Checklist pour la tenue d'une assemblée générale

Résumé du document

Du début à la fin, noter chaque détail de ce qui doit être accompli et indiquer quand il faut l'accomplir, jusqu'à la rédaction du procès verbal. Ceci pourra garantir l'atteinte de tous les objectifs tout en assurant le contrôle de la réunion et en évitant qu'elle dure longtemps ; ce qui pourrait déplaire aux actionnaires et aux invités (...)

Extraits

[...] Énumérer tous les objectifs que la réunion doit atteindre Cette liste permettra d'élaborer l'ordre du jour de la réunion. Identifier les thèmes que vous souhaitez exposer Choisir les principaux messages à exposer de même que les questions qui doivent être abordées. Choisir peu de thèmes pour faire passer un message homogène. Préparer des notes pour chaque réunion annuelle Du début à la fin, noter chaque détail de ce qui doit être accompli et indiquer quand il faut l'accomplir, jusqu'à la rédaction du procès verbal. [...]

[...] Il est donc indispensable de consacrer du temps à concevoir des plans alternatifs. Créer un registre pour les références Le livre de référence constitue le répertoire principal de toutes les informations relatives à la réunion annuelle, et de tous les événements concernés, ayant lieu avant ou après sa tenue. Il doit contenir au moins la date, l'heure, le lieu de la réunion annuelle, les notes, l'ordre du jour, toutes les allocutions, les propositions, les communiqués de presse et communications publiques; les accords de procuration, toutes les négociations avec les vendeurs, les contacts de tous les participants, les planificateurs et les vendeurs; et la répartition des tâches. [...]

[...] Faire des séances de répétition Les participants doivent répéter les tâches qu'ils doivent exécuter pendant la réunion annuelle au moins une fois pour s'assurer qu'ils comprennent leurs rôles ainsi que le timing nécessaire. Les présentateurs doivent disposer d'un chronomètre pour respecter le temps qui leur est imparti. Concevoir une fiche de suivi Chaque événement nécessite des actions de suivi. Une liste de vérification détaillée comme la fiche d'attribution des tâches en garantira une gestion adéquate. Faire le point Documenter les bonnes idées, les réussites, les solutions, les échecs et en discuter après l'événement. [...]

[...] Des logiciels peuvent automatiser la sauvegarde de cet enregistrement, en assurer la mise à jour et élaborer des rapports si nécessaire. Sélectionner et avoir une séance avec les principaux intervenants Sélectionner les présentateurs et tenir des séances de travail avec eux afin de passer en revue les grandes lignes de leurs présentations. Préparer une liste de questions Lister les questions susceptibles d'être posées et préparer les réponses adéquates pour les présentateurs à l'assemblée générale. Établir la liste complète des invités Bien que les actionnaires soient automatiquement invités à la réunion annuelle, il peut y avoir d'autres invités à cette réunion ou à d'autres événements particuliers tels qu'un dîner ou une réception. [...]

[...] Ce contenu est protégé par les lois sur les droits d'auteur des États-Unis, du Canada et par les traités internationaux. IL EST ILLÉGAL ET STRICTEMENT DÉFENDU DE DISTRIBUER, PUBLIER, OFFRIR EN VENTE, LICENSER OU SOUS-LICENSER, DONNER OU DIVULGUER CE CONTENU À UNE TIERCE PARTIE ET CE, EN FORMAT DIGITAL, PAPIER OU AUTRE. TOUS LES CONTREVENANTS SERONT POURSUIVIS EN JUSTICE. Copyright Envision SBS Tous droits réservés. Ce contenu est protégé par les lois sur les droits d'auteur des États-Unis, du Canada et par les traités internationaux. [...]