Procédure : gestion de la documentation et des enregistrements

Résumé du document

Exemple générique d'une procédure pour la gestion de la documentation, des enregistrements et des données d'un système qualité.

Extraits

[...] Le formulaire - XXXX - Fiche de contrôle de diffusion des documents - assure le contrôle nominatif de la diffusion. Tenue à jour des documents Le document - XXXX - 1 Liste des documents et de leur mise à jour - constitue la référence unique de l'état de mise à jour des documents. Cette liste est positionnée en tête du classeur bleu Enregistrements du Système Qualité de DUPOND au bureau du service qualité. Documents d'origine extérieure Ces documents sont rassemblés dans un classeur désigné Documents externes disponible au secrétariat. [...]

[...] Rédaction du projet Evaluation adhésion ? Non Comprendre Oui Rédaction du document Non Vérification ? Oui Approbation ? Non Oui Diffusion du document Besoin de suppression Pertinence ? Justification Vérification ? Approbation ? Suppression du document Abandon Corrections possibles ? [...]

[...] Règles de validation La logique de validation des documents est basée sur la logique des évènements suivant : Etablissement : Personne qui est l'initiative qui comprend : la réflexion, le contact avec les personnes/services impliqués, et/ou la rédaction du projet. Vérification : C'est une validation du contenu. La vérification est réalisée par une personne ayant une responsabilité directe dans la mise en œuvre du contenu. L'établissement et la vérification peuvent être réalisés par la même personne. Approbation : C'est un contrôle hiérarchique avant diffusion. Sauf information particulière, un document est réputé applicable à compter de la date de son approbation. [...]

[...] Procédure : terme générique désignant un document dont les informations décrivent une façon de procéder. Enregistrement : terme générique désignant un document destiné à recueillir des informations relatives à l'exécution d'une action en vue d'établir la preuve de sa réalisation, comprenant des données relatives - à l'état de l'action (mesures, appréciations ) - à la date de l'action - aux responsabilités opérationnelles et/ou de contrôle. Document outil : document de nature informative, de référence ou assimilée, accompagnant une action, qui peut être d'origine interne ou externe. [...]