Fiche descriptive d'une mission de réservation d'un voyage à Dubaï chez Thales dans le cadre d'un BTS Support à l'Action Managériale

Thèmes abordés

Fiche descriptive, mission, réservation d'un voyage, Dubaï, Thales, BTS Support à l'Action Managériale, DARCI Direction de l'Audit, des Risques et du Contrôle Interne, Concur, réservation online, réservation offline, acquis personnels

Résumé du document

Le contexte dans lequel j'ai conduit ma mission est celui de l'entreprise Thales.
Thales est un groupe d'électronique spécialisé dans l'Aérospatiale, la Défense, la Sécurité, le Transport Terrestre, l'Identité et la Sécurité Numérique. Thales compte 80 000 collaborateurs présents dans 68 pays. Son siège social se situe à La Défense.

Extraits

[...] En termes d'organisation du travail, j'ai dû veiller à respecter tous les impératifs concernant cette mission à savoir : la réservation des vols pour chacun des collaborateurs concernés ainsi que leur réservation d'hôtel. Cette mission me sera bénéfique, car je serais capable d'organiser un voyage complexe et d'effectuer les réservations dans n'importe quelle entreprise. L'application Concur que j'ai utilisée pour effectuer les réservations me semble adaptée à la réservation de vols et hôtels. Cependant, il peut y avoir des disfonctionnements au cours de son utilisation d'où l'obligation de réitérer toutes les étapes antérieures. [...]

[...] Je l'informe en retour que je prends en charge les réservations concernant ce voyage. - Les réservations doivent être effectuées au minimum 48 heures avant le départ des collaborateurs, délai que j'ai pu respecter, car le lead avait bien anticipé sa mission. - Je me connecte à l'application Concur. - Il existe deux types de réservations : les réservations Online et Offline . Les réservations Online sont les réservations que l'on effectue pour un voyage simple, nous gérons alors nous-mêmes la réservation. Il faut passer par l'onglet de voyage. [...]

[...] La réservation du vol étant terminée, je reviens à la page d'accueil de Concur pour effectuer les réservations Online concernant l'hôtel. - Je sélectionne l'option remboursable avec petit déjeuner. - Ensuite le récapitulatif apparaît avec les informations sur le client, le tarif, la méthode de paiement et la politique d'annulation. J'accepte le règlement de l'hôtel en matière de tarifs et de restrictions ainsi que sa politique d'annulation et je réserve. - Les détails du voyage apparaissent : le coût total est de 2499,07Euro, je confirme la réservation. [...]

[...] Son siège social se situe à La Défense. La mission présentée a été réalisée au sein du service de la Direction de l'Audit, des Risques et du Contrôle Interne (DARCI) situé sur le site Hélios à Vélizy-Villacoublay. Le service compte une trentaine de collaborateurs, parmi eux figurent des auditeurs, des superviseurs, une office manager et des assistantes. Cette mission a été effectuée dans le cadre de mon BTS Support à l'Action Managériale en deuxième année. J'étais sous la responsabilité de l'Assistante de Direction S. V. [...]

[...] L'ordre de mission apparaît ensuite dans le profil du collaborateur avec la mention soumis et en attente d'approbation par le N+1 . Une fois toutes les réservations effectuées, je demande à une assistante d'approuver les ordres de mission sur le profil Concur du N+1 de chaque voyageur. Pour chaque mission, nous recevons les documents de voyage des collaborateurs que nous stockons sur la boîte mail du secrétariat. Nous ouvrons également une pochette voyage sur laquelle nous notons le nom et la date de la mission ; le nom et prénom des auditeurs concernés. [...]