Instruction qualité : modification manuelle de documents

Résumé du document

1. Objet / domaine d'application

La présente instruction définit les règles pour faire des modifications (corrections) manuelles de documents qualité sous forme papier (...)

Extraits

[...] Modification manuelle de documents 1. Objet / domaine d'application 2. Généralités 3. Déroulement 1. [...]

[...] Les modifications manuelles sont permises seulement dans les cas exceptionnels suivants: Quand il n'y a pas de possibilité (temporelle) de faire la modification comme le demande la Gestion des documents et données Quand l'auteur du document considère que la correction (modification) est minime et ne doit pas résulter à une révision du document Les restrictions suivantes doivent être respectées: Les modifications manuelles ne peuvent être faites que par l'auteur du document Après avoir fait la correction manuelle du document l'auteur doit obligatoirement informer les responsables des services touchés par la modification du document L'auteur a la responsabilité de mettre la même correction sur toutes les copies contrôlées existantes On ne peut faire qu'une seule fois des modifications manuelles sur un document On ne peut faire plus de trois modifications manuelles sur un document Une modification manuelle est valable au maximum une semaine, sauf si c'est une correction minime (par exemple faute de frappe) Les corrections se font avec un stylo bleu ou noir de la manière suivante : Si on corrige un texte existant on tire une ligne sur le texte à corriger. La ligne doit permettre de lire le texte barré Au dessus du texte barré on écrit lisiblement la modification A gauche de la modification l'auteur écrit son nom et signe. [...]

[...] Quand la modification est jugée importante elle sera enregistrée dans la base de donnée "Modifications". Pour chaque document le suivi des modifications devra inclure les données suivantes: date de la modification type de modification = interne, E = externe) l'objet de la modification les raisons de la modification les documents qui doivent changer d'indice date d'exécution en production (quel OF) liste des personnes qui seront informées Dans les nouveaux documents dans la case raison du nouvel indice devra figurer le même texte (ou le même sens) que celui du suivi de la modification. [...]