CHAPITRE II : LE TRAITEMENT NUMERIQUE I.1 Le dégrafage Le dégrafage enlève tout ce qui est matière métallique que contiennent les dossiers. [...]

[...] On distingue deux salles de conservation des documents. Une salle réservée à la conservation des contrats et l'autre à tout type de document. Le rangement se fait par ordre de numéro l'inventaire inscrit sur les boites avant d'être codé par l'opération de l'étiquetage III.2- La cotation C'est une opération qui consiste à donner à chaque article ou dossiers de rangement afin de pouvoir les repérer plus facilement sur le rayon. Au service d'archive de COLINA nous avons utilisé le système alphanumérique. [...]