Dossier sur la gestion électronique des documents

Thèmes abordés

Gestion électronique des documents, entreprise, audit documentaire, responsabilités des collaborateurs, plan de classement

Résumé du document

Vous m'avez demandé de vous transmettre un dossier documentaire contenant les informations de la gestion électronique des documents (GED), ainsi que les modalités de mise en place.

Extraits

[...] DOSSIER SUR LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS Date de rédaction : 17 Février 2012 Contenu Les étapes de la mise en place d'une GED 3 II- Quelques conseils 4 Dimension humaine 4 Dimensions techniques et organisationnelles 4 III- Les outils utiles (logiciels) 4 IV- Le matériel 4 Vous m'avez demandé de vous transmettre un dossier documentaire contenant les informations de la gestion électronique des documents ainsi que les modalités de mise en place. Les étapes de la mise en place d'une GED 1. Réaliser un audit documentaire 2. Définir les responsables de la GED 3. Définir le rôle et les responsabilités des collaborateurs 4. Informer le personnel 5. [...]

[...] Création d'un plan de classement 6. Définir les règles de nommage 7. Acquérir les documents (Document papier et importer les documents numériques) 8. Numérisation des documents 9. Réenregistrer les documents dans un format adéquat 10. Nommage des documents 11. [...]

[...] Indexation des documents 12. Archivage des documents 13. Définir les droits d'accès 14. Partage des données (Workflow) 15. Retour d'expérience du personnel et amélioration éventuelle du projet II- Quelques conseils Pour que la GED soit efficace et utilisé par tous, voici quelques conseils à mettre en œuvre : Dimension humaine Il faut : avertir les collaborateurs du projet mettre des procédures de travail parallèles pour permettre aux salariés de continuer à travailler pendant la mise en place du projet penser à former le personnel sur la GED Dimensions techniques et organisationnelles Il faut : réaliser les étapes une à une tester le logiciel avant d'ouvrir le système à l'ensemble des salariés avoir une procédure facile d'utilisation prévoir un système de sauvegarde vérifier la capacité du réseau Intranet bien quantifier la charge de travail III- Les outils utiles (logiciels) Les outils que nous pouvons utiliser pour la mise en place de la GED doivent proposer des fonctionnalités d'acquisition, de classement, d'indexation et de recherche. [...]