Procédure SST : maîtrise des documents

Résumé du document

1 Objet / domaine d'application

1.1 Objet

La présente procédure a pour objet de définir les règles de traitement des documents liés au système de management de la santé et de la sécurité au travail en définissant en détail la manière d'écrire, de réviser, d'approuver, d'informer et d'archiver les documents. Est définie aussi la méthode de mise à jour de la documentation et d'empêchement de l'utilisation de documents périmés ("obsolète") (...)

Extraits

[...] Voir "Codification des documents". Le modèle vierge et les instructions (comme par exemple les fiches de postes, instructions, consignes) sont soumises aux mêmes règles pour écrire, vérifier, approuver et distribuer un nouvel indice que celles pour les procédures Enregistrements La procédure "Maîtrise des enregistrements" établit les règles à respecter pour les enregistrements liés à la santé et la sécurité au travail. Les documents d'enregistrement sont sous différentes formes (tableaux, diagrammes, fiches, plans). Chaque enregistrement est lié à une instruction d'une procédure. [...]

[...] L'auteur du document crée les listes de vérification, d'approbation et de notification. Après vérification le système informatique envoie automatiquement le document pour approbation. Le responsable santé et sécurité gère le document "Liste principale des documents" et assure sa mise à jour au moins une fois par mois. Dans cette liste sont inclus les documents externes Instructions Codification des documents (090501) Modèle pour écrire une procédure (090502) Modification manuelle de documents (090503) Liste principale des documents (090504) Suivi des modifications (090505) Veille réglementaire (090201) 3. [...]

[...] Chaque modification de document doit être faite par l'auteur. Toute modification doit être en couleur verte. Par exception un document peut être changé manuellement, voir "Modification manuelle de documents" Suivi des modifications Dans le cas d'une modification sur un support papier due à une raison interne (changement du processus, des exigences et autres) ou externe (nouvelles exigences d'une partie intéressée), l'auteur du document devra immédiatement informer le spécialiste de la documentation pour analyser ensemble les actions à mener (formations de personnes et autres). [...]

[...] L'auteur d'une procédure : décide de mettre à jour une procédure existante ou d'en créer une nouvelle donne le numéro de codification de la procédure (nouvelle ou révision) nomme un (des) responsable pour la vérification et validation de la procédure définit les personnes qui seront notifiées Toutes les procédures comportent au moins trois chapitres : Objet et domaine d'application Généralités Déroulement Chaque responsable de service est responsable de l'élaboration et de la rédaction des procédures qui lui sont propres. (Cf. instruction "Modèle pour écrire une procédure"). L'enregistrement des procédures se fait sur le réseau ("Aide Intranet"). [...]

[...] Pour ceux qui n'ont pas accès à un ordinateur, des copies contrôlées sont imprimées. Un tableau récapitulatif identifie l'indice en cours des documents visibles via une base de donnée Copies "papier" Toutes les copies "papier" sont considérées "hors contrôle", à moins qu'elles ne soient imprimées en "copie contrôlée", dans ce cas la gestion de l'édition de ce document est de la responsabilité de la personne ayant demandée cette copie contrôlée. L'utilisation de copies non contrôlées dans l'atelier est formellement interdite. [...]