Préparation et conduite d'une réunion

Résumé du document

Ce document est une fiche synthétique sur les différentes étapes de la réunion. Les différentes étapes sont présentées point par point. Extraits du document : " Vingt-cinq règles simples pour réussir une réunion :
1 - Prendre le temps de réfléchir à son opportunité.
2 - Le problème a-t-il été déjà traité : par qui ? Quand ? Avec quelles conclusions ?
3 - Une réunion doit avoir un but précis à atteindre : informer, discuter, négocier, décider sur des problèmes prédéfinis. Sauf les séances de remue-méninges.
4 - Une réunion ne doit être organisée que si les contacts téléphoniques ou épistolaires ne suffisent pas à traiter le problème posé.
5 - Un délai de deux semaines entre la convocation et la réunion est nécessaire pour l'organiser et créer des documents préparatoires, adressés aux participants quelques jours avant la réunion pour leur permettre de réfléchir à leurs interventions éventuelles..."

"But des questions :
- Faire démarrer la discussion
- Obtenir la participation de chacun
- Stimuler l'intérêt
- Attirer l'attention sur un point, une idée, un fait, un problème
- Recentrer la discussion sur un sujet..."

Extraits

[...] o Les questions peuvent être posées . À tout le groupe : pour lui faire prendre position, conclure, si la question est fermée ; recueillir des opinions, relancer la discussion si la question est ouverte. À une personne en particulier. Ouverte : obtenir un avis ; Fermée : démarrer la discussion, faire prendre position. Retournée au groupe : pour faire participer le groupe sans prendre position. à une autre personne que celle qui vient de questionner dans le but de faire préciser un point de vue. [...]

[...] ) ; o absence de document préparatoire ; o lieu inadéquat par sa dimension ou sa forme ; o insuffisance ou inexistence de moyens audiovisuels) ; o stationnement difficile aux abords ; o période des vacances scolaires ; o indisponibilité d'un acteur essentiel. VINGT-CINQ RÈGLES SIMPLES POUR RÉUSSIR UNE RÉUNION. o 1 Prendre le temps de réfléchir à son opportunité. o 2 Le problème a-t-il été déjà traité ? Par qui ? Quand ? Avec quelles conclusions ? o 3 Une réunion doit avoir un but précis à atteindre : informer, discuter, négocier, décider sur des problèmes prédéfinis. Sauf les séances de remue-méninges. [...]

[...] o 3 Plan d'action. Les modalités de réalisation pratiques sont définies en commun en examinant les moyens nécessaires et en décidant une date de suivi pour faire le point. Bibliographie Chalvin, Utiliser tout son cerveau, ESF, Paris p. Chalvin D., L'affirmation de soi, ESF, Paris p. Deligny J-L., L'administration du futur, Eyrolles, Paris p. Deligny J-L., Le Fonctionnaire du futur, Eyrolles, Paris p. Orgogozo I., Serieys H., Changer le changement, Seuil, Paris p. Ribaut M., Aromatorio C., L'hôpital entreprise, Lamarre, Paris p. [...]

[...] Elles nécessitent parfois la reformulation qui consiste à reprendre avec d'autres termes et de manière plus brève, les propos de l'interlocuteur. Cette technique facilite l'approfondissement de points importants qui n'ont été qu'esquissés par l'interlocuteur. Elle lui permet de parcourir son cheminement de pensée et de restructurer ses idées avant de poursuivre. Par l'effet de miroir elle donne à l'interlocuteur l'assurance qu'il a été compris ; dans le cas contraire elle lui permet de rectifier l'expression de sa pensée et donne une plus juste mesure à des propos peut-être excessifs. [...]

[...] o 15 Préparer (répéter) la réunion à blanc. o o 16 Définir le temps maximum à consacrer à chaque sujet de l'ordre du jour (si on dirige la réunion). o 17 Être strict sur la ponctualité. Refuser d'entrer dans le jeu du quart d'heure "toulousain" et commencer à l'heure min sur 20 personnes = 5 heures de temps perdu. o 18 Reformuler le problème en début de réunion et rappeler l'ordre du jour. o 19 Rapide tour de table pour que chacun puisse décliner son identité. [...]