Procédure SST : maîtrise des enregistrements

Résumé du document

1 Objet / domaine d'application

1.1 Objet

La présente procédure a pour objet de définir les règles pour établir, utiliser et conserver les enregistrements liés au système de management de la santé et de la sécurité au travail (...)

Extraits

[...] Les documents relatifs à la législation santé, sécurité et environnementale, comme lois, décrets d'application, arrêtés et circulaires sont gérés par le responsable sécurité Règles de conservation et archivage Tous les documents sur le réseau intranet sont automatiquement sauvegardés au moins 3 ans. Les documents papier clients sont conservés 1 an après la fin de vie du produit. Tous les autres documents papier sont conservés 3 ans. Certains documents sur le réseau Intranet peuvent être archivés sur décision du responsable qualité quand il considère que leur disponibilité depuis la fonction normale "recherche" n'est plus nécessaire. Cela est aussi valable pour les enregistrements. [...]

[...] Une information détaillée sur l'emploi de l'intranet est dans le document Aide Intranet Copies "papier" Toutes les copies "papier" sont considérées "hors contrôle", à moins qu'elles ne soient imprimées en "copie contrôlée", dans ce cas la gestion de l'édition de ce document est de la responsabilité de la personne ayant demandée cette copie contrôlée. L'utilisation de copies non contrôlées dans l'atelier est formellement interdite. La copie, le changement et la modification de copies contrôlées ne sont pas permis, sauf cas exceptionnel (voir "Modification manuelle de documents"). Le serveur garde une liste continuellement mise à jour de toutes les copies contrôlées et notifiera le propriétaire d'un document contrôlé dés qu'un document devient périmé. [...]

[...] Les documents externes et les normes non disponibles sur le réseau sont gardés comme copies contrôlées "papier" Information sur le media électronique Les instructions et les documents d'enregistrement sont disponibles sous forme informatique. Sur le réseau n'est visible que la dernière édition des documents (fichiers). Exception font les auteurs de documents et l'administrateur du réseau qui seuls peuvent lire les copies "obsolète" (ancien indice) et/ou archivées. Tout le personnel à accès en lecture à la "documentation approuvée" dans sa forme informatique, toujours dernier indice. [...]

[...] Chaque enregistrement est lié à une instruction d'une procédure. Il fournit la preuve des résultats des activités. Quand nécessaire une information sur la traçabilité est incluse Documents externes La gestion des documents provenant de l'extérieur est à la charge du service qui les réceptionne. La revue, la distribution et l'exécution devront être terminées dans les 5 jours ouvrables qui suivent l'arrivée du document externe. Chaque modification ou nouveau document est enregistré dans le "Suivi de modification". La gestion des normes est à la charge du service qualité. [...]

[...] Les documents de niveau 4 (documents d'enregistrements) comme modèles, dessins, fiches suivi d'OF et autres qui n'ont pas de copies contrôlées doivent avoir le numéro d'indice du document Instructions Chaque instruction est identifiée par une codification unique. Voir la procédure "Codification des documents". Le modèle vierge et les instructions (comme par exemple les fiches de postes, instructions, consignes) sont soumises aux mêmes règles pour écrire, vérifier, approuver et distribuer un nouvel indice que celles pour les procédures Enregistrements Les documents d'enregistrement sont sous différentes formes (tableaux, diagrammes, fiches, plans). [...]