Fiche pédagogique : exigences pour la maîtrise de la documentation

Résumé du document

Définition des exigences du chapitre 4,2 de la norme ISO 9001 v2000 : exigences relatives à la documentation - Maîtrise des documents.

Vous trouverez dans cette fiche :

- Les explications claires et précises des exigences identifiées.
- Les préconisations (à faire / à ne pas faire) pour la mise en place de ces exigences.
- Les critères d'audit pour ces exigences (que doit-on auditer ?).
- Des exemples de non-conformité / des exemples de remarques.
- Du vocabulaire relatif à ce chapitre.
- Les données de sortie concrètes de ce chapitre du référentiel.

Extraits

[...] Document d'enregistrement incomplet VOCABULAIRE Procédure processus: une procédure est un document qui décrit et formalise les tâches à accomplir pour mettre en oeuvre le processus. C'est un document de support et de communication qui décrit l'organisation. Vérification : Confirmation par examen que les exigences spécifiées par le référentiel sont couvertes. Approbation : Confirmation par examen que le document peut-être diffusé pour mise en application. [...]

[...] (ATTENTION, l'outil informatique utilisé doit être adapté à la taille de l'entreprise) PRECONISATIONS A faire . A ne pas faire . Cette procédure est le cœur du fonctionnement du système documentaire, il est nécessaire de bien ce concentrer en groupe pluridisciplinaire sur ce processus avant de commencer le travail rédactionnel. Définir des règles d'identification et de changement de version simples (souvent une date de mise à jour suffit, il n'est pas nécessaire d'utiliser des indices à rallonge Utiliser un système GED* : Gestion électronique des documents Faire copier/coller d'une procédure existante, Définir des règles de gestion de la documentation qui altèrent ou ralentissent le bon fonctionnement du flux documentaire, Choisir une GED sans conseils avertis ni témoignage utilisateur www.qualiteonline.com Fiche conseil 4 - Page 1 sur 2 FICHE CONSEIL 4 Référentiel ISO 9001 version 2000 CHAP 4 : Système de management de la qualité 4.2 Exigences relatives à la documentation / Maîtrise des documents CRITERES D'AUDIT Examen Examen Examen Examen du manuel qualité de la procédure de maîtrise de la documentation du système de gestion informatique (GED si présente) des documents de manière aléatoire au long de l'audit EXEMPLE(S) DE NON CONFORMITE(S) Des instructions prévues devant se trouver au poste de travail n'y sont pas. [...]

[...] Pas de règles de gestion des documents. Pas de maîtrise définie des documents applicables en provenance de l'extérieur (documents en provenance de clients, normes ou réglementations applicables à la profession). Pas de revue prévue pour les documents applicables, nécessaires et essentiels pour le fonctionnement du système qualité EXEMPLE(S) DE REMARQUE(S) Imperfection dans la présentation ou dans la formalisation des documents Détection de documents non à jour dans le cas ou il n'y pas d'impact significatif sur la conformité du produit et/ou la satisfaction du client. [...]

[...] La maîtrise des documents doit permettre aux utilisateurs de disposer des bons documents au bon endroit et au bon moment. En plus de leurs disponibilités, les documents doivent passer par : Une Une Une Une Une approbation avant mise à disposition revue et mise à jour si nécessaire suivi d'une nouvelle approbation bonne lisibilité et une identification de la version en vigueur (souvent une date ou un indice) méthode de classement appropriée gestion efficace des documents périmés afin d'empêcher leur utilisation (archivage, identification ) NOTE : des outils informatiques appropriés (souvent appelés GED) existent et sont souvent utilisés pour une meilleure maîtrise et une bonne diffusion de la documentation. [...]