Comment préparer une réunion efficace ?

Résumé du document

Une réunion est un moment particulier dans la vie d'un groupe. C'est un travail d'équipe.

Dans une réunion, l'attribution de huit rôles distincts à des personnes définies vise à donner à chacun une responsabilité active dans la bonne marche du groupe.

Extraits

[...] ( Il est responsable du suivi donné à la réunion. ( L'animateur : ( Il est choisi en fonction de sa capacité à faire atteindre les objectifs visés. ( Il a une conscience permanente de ses attitudes personnelles. ( Il a une aptitude certaine à changer de rôle aux moments où il le faut (selon le style de la réunion et sa tournure). ( Il organise le déroulement de la réunion, il suscite les échanges, apporte des techniques facilitant la progression du groupe, recentre, désamorce les blocages. [...]

[...] Exemple de convocation : II. LES ASPECTS MATÉRIELS ( Le lieu ( Local approprié, clair, agréable, situé en dehors d'une zone bruyante, relativement spacieux (environ 3,5 par personne). ( Liens avec l'extérieur réduit au minimum (éviter le téléphone . ( Téléphone portable interdit ! ( Smoking can damage your health ! ( Espace café, jus de fruit (repas commandé ( Mobilier pratique, d'un confort suffisant (au moins 60 cm d'espace table par personne), mais sans cocooning ( Chaises en nombre excédentaire. [...]

[...] ( Aider l'animateur : bien sur, il pourrait mieux s'y prendre . Mais on peut l'aider à faire fonctionner le groupe en adoptant une attitude qui favorise le travail et la production de l'ensemble. LE RÔLE DE L'ANIMATEUR 1. LE POSITIONNEMENT DE L'ANIMATEUR L'animateur a toujours une responsabilité : L'atteinte des objectifs qui ont été assignés avant la réunion. Mais sa position personnelle varie suivant le degré d'implication. cf. II POSITIONNEMENT DE L'ANIMATEUR page LES FONCTIONS CLES DE L'ANIMATEUR Si, en amont, l'animateur peut être amené à intervenir dans l'organisation, son action pendant la réunion se résume à trois activités : ( Faire produire Faire en sorte que les objectifs de production du groupe soient atteints : émission d'idées nouvelles, partage de l'information, réalisation de synthèses partielles et de résumés, construction de décisions, choix entre plusieurs options, etc. [...]

[...] ( Avoir de l'assurance devant le groupe Être à l'aise, ne pas craindre d'être jugé, ne pas juger, s'entraîner à surmonter son trac, avoir une conscience permanente de ses attitudes personnelles. ( Savoir proposer un contrat aux participants Clarifier les objectifs, les règles du jeu, les droits et devoirs de chacun. ( Utiliser son sens de l'humour . Pour désamorcer une éventuelle triste mine et ne pas se prendre trop au sérieux ! ( Savoir réagir aux situations imprévues Expect the inexpected[1] : préparer des solutions de rechange en termes d'approche de problèmes. Garder son calme en toute occasion. [...]

[...] ( Dans le cas particulier d'une négociation : Mettre ses alliés en face de soi. Placer ses opposants sur les côtés, en bout de chaîne. Se mettre à contre-jour Distance entre les extrêmes : Négociation coopérative intégrative : ( 6 à 7 mètres. Négociation conflictuelle distributive : ( 6 à 7 mètres. Agencer spécifiquement l'espace en fonction du nombre de participants. Par exemple, dans le cas d'une négociation à trois : PETIT VADE-MECUM DU PARTICIPANT Une bonne réunion de travail est autant le fait de chacun des participants que de l'animateur. [...]