Les tâches du secrétariat

Résumé du document

TRAVAIL EFFECTUE
Saisie des traites clients

MOYENS MIS EN OEUVRE

- Un poste informatique avec le logiciel SAGE
- Une calculette
(...)

Extraits

[...] Puis les mettre dans de petites boîtes à archives Enfin, mettre ces boîtes dans les premières et les classer selon un mode alphabétique Fiche descriptive de la situation N°5 : Commande en ligne de fournitures TRAVAIL EFFECTUE Prise d'une commande de fourniture de bureau en ligne MOYENS MIS EN ŒUVRE Un ordinateur avec un accès à Internet OBJECTIF À ATTEINDRE Passer une commande par Internet de fournitures de bureau à l'aide d'un ordinateur CONTRAINTES ET PROCEDURES A RESPECTER Procédure de commande : Relever sur le catalogue du fournisseur, toutes les références des articles à commander et préparer les quantités à commander Démarrer le navigateur Internet et introduire l'adresse Internet du fournisseur dans la barre d'adresse Dès l'affichage de la page d'accueil, se connecter en tant que client en entrant le nom d'utilisateur puis le mot de passe Vérifier la connexion en constatant l'affichage de toutes les anciennes commandes Choisir le compte et cliquer sur « Commande » Entrez les références articles et les quantités dans le formulaire électronique, contrôler la saisie, valider et imprimer la commande Confirmer la commande et l'enregistrer en contrôlant que la livraison sera bien effectuée sous 48h Fiche descriptive de la situation N°6 : Relance client TRAVAIL EFFECTUE Relance client MOYENS MIS EN ŒUVRE Un poste informatique avec le logiciel « GESCOM » ainsi que Word Une imprimante OBJECTIF À ATTEINDRE Réaliser une lettre afin de relancer un client sur un paiement en retard CONTRAINTES ET PROCEDURES A RESPECTER Relever les N° de factures sur la balance âgée des clients en retard de paiements Rechercher dans le logiciel « GESCOM » (Gestion Commerciale) chacune des factures concernées et les imprimer Rechercher le dossier « Relances clients » Remplacer le nom du client, le N° de la facture ainsi que la somme total due par les nouveaux coordonnés. [...]

[...] Elles serviront de base pour le classement global. Chaque boîte archive correspond à l'activité commerciale d'un client Étiqueter chaque boîte avec la raison sociale du client Récupérer, du fichier actuel les documents du client. [...]

[...] Imprimer en 2 exemplaires le BL Remplir le carnet des bons de livraison (agrafer avec le BL) Ranger ensuite les BL dans un dossier en attendant la facturation Fiche descriptive de la situation N°3 : Mise à jour et vérification des bons de retours de marchandises TRAVAIL EFFECTUE Mise à jour et vérification des bons de retours de marchandises MOYENS MIS EN ŒUVRE Un poste informatique avec le logiciel SAGE OBJECTIF À ATTEINDRE Mettre à jour les bons de retours de marchandises sur le logiciel SAGE et les vérifier CONTRAINTES ET PROCEDURES A RESPECTER La société Interpole édite des bons de retours d'invendus pour les produits périmés chez ses clients et en effectue le remboursement. [...]

[...] Il y a deux sortes de bons de retours : les BR CASSE et les BR DESTOCKAGE Procédure de mise à jour des données : Réceptionner les bons de retours. Ouvrir SAGE, cliquer sur « Saisir Bon de retour » et noter : La date Le numéro du BR Choisir la catégorie des produits Choisir le commercial qui gère le compte client Saisir les quantités Imprimer et envoyer l'avoir au client Classer dans les archives des « BR CASSE » ou des « BR DESTOCKAGE » les avoirs correspondants Fiche descriptive de la situation N°4 : Archivage de documents TRAVAIL EFFECTUE Archivage des bons de livraisons, factures et avoirs de l'année 2007 MOYENS MIS EN ŒUVRE Boîte à archive Un marqueur OBJECTIF À ATTEINDRE Archiver tous les dossiers clients de l'année 2007 CONTRAINTES ET PROCEDURES A RESPECTER Commencer par assembler les boîtes à archives principales. [...]