Procédure environnement : maîtrise des documents

Résumé du document

1 Objet / domaine d'application

1.1 Objet

La présente procédure a pour objet de définir les règles de traitement des documents liés au système de management environnemental en définissant en détail la manière d'écrire, de réviser, d'approuver, d'informer, de diffuser et d'archiver les documents (...)

Extraits

[...] Chaque procédure est identifiée par une codification unique (voir "Codification des documents"). L'écriture d'une procédure concernant les activités d'un service est faite par celui qui dirige ce service. L'étendue et la précision de la procédure sont en correspondance avec la complexité des tâches à accomplir ainsi que des aptitudes des utilisateurs. La procédure donne des réponses à la question suivante : Qu'est ce qui doit être fait, quand, pourquoi et par qui pour que la tâche ou l'action soit menée à bien ? [...]

[...] L'enregistrement des procédures se fait sur le réseau. L'information des personnes concernées par la création / révision des procédures s'effectue sur le réseau. L'archivage des procédures se fait sur le réseau. Les consignes d'identification d'une procédure et la mise en page sont présentées dans l'instruction "Codification des documents" et dans "Modèle pour écrire une procédure". Autant que peut se faire, le déroulement des procédures s'effectue sous forme d'un synoptique normalisé. Au cas ou la constitution d'un synoptique deviendrait lourde et peu pratique, un mode de rédaction plus traditionnelle est adopté. [...]

[...] Chaque modification de document doit être faite par l'auteur. Toute modification doit être en couleur verte. Par exception un document peut être changé manuellement, voir "Modification manuelle de documents" Suivi des modifications Dans le cas d'une modification sur un support papier due à une raison interne (changement du processus, des exigences et autres) ou externe (nouvelles exigences d'une partie intéressée), l'auteur du document devra immédiatement informer le spécialiste de la documentation pour analyser ensemble les actions à mener (formations de personnes et autres). [...]

[...] Toutes les personnes ayant accès au serveur on le privilège et la responsabilité d'imprimer des copies contrôlées. La distribution de copies contrôlées à des parties externes doit être réduit à une quantité minimale. Les documents de niveau 4 (documents d'enregistrements) comme modèles, dessins, fiches suivi d'OF (ordre de fabrication) et autres qui n'ont pas de copies contrôlées doivent avoir le numéro d'indice du document (cf. procédure "Maîtrise des enregistrements") Manuel environnement Le responsable environnement écrit le Manuel environnement. Il est responsable des nouveaux indices. Sur demande une copie papier contrôlée est distribuée aux parties intéressées. [...]

[...] Maîtrise des documents 1. Objet / domaine d'application 1.1 Objet 1.2 Domaine d'application 1.3 Définitions 2. Généralités 2.1 Responsabilités des services 2.2 Responsabilité Intranet 2.3 Vérification et approbation des documents 2.4 Instructions 3. Déroulement 3.1 Types de documents internes et externes 3.2 Information sur le media électronique 3.3 Copies "papier" 3.4 Manuel environnement 3.5 Procédures 3.6 Instructions 3.7 Enregistrements 3.8 Documents externes 3.9 Modifications de documents 3.10 Suivi des modifications 3.11 Règles de conservation et archivage 1 Objet / domaine d'application 1.1 Objet La présente procédure a pour objet de définir les règles de traitement des documents liés au système de management environnemental en définissant en détail la manière d'écrire, de réviser, d'approuver, d'informer, de diffuser et d'archiver les documents. [...]