Procédure environnement : maîtrise des enregistrements

Résumé du document

1 Objet / domaine d'application

1.1 Objet

La présente procédure a pour objet de définir les règles pour établir, utiliser et conserver les enregistrements liés au système de management environnemental (...)

Extraits

[...] Les documents de niveau 4 (documents d'enregistrements) comme modèles, dessins, fiches suivi d'OF (ordre de fabrication) et autres qui n'ont pas de copies contrôlées doivent avoir le numéro d'indice du document Instructions Chaque instruction est identifiée par une codification unique. Voir la procédure "Codification des documents". Le modèle vierge et les instructions (comme par exemple les fiches de postes, instructions, consignes) sont soumises aux mêmes règles pour écrire, vérifier, approuver et distribuer un nouvel indice que celles pour les procédures Enregistrements Les documents d'enregistrement sont sous différentes formes (tableaux, diagrammes, fiches, plans). [...]

[...] Toute modification doit être en couleur verte. Par exception un document peut être changé manuellement, voir "Modification manuelle de documents" Suivi des modifications Dans le cas d'une modification due à une raison interne (changement du processus, des exigences et autres) ou externe (nouvelles exigences d'une partie intéressée), l'auteur du document devra immédiatement informer le spécialiste de la documentation pour analyser ensemble les actions à mener (formations de personnes et autres). Quand les modifications internes sont minimes l'auteur peut estimer qu'il n'est pas nécessaire de changer le suivi. [...]

[...] Pour ceux qui n'ont pas accès à un ordinateur, des copies contrôlées sont imprimées. Un tableau récapitulatif identifie l'indice en cours des documents visibles via une base de donnée Copies "papier" Toutes les copies "papier" sont considérées "hors contrôle", à moins qu'elles ne soient imprimées en "copie contrôlée", dans ce cas la gestion de l'édition de ce document est de la responsabilité de la personne ayant demandée cette copie contrôlée. L'utilisation de copies non contrôlées dans l'atelier est formellement interdite. [...]

[...] Il fournit la preuve des résultats des activités. Quand nécessaire une information sur la traçabilité est incluse Documents externes La gestion des documents provenant de l'extérieur est à la charge du service qui les réceptionne. La revue, la distribution et l'exécution devront être terminées dans les 5 jours ouvrables qui suivent l'arrivée du document externe. La gestion des normes est à la charge du service qualité. Tout utilisateur de normes doit en faire la demande auprès d'un représentant du service qualité. [...]

[...] Maîtrise des enregistrements 1. Objet / domaine d'application 1.1 Objet 1.2 Domaine d'application 1.3 Définitions 2. Généralités 2.1 Responsabilité et autorité 2.2 Services internes 2.3 Instructions 3. Déroulement 3.1 Types de documents internes et externes 3.2 Information sur le media électronique 3.3 Copies "papier" 3.4 Instructions 3.5 Enregistrements 3.6 Documents externes 3.7 Modifications de documents 3.8 Suivi des modifications 3.9 Règles de conservation et archivage 1 Objet / domaine d'application 1.1 Objet La présente procédure a pour objet de définir les règles pour établir, utiliser et conserver les enregistrements liés au système de management environnemental Domaine d'application Cette procédure s'applique à tous les documents opérationnels et enregistrements exigés du système de management environnemental Définitions Enregistrement: document fournissant des preuves tangibles des résultats obtenus Document: tout support permettant le traitement d'une information SME: système de management environnemental 2. [...]