La gestion électronique des documents - publié le 16/12/2011

Thèmes abordés

Gestion, électronique, documents

Résumé du document

La Gestion Electronique des Documents désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques dans une organisation. Elle assure :
- leur intégration (acquisition, compression) issus de sources différentes (clavier, stylo, caméra…);
- leur identification (l'indexation);
- leur archivage (le stockage);
- leur administration (la diffusion et la supervision);
- leur sécurité (« physique » et la confidentialité).

Extraits

[...] Cependant, depuis quelques années, on constate que les PME s'ouvrent à ce système. En effet, la GED se décomplexifie et devient plus accessible (notamment en terme de prix). Grâce à des applications Saas les entreprises se dégagent de tous les problèmes de maintenance, installation, mises à jours Cette révolution s'explique par la croissance du nombre de documents échangés par les entreprises et par le développement des échanges dématérialisés. Mais aussi par les contraintes imposées par les clients qui demandent une réactivité accrue et un suivi personnel de qualité. [...]

[...] La GED est un terme générique qui désigne les systèmes d'information intégrant différents supports (imprimante, scanner ) Son objectif est d'améliorer l'accès aux documents et favoriser le partage en interne des documents créés par les collaborateurs. La GED c'est mettre en œuvre une méthodologie de travail notamment collaboratif. Il y a 4 étapes dans la GED : L'acquisition des documents; Les documents sont acquis par divers moyens, sous forme papier grâce aux scanners, sous forme électronique (documents PDF) existants déjà dans l'entreprise. Mais, il peuvent être produits ou échangés. Le classement des documents; Indexer signifie décrire le contenu du document pour faciliter son exploitation. [...]

[...] - Il peut être hiérarchisé par rapport au contenu des documents (texte, vidéo, image - La durée de conservation doit être envisagée pour permettre une épuration périodique des documents. - Le lieu de stockage doit être différent de l'entreprise pour plus de sécurité (vols, incendie - Les sauvegardes doivent être mises en œuvre régulièrement. La diffusion des documents; Elle peut se faire via Internet ou l'Intranet. La GED apparaît alors comme un élément indispensable dans une société, un véritable outil de productivité. Mais, mettre en place une GED demande un budget important, une maîtrise appliqué et efficace pour que celle-ci soit rentable. [...]