Les techniques d'animation de réunions

Résumé du document

Chaque participant donne son point de vue à tour de rôle. L'animateur ne prend pas position, il aide chacun à s'exprimer, en reformulant, si nécessaire.
Il doit empêcher les prises de parole intempestives. Il peut choisir la première personne en fonction d'un objectif précis, ou laisser faire.

Cette formule présente l'avantage de faire parler tous les participants. Elle est intéressante pour vérifier l'assimilation, l'adhésion ou le rejet ou pour des présentations en début de réunion. Le rythme doit être rapide et l'animation rigoureuse.

L'animateur ne doit pas laisser passer des formules d'évitement telles que « tout a été dit... » au risque de ne pas remplir son objectif : favoriser l'expression de tous.

Extraits

[...] Contenu Faites porter votre attention sur la tâche que le groupe accomplit : 1. L'objectif de la réunion est il clairement perçu par chaque membre du groupe ? 2. Y a-t-il de nombreuses digressions en cours de réunion ? 3. Le groupe a-t-il le sentiment d'avoir mené une réflexion satisfaisante ? Les relations Faites porter votre attention sur le niveau des relations entre les participants : 1. Y a-t-il des désaccords dans le groupe ? Pourquoi ? 2. Comment sont traités ces désaccords ? ( à son égard ? [...]

[...] Ses interventions sur le plan du fonctionnement : ( a-t-il proposé ou fait proposer une méthode de travail ? ( Si oui, l'a-t-il fait respecter ? 4. Ses interventions sur le plan des relations (ou du climat) A t'il encourager la participation de tous (et non seulement des leaders) : ( à la définition des thèmes ? ( au choix de la méthode et de la répartition du temps ? ( à l'analyse des problèmes soulevés ? ( aux choix des propositions de solutions ? Comment a-t-il traité les désaccords ? ( en les supprimant ? [...]

[...] Y a-t-il eu choix d'une méthode de travail ? ( ( 8. Le groupe a-t-il eu des difficultés à trouver des thèmes oui non Communs de travail ? ( ( 9. Avez-vous l'impression que chacun s'est senti responsable oui non de la progression du groupe et, qu'en conséquence, ( ( le groupe a travaillé efficacement ? 10. Lorsqu'un problème nouveau est apparu, oui non L'a-t-on traité jusqu'au bout ? ( ( 11. Les participants ont-ils jugé les problèmes débattus importants oui non et ont-ils eu le souci constant de rechercher des solutions ( ( 12. [...]

[...] GRILLE D'AUTO-DIAGNOSTIC DE L'ANIMATEUR DE RÉUNION (Outil personnel permettant de dégager des axes de progrès) Les tâches suivantes ont-elles été assurées de façon satisfaisante ? Vous vous sentez seul ? Vous êtes triste de travailler seul dans votre coin ? Vous haïssez prendre des décisions ? ALLEZ EN RÉUNION Vous pourrez ainsi : Rencontrer des gens Créer des plannings Vous sentir important Impressionner vos collègues Boire du café Parler à tout le monde en même temps Gribouiller votre carnet de notes Avoir l'air intelligent Approuver d'un hochement de tête Et tout cela pendant vos heures de travail ! [...]

[...] ( D'une tendance au sureffectif (réunions occupationnelles ? ( D'une gestion difficile de la documentation écrite : procédures inexistantes ou inapplicables ? ( D'une maîtrise insuffisante des méthodes de conduite de réunion ? (Gageons qu'après ce séminaire et un peu d'entraînement, cela ne sera plus votre cas POUR UNE APPROCHE QUALITÉ DES RÉUNIONS La qualité appliquée au domaine des réunions reprend les trois approches classiques : ( Planifier la qualité des réunions Il s'agit de décrire ce qu'il faut faire et pourquoi ? [...]